•  
•  
•  
•  

0 Reacties Bewaren

Computergebruikers zijn steeds vaker online en hebben het daar aardig druk mee. E-mails verwerken, chatten, deelnemen aan sociale netwerken, soms lijkt er geen eind aan te komen. Steeds vaker dringt het besef door dat het allemaal wat efficiënter moet worden aangepakt, zodat we niet massaal 'worden geleefd' door onze computers.

1. Druppelende kraan

Het grote voordeel van e-mail is dat je niet verplicht bent om meteen te antwoorden. Bij tijd en gelegenheid kun je de berichten lezen en reageren waar nodig. E-mail kan dus bijzonder veel vrijheid geven. Toch gebeurt in de praktijk vaak het tegenovergestelde. De hele dag door druppelen de berichten binnen en het is moeilijk om niet continu in je inbox te duiken, want stel dat je iets leuks of interessants mist! Zo kan 'Postvak in' je dagritme gaan bepalen. Door hier anders mee om te gaan, reageer je nog steeds ruim op tijd op berichten, maar creëer je meer rust voor jezelf.

2. Niet meteen reageren

Zodra de computer een nieuw bericht meldt, is de verleiding groot snel te kijken wat het is. Ook als je druk bezig bent en niet gestoord wilt worden. Elke afleiding haalt je uit jouw concentratie en als je toch al een klusje doet waar je eigenlijk niet zo veel zin in hebt, is de verleiding nog groter om op het nieuwe bericht te duiken. Dat is op zich helemaal niet nodig, want e-mail kan altijd even wachten. Om afleiding en verleiding te voorkomen, kun je de 'er is nieuwe post'-waarschuwing uitschakelen. Daarna kijk je op vaste tijdstippen gewoon zelf eventjes of er nieuwe mailberichten zijn binnengekomen. Een alternatief is dat je het e-mailprogramma pas start op het moment dat u de post wilt afhandelen. Het is altijd efficiënter om in één keer alle binnengekomen post af te handelen, dan elke paar minuten één bericht.

Schakel de e-mailnotificatie wat vaker uit. Dat geeft meer rust!

3. Berichten verwerken

Als je veel post ontvangt, raakt de inbox overvol en is het lastig om te zien met welke berichten je nog iets moet doen. Dit is op te lossen door berichten die je opent direct af te handelen. Zo kun je een vraag waarop een kort antwoord volstaat, beter meteen beantwoorden dan dit tot een later tijdstip uit te stellen. Nadat je hebt gereageerd, is het bericht niet meer nodig en kan het worden gearchiveerd. Maak hiertoe in het e-mailprogramma (of de online e-maildienst) een aparte map aan waarin je de afgehandelde post neerzet. Je kunt één map maken waarin je alles bewaart, of de berichten per onderwerp in een eigen map rangschikken. Hoe je het indeelt, is geheel aan jou. Wel is het verstandig om met zo min mogelijk mappen te werken, om de boel overzichtelijk te houden en berichten later weer snel terug te vinden.

Maak zelf mappen aan om mail uitwisseling overzichtelijk te houden.

4. Digitale leesmap

Nieuwsbrieven en aanbiedingen van (online) winkels hoeft je juist niet meteen bij ontvangt te lezen. Dat kan best wachten tot zich een geschikt leesmoment voordoet. Hetzelfde geldt voor statusberichten en vriendschapsverzoeken van sociale netwerken. Je verplaatst ze allemaal naar een speciale e-mailmap die als 'leesmap' fungeert. Ook deze maak je eerst zelf aan. Dan blijven alleen nog de berichten over waar je meer tijd aan kwijt bent, bijvoorbeeld omdat je eerst iets moet uitzoeken of over het antwoord wilt nadenken. Deze berichten verplaats je naar een actiemap. Op deze manier blijft er niets in de inbox achter en zie je er alleen nog nieuwe post die net is binnengekomen.

5. Mail filteren

Door je e-mail in deze drie categorieën in te delen (meteen afhandelen, leesvoer voor later, e-mail waar nog tijd aan moet worden besteed) die ieder een eigen map krijgen, bent je al veel efficiënter met uw post bezig. Belangrijk blijft natuurlijk wel dat je de map met openstaande e-mail regelmatig naloopt. Zodra je weer een paar berichten hebt afgehandeld, verplaats je ze naar het archief. Post kan ook automatisch naar de juiste map worden verplaatst. In Google Mail kan het bijvoorbeeld door bij de instellingen naar het onderdeel Filters te gaan. Een filter is een regel waaraan je post kunt laten herkennen, waarna Google Mail automatisch een door jou op te geven actie uitvoert. Zo kunnen nieuwsbrieven bijvoorbeeld automatisch in de leesmap terechtkomen. Een postmap heet in Google Mail trouwens een label. In nagenoeg alle e-mailprogramma's, waaronder Outlook, Thunderbird en Windows Live Mail zijn regels op te stellen.

Via regels of filters is automatische postsortering mogelijk.

Lees meer over

• internet
• tv
• e-mail
• advies
• rss
• productiviteit
• twitter
• efficiency
• sociale netwerken
• tips