1. Druppelende kraan
Het grote voordeel van e-mail is dat je niet verplicht bent om meteen te antwoorden. Bij tijd en gelegenheid kun je de berichten lezen en reageren waar nodig. E-mail kan dus bijzonder veel vrijheid geven. Toch gebeurt in de praktijk vaak het tegenovergestelde. De hele dag door druppelen de berichten binnen en het is moeilijk om niet continu in je inbox te duiken, want stel dat je iets leuks of interessants mist! Zo kan 'Postvak in' je dagritme gaan bepalen. Door hier anders mee om te gaan, reageer je nog steeds ruim op tijd op berichten, maar creëer je meer rust voor jezelf.
2. Niet meteen reageren
Zodra de computer een nieuw bericht meldt, is de verleiding groot snel te kijken wat het is. Ook als je druk bezig bent en niet gestoord wilt worden. Elke afleiding haalt je uit jouw concentratie en als je toch al een klusje doet waar je eigenlijk niet zo veel zin in hebt, is de verleiding nog groter om op het nieuwe bericht te duiken. Dat is op zich helemaal niet nodig, want e-mail kan altijd even wachten. Om afleiding en verleiding te voorkomen, kun je de 'er is nieuwe post'-waarschuwing uitschakelen. Daarna kijk je op vaste tijdstippen gewoon zelf eventjes of er nieuwe mailberichten zijn binnengekomen. Een alternatief is dat je het e-mailprogramma pas start op het moment dat u de post wilt afhandelen. Het is altijd efficiënter om in één keer alle binnengekomen post af te handelen, dan elke paar minuten één bericht.
Schakel de e-mailnotificatie wat vaker uit. Dat geeft meer rust!
3. Berichten verwerken
Als je veel post ontvangt, raakt de inbox overvol en is het lastig om te zien met welke berichten je nog iets moet doen. Dit is op te lossen door berichten die je opent direct af te handelen. Zo kun je een vraag waarop een kort antwoord volstaat, beter meteen beantwoorden dan dit tot een later tijdstip uit te stellen. Nadat je hebt gereageerd, is het bericht niet meer nodig en kan het worden gearchiveerd. Maak hiertoe in het e-mailprogramma (of de online e-maildienst) een aparte map aan waarin je de afgehandelde post neerzet. Je kunt één map maken waarin je alles bewaart, of de berichten per onderwerp in een eigen map rangschikken. Hoe je het indeelt, is geheel aan jou. Wel is het verstandig om met zo min mogelijk mappen te werken, om de boel overzichtelijk te houden en berichten later weer snel terug te vinden.
Maak zelf mappen aan om mail uitwisseling overzichtelijk te houden.
4. Digitale leesmap
Nieuwsbrieven en aanbiedingen van (online) winkels hoeft je juist niet meteen bij ontvangt te lezen. Dat kan best wachten tot zich een geschikt leesmoment voordoet. Hetzelfde geldt voor statusberichten en vriendschapsverzoeken van sociale netwerken. Je verplaatst ze allemaal naar een speciale e-mailmap die als 'leesmap' fungeert. Ook deze maak je eerst zelf aan. Dan blijven alleen nog de berichten over waar je meer tijd aan kwijt bent, bijvoorbeeld omdat je eerst iets moet uitzoeken of over het antwoord wilt nadenken. Deze berichten verplaats je naar een actiemap. Op deze manier blijft er niets in de inbox achter en zie je er alleen nog nieuwe post die net is binnengekomen.
5. Mail filteren
Door je e-mail in deze drie categorieën in te delen (meteen afhandelen, leesvoer voor later, e-mail waar nog tijd aan moet worden besteed) die ieder een eigen map krijgen, bent je al veel efficiënter met uw post bezig. Belangrijk blijft natuurlijk wel dat je de map met openstaande e-mail regelmatig naloopt. Zodra je weer een paar berichten hebt afgehandeld, verplaats je ze naar het archief. Post kan ook automatisch naar de juiste map worden verplaatst. In Google Mail kan het bijvoorbeeld door bij de instellingen naar het onderdeel Filters te gaan. Een filter is een regel waaraan je post kunt laten herkennen, waarna Google Mail automatisch een door jou op te geven actie uitvoert. Zo kunnen nieuwsbrieven bijvoorbeeld automatisch in de leesmap terechtkomen. Een postmap heet in Google Mail trouwens een label. In nagenoeg alle e-mailprogramma's, waaronder Outlook, Thunderbird en Windows Live Mail zijn regels op te stellen.
Via regels of filters is automatische postsortering mogelijk.
