Wat te doen met oude pc's?

Wat te doen met al die oude pc's, nu hun gebruikers een voor een (of in bosjes) op straat worden gezet? Het ziet er niet best uit. Veel bedrijven hebben hooguit wat vage afspraken over het ontmantelen van pc's, en de bedrijven die er een vaste procedure voor hebben, zijn nauwelijks voorbereid op zulke grote aantallen.

Wat te doen met oude pc's?

Wat te doen met al die oude pc’s, nu hun gebruikers een voor een (of in bosjes) op straat worden gezet? Het ziet er niet best uit. Veel bedrijven hebben hooguit wat vage afspraken over het ontmantelen van pc’s, en de bedrijven die er een vaste procedure voor hebben, zijn nauwelijks voorbereid op zulke grote aantallen.

Het is gevaarlijk. Het kost geld. Het stuurt de administratie in het honderd. Het is een puinhoop.

Software is gemakkelijk: je beslist welke licenties je wilt behouden, en de rest dump je. Maar hardware zul je letterlijk moeten dumpen als je het niet wilt bewaren: harde schijven vol gevoelige gegevens, pc’s die uit de boeken gehaald moeten worden – en dat dan allemaal zo goedkoop mogelijk.

Er is geen kant-en-klare oplossing voor het probleem. Maar er zijn wel een heleboel dingen die je wel of juist niet moet doen als je dit soort afval wilt verwerken:

• Maak een checklist die afgewerkt moet worden voor iedere pc die uit bedrijf wordt genomen. Eis dat alle punten op die lijst zijn afgewerkt voordat een pc het pand verlaat of zelfs maar wordt klaargezet voor verwijdering.

• Schoon iedere pc op voordat hij van zijn werkplek wordt verwijderd. Daar staat er nog stroom op en weet je ezeker dat hij nog werkt. Dat is ook de beste plek om direct de hele harde schijf zorgvuldig te wissen met behulp van tools als Shred (onderdeel van de GNU Core Utilities) of DBAN die je vanaf cd kunt draaien. Op die manier weet je zeker dat zodra je met de apparatuur begint te zeulen, het ook inderdaad veilig uit zicht kan verdwijnen.

• Laat de harde schijven zitten waar ze zitten! Wat wilde je er mee doen – ze opslaan? Dan creëer je een onnodige kostenpost zonder enig productief nut, en tevens een gelegenheid voor een of andere overijverige magazijnmedewerker om het hele setje oude schijven zonder enige waarschuwing in een grote doos naar een afvalverwerker te sturen.

• Probeer geen harde schijven onleesbaar te maken door ze te degaussen http://www.degausser.nl, er gaten in te boren, ze met voorhamers te bewerken of ze te gebruiken als doelwit bij je schietvereniging. Dat is verspilde tijd, het is vaak niet eens erg effectief en het is nog gevaarlijk ook.
Uitzondering: Het fysiek molesteren van overbodige apparatuur is een pracht van een uitlaatklep voor IT-ers onder druk. Maar zorg er dan wel voor dat de harde schijven toch eerst zorgvuldig worden gewist, en laat ze veiligheidsbrillen et cetera dragen.

• Maak de totale kosten van het uit de roulatie nemen van een pc inzichtelijk. Het maakt deel uit van de prijs die je betaalt voor het ontslag van een medewerker, en zo moet dat boekhoudkundig ook worden opgepakt.

• Zorg dat je je plannen voor de verwerking van oude pc’s langs de financiële afdeling laat lopen. Zij moeten die hardware op een of andere manier afschrijven. Waar schrijf je het op af? Is het gekapitaliseerd? Gaat het naar een recycler? Naar een school of liefdadigheidsinstelling? Allemaal zaken die gevolgen hebben voor budgetten en belastingen.

• Stuur liever geen uit gebruik genomen pc’s naar recycling-bedrijven. Dat zijn kosten die niets opleveren. Maar als je het dan toch doet:

• Vertrouw er nooit op dat recycling-bedrijven jouw harde schijven zullen wissen. Doe het zelf, en liefst zo snel mogelijk.

• Stuur je ongebruikte of verouderde pc’s vooral naar scholen of liefdadigheidsinstellingen. Dat is belastingtechnisch een mooie oplossing en het heeft voor de ontvangende partij nog een praktisch voordeel ook.

• Voorzie elke pc die klaarstaat om afgevoerd te worden van een sticker met de naam van de IT-er die het apparaat uit gebruik heeft genomen, de herkenningscodes van de verschillende onderdelen, de tijd en de datum. Verzamel al die informatie van alle uit gebruik genomen apparatuur en stuur het door naar je CFO.

• Zorg dat je een aantal uit gebruik genomen pc’s bewaart. Je kunt ze gebruiken voor onderdelen en wellicht kun je er nog enkele omruilen voor probleem-pc’s bij de resterende medewerkers. Denk wel van te voren goed na over de criteria voor het bewaren van een pc.

• Probeer niet alle pc’s die je uit gebruik neemt te bewaren. Als je dat doet, zadel je jezelf op met de opslagkosten van pc’s die in razend tempo hun waarde verliezen. Uiteindelijk zul je er toch een keer vanaf moeten.
Uitzondering: Als je CFO aangeeft dat je ze om een of andere boekhoudkundige reden beter kunt bewaren. Tenslotte is hij/zij uiteindelijk ook degene die zich moet opwinden over de opslagkosten.

Frank Hayes is columnist bij Computerworld.com.