Online oplossingen voor projectmanagement

'Projectmanagement' riekt naar 'Microsoft Project'. Veel managers krijgen vlekken bij het idee; het is lastig, duur en onhandig in een flexwerkende wereld. James Gaskin bezingt de voordelen van online alternatieven.

Online oplossingen voor projectmanagement

'Projectmanagement' riekt naar 'Microsoft Project'. Veel managers krijgen vlekken bij het idee; het is lastig, duur en onhandig in een flexwerkende wereld. James E. Gaskin bezingt de voordelen van online alternatieven.

"De term “projectmanagement” zorgt doorgaans voor benauwde gezichten bij zakenlieden, omdat ze het associëren met Microsoft Project. Die tool mag dan ontworpen zijn om hun leven makkelijker maken, het kost wel honderden dollars per gebruiker. Erger nog: die desktopgerichte managementtoepassing van gisteren sluit niet goed aan op het flexwerkende personeelsbestand van vandaag. En als je er echt resultaat van wilt zien, zul je aardig wat tijd in moeten ruimen om vertrouwd te raken met de methodiek.

Maar kijk eens naar de moderne wereld van projectmanagementsoftware: online, gemakkelijk in gebruik, en goedkoop te proberen. Als je in het verleden het gedoe met projectmanagementsoftware uit de weg bent gegaan, zou je wel eens versteld kunnen staan van de nieuwe oogst gehoste projectmanagementtools. Mijn speurtocht naar “hosted project management” leverde 2.680.000 hits op. Dat zijn heel wat projectmanagementopties. Laat je niet afschrikken door de spreurtocht naar de juiste tool.

Scott Ellis, manager van de Forensics and Litigation Technology Practice bij RGL, heeft het er recentlijk op gewaagd. RGL biedt forensic auditing- en adviesservices aan bij verzekeraars en advocatenkantoren die zich soms door miljoenen documenten en boekhoudingsdossiers heen moeten worstelen. Denk aan materiaal in papiervorm, elektronische bestanden, of door justitie in beslag genomen harde schijven. Er nemen soms wel 40 werknemers deel aan een project, verspreid over de 23 kantoren van RGL wereldwijd, die voor elke klus duizenden gegevensdragers doorspitten.

Ellis beschrijft RGL als een “firma die de projectmanagementfilosofie en -technieken omarmt, maar tot nog toe deze filosofie niet verwerkt heeft in een protocol voor het gehele bedrijf”. RGL is misschien groter dan jouw bedrijf, maar ze hebben hetzelfde probleem: er is een noodzaak beter georganiseerd te zijn, en die moet het opnemen tegen conservatieve medewerkers en de houding van “We hebben het altijd zó gedaan”.

Microsoft Project, vanouds leider in desktop PM-software, was binnen RGL aanwezig, zegt Ellis. “Er wordt gebruik gemaakt van Microsoft Project, maar het is niet wijd verspreid. MS Project is geen tool die erg geschikt is voor gemeenschappelijk gebruik omdat het allemaal gebonden is aan de desktop.” Aangezien één enkel project verspreid kan zijn over een flink aantal van de kleine kantoren van RGL, is een desktopgebonden oplossing niet handig. Ellis en andere RGL-managers hadden genoeg van het goochelen met emails, spreadsheets, gedeelde taken van Microsoft Outlook en notities op papier, en gingen op zoek naar een andere oplossing om grote projecten te managen.

Op een congres in Las Vegas ontmoette Ellis een aantal mensen van Clarizen, een bedrijf met de slogan “Projects Made Real”. Hij keek eens rond op het congres en toen hij niets beters tegenkwam, probeerde hij een aantal demonstraties van Clarizen. “Ik kreeg een goede respons van Clarizen, en ook wat training,” zegt Ellis. Dus nam hij een aantal licenties om te proberen een verzekeringsproject dat RGL net had binnengekregen te managen.

“Er zijn zeven onderdelen die kunnen bijdragen aan een enorm verzekeringsverlies,” zegt Ellis. “De managing partner moet op elk moment weten waar alle zeven onderdelen zich bevinden.” En daarmee noemt Ellis de allerbeste manier om projectmanagement bij een bedrijf te introduceren. “De persoon aan de top zei dat iedereen dit moet gebruiken zodat hij weet wat er speelt, en dus gebruiken de mensen nu Clarizen.”

Gewoonlijk wordt elke nieuwe projectmanagementapplicatie (of welke andere applicatie dan ook) met open armen ontvangen. Daarmee bedoel ik dat alle medewerkers zullen zeggen dat het geweldig klinkt, maar dat ze al meer werk hebben dan hun armen kunnen dragen en dat ze geen tijd hebben om iets nieuws te leren.

“De beste truc om iemand projectmanagement uit te laten proberen? Zeg ze dat het makkelijk in gebruik is en dat het hun leven zal vergemakkelijken,” zegt Ellis. “Het helpt je dingen in balans te houden.” Nog beter is het als een topmanager het gebruikt en eist dat de anderen dat ook doen. Als je de steun hebt van het management en je hebt een interne enthousiaste gebruiker, dan zullen de werknemers meedoen. Ze zullen nog steeds klagen, maar ze zullen het in elk geval proberen.

Probeer het aantal keuzes voor projectmanagementsoftware te beperken door wat van de online diensten te proberen. Namen die door vrienden en lezers worden genoemd zijn onder andere Basecamp, Viewpath en LiquidPlanner. Het Zoho softwarepakket bevat Zoho Planner, gratis voor kleine projecten en een beperkt aantal gebruikers. Elk van de genoemde toepassingen biedt de mogelijkheid het uit te proberen voordat je het aanschaft. Dus probeer er een aantal en kijk wat er gebeurt. Het leven dat je organiseert zou weleens dat van jou kunnen zijn.

Naast Project biedt Microsoft een aantal Dynamics-applicaties die met een bepaald deel van projectmanagement omgaan. Ik heb de belangrijkste webpagina van Dynamics bezocht, maar mij is nog steeds niet duidelijk welke versie van Dynamics – variërend van GP tot NAV tot AX to SL – voor welke projecten werkt. Als jij het weet, stuur dan vooral een mailtje om het uit te leggen.

Spreadsheets en indexkaarten werken tot op bepaalde hoogte. Maar online projectmanagementtools kosten vandaag de dag minder en laten je meer doen met minder moeite dan ooit tevoren. Met de juiste online tool kun je je projecten organiseren zonder al je collega’s te irriteren. Of je kunt ze in elk geval irriteren via een online projectmanagementsysteem in plaats van emails en telefoontjes.

Een log van wie een bepaald project in de soep heeft laten lopen, online en zichtbaar voor iedereen? Priceless."

James E. Gaskin is columnist bij Networkworld.com.
Vertaling: Chwhynny Overbeeke.

=============================

Reactie 20-08-2008:
In jullie artikel over project management vorige week kwam ik een vraag tegen over Microsoft Dynamics. In antwoord hierop; SL en GP worden in Nederland niet verkocht. Van de overige 2 Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics AX heeft AX de meest uitgebreide projectfunctionaliteit, inclusief integratie met Microsoft Project Serve 2007. Informatie hierover staat ook op bijgevoegde fact sheet.

Tim Wolff
Manager Marketing & Strategy Team MBS
Microsoft Business Solutions