6. Post dubbelop
Tegenwoordig zijn er heel wat sociale netwerken waarop we actief kunnen zijn, zoals Twitter, Facebook, Hyves en Linkedin. Om efficiënter met tijd om te gaan, is het een idee om niet alles meteen te lezen en te bekijken zodra het voorbij flitst. Net als bij het afhandelen van e-mail, kun je dat beter doen op een aantal 'vaste' momenten op de dag. Verder vragen sommige sociale websites continu om aandacht, door je te bestoken met e-mail, zoals (week)samenvattingen. Via de instellingen kun je op de website altijd aangeven waar je wel en geen post van wil ontvangen. Veel post bevat namelijk geen echt nieuws. Zolang je de netwerken met enige regelmaat aandacht geeft, kun je de berichtnotificatie ervan beter uitschakelen.
Er zijn duizelingwekkend lange pagina's vol instellingsmogelijkheden voor berichten en notificaties.
7. Niet missen
Vrienden en collega's vertellen niet alleen waar ze mee bezig zijn, maar wijzen je ook op nieuwtjes, websites, blogs, foto's en filmpjes die ergens op internet staan. Hebben zij iets unieks ontdekt en kost het bekijken ervan maar een beetje tijd? Handel het dan meteen af. In alle andere gevallen bewaart u de link in een aparte favorietenmap van uw browser. Die noem je bijvoorbeeld 'Leesvoer', of 'Nog te lezen'. Zodra je tijd hebt om er op je gemak naar te kijken, doorloop je simpelweg alle favorieten in deze map, zodat je zeker weet dat je niets misloopt.
8. Favorieten bij de hand
Werk je thuis met meerdere computers, dan is het handig om je favorieten tussen deze systemen te synchroniseren. Het is namelijk bijzonder lastig als je een website zoekt waarvan het adres alleen in de browser van de pc op zolder staat. Synchroniseren kan met het programma Xmarks. Het programma is voor meerdere browsers beschikbaar, waaronder Internet Explorer, Google Chrome en Firefox. Daarnaast kun je de favorieten online bij Xmarks opslaan, zodat je er echt altijd bij kunt. Google Chrome kan ook uit zichzelf favorieten tussen computers synchroniseren, maar wel alleen tussen Chrome-systemen. Je schakelt het in door rechts bovenin te klikken op het pictogram Google Chrome aanpassen en beheren. Op het tabblad Persoonlijke items vind je het onderdeel Synchronisatie.
Als je jouw favorieten synchroniseert, heb je ze altijd en overal bij de hand.
9. Automatisch nieuws
Bezoek je vaak dezelfde websites om te zien of er nieuwe zaken zijn gepubliceerd? Het kan ook andersom: je kunt websites aan je laten weten dat ze iets nieuws hebben te melden. Door al deze meldingen op een centrale plek binnen te laten komen, hoef je maar naar één website te gaan om op je gemak het lijstje door te lopen en vervolgens rechtstreeks de leukste stukjes te bekijken. Het mechanisme dat hiervoor wordt gebruikt, heet 'RSS' en je volgt het doen en laten van websites door je te abonneren op een RSS-feed. Schrik niet, het kost je geen geld, je schrijft je slechts in op een stroom van berichten. Of een website deze mogelijkheid biedt, herken je aan een oranje pictogram met een symbool dat wel wat op een zendertje lijkt (een cirkel met twee golfjes).
Een rss-feed herkent u eenvoudig aan het oranje symbool.
10. Google Reader
Er zijn meerdere manieren om de RSS-feed van een website te ontvangen. Wij laten zien hoe het gaat bij Google Reader. Dit is een gratis online dienst, je kunt er dus altijd en overal bij. De status wordt onthouden, zodat je in één oogopslag ziet welke berichten je al hebt bekeken en wat er nieuw bij is gekomen, ongeacht op welke computer je werkt. Om van start te gaan, bezoek je Google Reader en maak je een account aan (als je die nog niet hebt). Ga vervolgens in een ander venster of tabblad naar de website die een RSS-feed heeft die je wilt volgen. Klik met rechts op het oranje pictogram en kopieer het webadres. Afhankelijk van de browser die je gebruikt, heeft deze optie een andere naam. In Internet Explorer is dat bijvoorbeeld 'Snelkoppeling kopiëren' en in Google Chrome 'Linkadres kopiëren'. Ga terug naar het venster of tabblad waarin je Google Reader hebt geopend. Daar klik je op de knop Een abonnement toevoegen en vervolgens plak je met de toetscombinatie Ctrl+V de RSS-feed in het invoervak. Je mag ook met rechts op het lege vak klikken en dan kiezen voor Plakken. Klik tot slot op de knop Toevoegen.
Kopieer het adres van een rss-feed naar Google Reader.
