IT niet voorbereid op justitie

In Amerika speelt het al, maar ook hier krijgen we er onvermijdelijk mee te maken: bedrijven die niet in staat zijn tijdig de elektronische informatie te leveren die in een rechtszaak wordt gevraagd.

IT niet voorbereid op justitie

CIO’s en IT-managers doen er goed aan interne werkgroepen op te zetten die zich bezighouden met een potentieel kostbaar gevaar: rechtszaken. Daarvoor hebben deelnemers aan de Black Hat-conferentie in Las Vegas gewaarschuwd. De werkgroepen moeten bestaan uit IT zelf, aangevuld met sleutelfiguren uit het algemeen management en mensen van de juridische afdeling. Zij moeten in staat zijn snel alle gewenste data te overhandigen aan eisende partijen om astronomische boetes te voorkomen.

Dat stelt John Benson, een e-discovery consultant bij advocatenbureau Stinson Morrison Hecker. Als voorbeeld noemde hij Morgan Stanley, dat in 2005 door een Amerikaanse jury werd veroordeeld tot het betalen van 1 miljard dollar omdat het bedrijf niet tijdig alle gevraagde informatie wist te produceren. Hoewel de uitspraak later door een hogere rechter werd teruggedraaid, schetst het een gevaarlijke ontwikkeling. Benson sprak tijdens een sessie getiteld: 'Als advocaten aanvallen - omgaan met de nieuwe regels van e-discovery'. Discovery is in het Amerikaanse wetssysteem de fase voor de rechtszaak waarin beide partijen documenten en bewijsmateriaal kunnen opvragen. In het geval van digitaal materiaal wordt tegenwoordig de term E-discovery gebruikt.

Benson stelt dat er geleidelijk aan precedenten geschapen worden door uitspraken in rechtszaken over elektronische informatie, maar dat het decennia kan duren voordat dit proces wordt afgerond. Voorlopig is er volgens Benson nog te weinig jurisprudentie op dit gebied en zijn er nog te weinig parallellen te trekken met de bestaande wetgeving. Benson: "Deel van het probleem is dat de wet nog niet zo ver ontwikkeld is als de technologie. Zo kan er gevaarlijke onduidelijkheid ontstaan over overhandigde Excel-spreadsheets. Moeten een bedrijf dan ook de formules overhandigen die de data in de Excel-cellen gegenereerd hebben? Zijn deze formules zelf data of data over data?" Hij raadt bedrijven sterk aan teams te formeren die in geval van een dreigende rechtszaak direct aan de slag kunnen. Zo'n juridisch team moet het volgende doen:

• Standaard beleid bepalen voor het bewaren en vernietigen van bedrijfsgegevens en processen opzetten voor het te volgen beleid

• Duidelijk in kaart brengen welke data een bedrijf heeft en waar het is opgeslagen. (Advocaten voor Qualcomm kwamen in de problemen omdat zij pas met de benodigde 200.000 documenten in een patentrechtzaak kwamen toen de zaak al voorbij was.)

• Gepast en volgens planning reageren bij bepaalde typen rechtszaken. De te overhandigen informatie in een zaak over seksuele intimidatie is compleet anders dan in het geval van een onrechtmatige daad.

• Zoek een dienstverlener die de informatie kan verwerken in een vorm die te bevatten is voor advocaten. Dat varieert van het uitprinten van informatie en het omzetten naar ene standarad digitaal formaat, tot het terugbrengen in de oorspronkelijke vorm.

• Train werknemers in de omgang met data zodat het dataverzamelingsproces soepel kan verlopen. Denk bijvoorbeeld aan versiebeheer. Zo beperkt het centraal opslaan van documenten en er naar refereren met URL's in e-mails de hoeveelheid te overhandigen informatie.

Benson benadrukt dat het opzetten van goed op elkaar ingespeelde teams een sleutelrol kan spelen in het beperken van de kosten van een rechtszaak. Slechte interne communicatie die het verzamelen van informatie bemoeilijkt, kan gevaarlijke gevolgen hebben. Hoewel de situatie verbetert, is IT voor veel advocaten nog onbekend terrein, inclusief het boven tafel krijgen van de juiste informatie. “Ze vragen bijvoorbeeld informatie aan direct bij de rechtszaak betrokken werknemers, terwijl het beter is ook de IT-medewerkers in te schakelen die weten over welke gegevens het bedrijf beschikt en waar die te vinden zijn."

Bedrijven moeten volgens Benson, die zelf advocaat en IT-professional is, op zoek naar advocaten die technologie goed begrijpen. Zolang die zeldzaam zijn, is het aan de bedrijven zelf om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op mogelijke wettelijke aansprakelijkheid.