Je ziet meteen een rijtje berichten van de website die je zojuist hebt toegevoegd. Standaard zie je een onderwerpregel met een lapje tekst uit elk bericht. Voor een beter overzicht kun je overschakelen naar een lijstweergave. Klik hiertoe in de blauwe balk boven de lijst (met de naam van het abonnement erin) op Lijst. Alle abonnementen die je aan Google Reader toevoegt, komen links onderin in het deelvenster Abonnementen te staan. Je kunt de berichten van alle abonnementen tegelijkertijd laten tonen, of een lijst per abonnement opvragen. Heeft een website informatie over veel verschillende onderwerpen, kijk dan eens of een RSS-feed per onderdeel mogelijk is. Dat scheelt veel meldingen over onderwerpen die je niet interesseren.
Een RSS-feed kun je bij sommige websites gebruiken om slimmer te zoeken. Stel dat je via Marktplaats op zoek bent naar een bepaald product. Vooral als het om iets gaat dat weinig wordt aangeboden, moet je het maar net treffen dat iemand het aanbiedt op het moment dat jij rondkijkt. Er is echter een slimmere zoekmethode, namelijk door aan Marktplaats te vragen het jou te melden zodra iemand het betreffende product aanbiedt. Zo ben je er als de kippen bij, je hoeft immers alleen maar te wachten tot je een seintje krijgt. Voer eerst een zoekactie uit zoals je dat gewend bent. Dat kan rechts bovenin via Zoek of Uitgebreid zoeken. Zodra de lijst met zoekresultaten verschijnt, ga je helemaal omlaag op de pagina. Rechts onderin zie je het pictogram van een RSS-feed. Voeg deze op de eerder beschreven methode toe aan Google Reader. Nu kun je achterover leunen tot het moment is aangebroken om in actie te komen.
Marktplaats kan een melding geven zodra een door jou gezocht product wordt aangeboden.
11. Zoeken in Twitter
Vooral op Twitter verschijnen berichten soms handenvol tegelijk. Het is daarom erg lastig om een ouder bericht snel weer terug te vinden, vooral als het al wat langer geleden is verstuurd. Je kunt zoeken op trefwoorden, maar de kans is groot dat je in een gigantische hooiberg terechtkomt. Zie daar die ene speld maar eens in te vinden. Gelukkig is er een slimme zoekmachine voor Twitter bedacht, waarin je diverse zoekcriteria kunt opgeven. Weet je nog dat Jan het bericht heeft verstuurd dat u zoekt? Zoek dan niet alleen op trefwoord, maar voeg er from:Jan aan toe. Alleen de berichten van deze gebruiker worden dan doorzocht en getoond. Dat werkt al vele malen beter en sneller. Zoeken kan ook door op te geven aan wie het bericht verstuurd is, door zoiets toe te voegen als to:Piet.
12. Betere zoekresultaten
Tik je in Twitter meerdere trefwoorden in, zoals apple ipad, dan moeten ze allemaal in het bericht staan voordat een zoekresultaat wordt getoond. De volgorde van de woorden maakt hierbij niet uit. Zet je de trefwoorden tussen aanhalingstekens, dan moeten ze wel exact op die manier in de tekst staan. Zie je veel zoekresultaten die over het verkeerde onderwerp gaan, dan kun je ze uitsluiten. Neem een extra trefwoord op en laat het vooraf gaan door een minteken, bijvoorbeeld -android. Berichten waarin dit zoekwoord voorkomt, worden dan weggelaten. Is het voldoende als één van de zoekwoorden in het bericht staat, dan zet je er OR tussen (Apple OR Microsoft). Wil je naar berichten zoeken die gebruikers uit een bepaalde omgeving hebben verstuurd, dan kan dat via een constructie zoals near:Amsterdam of near:"Den Haag". Het gebied nog nauwkeuriger instellen kan ook, door de straal van de zoekcirkel aan te geven in de vorm within:10km. Teveel om allemaal te onthouden? Het kan ook met een invulscherm, via Twitter Advanced Search.
Slimmer zoeken scheelt veel tijd en voorkomt irritatie.
13. Televisiekijken
Via internet zijn heel wat uitzendingen te bekijken die je op televisie hebt gemist. Je kunt dit via de websites van de omroepen zelf doen, maar het gaat sneller en overzichtelijker via een verzamelwebsite zoals Herhaling.nl. Zowel de publieke als de commerciële omroepen staan hier overzichtelijk naast elkaar. Daarnaast kun je op dag of op programmanaam zoeken en is te zien welke programma's het afgelopen etmaal populair waren. Zodra je een programma hebt uitgekozen, wordt je automatisch naar de website van de betreffende omroep doorgestuurd en begint de uitzending. Hiermee is het nog eenvoudiger om televisie te kijken wanneer het jou het beste uitkomt, en alleen bekijken wat jij echt wilt zien.
Je kunt precies zien wat jij wilt, op het tijdstip waarop het jou het beste uitkomt!
Dit artikel verscheen eerder op de website van Computer!Totaal.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview