To-do software: van lelijk eendje tot sierlijke zwaan

Sociale applicaties voor taakbeheer spreken steeds vaker projectgroepen aan.

Sociale applicaties voor taakbeheer spreken steeds vaker projectgroepen aan.

To-do software: van lelijk eendje tot sierlijke zwaan

Sociale applicaties voor taakbeheer spreken steeds vaker projectgroepen aan.

To-do applicaties werden lang beschouwd als ouderwetse tools die niets te zoeken hadden binnen de glanzende sociale collaborationpakketten, maar dat beeld is compleet veranderd. To-do apps zijn cool en mogen rekenen op hernieuwde interesse vanuit corporate IT.

De reden? Nu duidelijk is geworden dat enterprise social networking (ESN) werknemers helpt samen te laten werken aan projecten, is er behoefte ontstaan aan een tool die taken met een deadline toebedeelt en bijhoudt wie waar verantwoordelijkheid voor draagt.

Het resultaat is dat de behoefte aan een nieuw type collaborationsoftware is ontstaan die sociale features met projectmanagement combineert waarin het bijhouden van taken een grote rol speelt. De nieuwe categorie applicaties staat bekend als social task management (STM).

“Het is zeker een trend. Het is een opkomende categorie software”, zegt analist Rob Koplowitz van Forrester Research.

Twitter en Facebook binnen bedrijfscontext

ESN-producten hebben de collaborationmarkt afgelopen acht jaar gedomineerd. Leveranciers beloven meer productiviteit via Facebook- en Twitter-achtige functionaliteit die aangepast is voor gebruik op kantoor. Het moet concurreren met het te veel gebruikte en inefficiënte e-mail, dat voor veel taken gebruikt wordt waar betere producten voor te verzinnen zijn.

Steeds meer CIO’s en IT-managers wordt dagelijks beloofd dat hun werknemers beter werken zodra ze ESN-pakketten aanschaffen die hen helpen profielen in te stellen, microblogs te maken, bestanden te delen, samen aan documenten te werken, te participeren in discussiefora, het opstarten van wiki’s en commentaar leveren op en het beoordelen van zakelijke content.

Maar waar ESN begon populair te worden, vergaten veel leveranciers de mogelijkheid te bieden om projecttaken te structureren. Het kon wel, maar ze zeiden dat dergelijke componenten hun software onnodig complex zou maken en daarmee in strijd zou zijn met een kernwaarde van ESN: het faciliteren van vrije, ad-hoc collaboration.

“Nu draaien mensen honderdtachtig graden om en zeggen ze: ‘Hey, een klein beetje structuur is zo gek nog niet’”, zegt Koplowitz.

To-do tot op zekere hoogte

In de meeste projecten moet de projectleider een blauwdruk schetsen en taken aan teamleden toewijzen. Sommige van die taken zijn erg sociaal van aard, zoals samenwerken aan een presentatie voor het bestuur. Maar het is vaak niet nodig om op een gestructureerde manier deliverables en deadlines bij te houden.

“Teams verplaatsen zich tussen gestructureerde en sociale activiteiten tijdens het werken aan een project”, zegt Koplowitz.

Al jaren zijn er geavanceerde project managementapplicaties beschikbaar voor teamleiders. Aan de andere kant van het spectrum waren er altijd al lichtgewicht, eenvoudige to-do applicaties waarmee individuen hun werktaken bij konden houden. STM-producten proberen het gat tussen de twee te dichten.

Geschikt voor meerdere functies binnen projectmanagement

Hoewel ze geen homogene functionaliteit kennen, zijn STM-oplossingen over het algemeen ontworpen om zowel teamleiders als projectleden te faciliteren op een meer intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier dan legacy projectmanagement tools dat kunnen. Ook zijn ze veel krachtiger dan traditionele stand-alone to-do applicaties.

STM maakt gebruik van de voordelen van ESN-producten door ook de sociale collaboration functionaliteit mee te nemen, maar ze stellen de sociale interacties niet centraal binnen de software.

Het momentum voor STM-software neemt de laatste twee jaar in snelheid toe. Een bekende leverancier in deze markt is Producteev, dat in 2008 met een product kwam en afgelopen jaar door Jive Software werd overgenomen. Jive is nu bezig de tool te integreren in de core ESN-suite.

In 2009 richtte Facebook mede-oprichter Dustin Moskowitz STM-leverancier Asana op, dat sindsdien 40 miljoen dollar aan investeringen wist binnen te halen en zaken doet met bedrijven als Virgina Tech, GoodData, Pinterest, Foursquare en Dropbox. In mei dit jaar begon Asana in te zetten op grote klanten en grootschalige implementaties door nieuwe enterprise-features uit te rollen.

Nog meer STM-integratie

In september 2011 lanceerde VMware de enterprise social taskmanagementtool Strides en integreerde deze in de SocialCast ESN-suite. In april dit jaar evolueerde het in een nieuwe Socialcast-component met de naam Projects. Eind 2011 kondigde Salesforce.com zijn eigen product van dit type aan met de naam Do, terwijl Deltek zijn STM-product Kona wereldkundig maakte.

IBM is op zijn eigen manier de trend voor door al jaren een STM-component in het Connections ESN-product te bieden, terwijl SAP recent zijn Steamwork STM-product in de bredere Jam ESN-suite integreerde.

Analist Alan Lepofsky van bureau Constellation Research ziet consolidatie optreden omdat de producten in toenemende mate in bredere collaborationplatforms worden geïntegreerd en daarmee evolueren om ook samen te werken met core businessapplicaties die werknemers op dagelijkse basis gebruiken.

“Deze integratie is nodig omdat de social task management tool anders gewoon een andere tool wordt die gebruikers naast hun gewone softwarepakket gebruiken”, schrijft Lepofsky in een e-mail aan de IDG News Service.

De vraag naar enterprise STM-software groeit deels door het toenemende gebruik van ESN-software. Hierdoor krijgen weknemers een steeds bredere set collaborationtools tot hun beschikking die verder gaan dan e-mail. Dit werpt een set nieuwe uitdagingen op rond georganiseerd blijven en het stellen van prioriteiten, vindt Lepofsky. Dit is waar STM-software kan helpen projecten op koers te houden.

Producteev als proefproject bij sales

Bij Hitachi Data Systems werd de Jive ESN-suite al langer door meer dan 6.000 werknemers gebruikt, maar is onlangs ook Producteev door het verkoopteam in gebruik genomen. Hitachi kijkt uit naar een brede uitrol van het STM-product wanneer het geïntegreerd wordt met de Jive-software.

“We maken nog steeds veel besluiten en draaien projecten op basis van spreadsheets”, zegt vice-president Nick Howe van Hitachi Data Systems. Hij is verantwoordelijk voor de afdeling ‘learning and collaboration’.

Producteev helpt Hitachi om taken bij te houden en wordt gebruikt door zowel projectmanagers als projectleden. De tools is inuïtief en lichtgewicht, maar krachtig genoeg om taken tussen meerdere teams te beheren, wat anders een uitdaging zou zijn voor zowel projectmanagers als teamleden, zegt Howe. Toch kan de tool helaas nog niet overweg met de duizenden actiepunten waarmee salesteams rekening moeten houden om klanten tevreden te houden.

“Wij geloven niet dat de social networking die ESN-producten bieden genoeg is om te bieden wat bedrijven werkelijk nodig hebben”, zegt business en operations manager Kenny Van Zant van Asana.

“Wij denken dat teams iets nodig hebben dat het kernprobleem van het beheer van werk oplost. Dit vraagt om een platform dat taakbeheer centraal stelt”, zegt hij.

Niet iedereen is het daarmee eens. Directeur enterprisestrategie Brian Murray van Microsofts Yammer, zegt dat de basis van iets gedaan krijgen binnen een bedrijf begint met communicatie. “Dit is waar Yammer sterk in is”, zegt hij. “Dit wil niet zeggen dat er geen ruimte is voor taakbeheer, maar dit is niet onze focus. Wij richten ons op het delen van informatie rond een project.”

Yammer kan gebruikt worden voor het beheren van taken en projecten met de functionaliteit die het op dit moment al biedt, zegt hij. Daarnaast is Microsoft bezig met een diepere integratie van Yammer in de SharePoint collaborationserver. Daarnaast ligt integratie met Microsoft Project voor de hand, zegt Murray.

Of een stand-alone STM-tool genoeg is of juist deel uit zou moeten maken van een bredere ESN-suite hangt af van de behoeften van ieder afzonderlijk bedrijf, zegt analist Michael Fauscette van IDC.

Verandering in werken noodzakelijk

Het gaan gebruiken van enterprise social tools in algemene zin vereist een verandering in de manier waarop bedrijven werken. Werknemers moeten leren taken die ze eerder met e-mail verrichten in het vervolg te gaan doen met wiki’s, microblogs, activiteitstromen, gedeelde documenten, discussiefora en meer,

“Het staat voor een nieuwe manier van werken”, zegt Fauscette. “Enterprise IT-leiders moeten uitvinden hoe ze de business en zijn doelstellingen ondersteunen met behulp van deze nieuwe enterprise sociale tools.”

Als de werknemers vragen om een STM-tool of deze nodig hebben en de organisatie gebruikt geen ESN-pakket, dan zou het kunnen lonen om een stand-alone tool als Asana te gebruiken, zegt Koplowitz. Maar in het geval een bedrijf wel een ESN-oplossing gebruikt, doet een IT-manager er goed aan te bekijken wat de leverancier biedt of nog van plan is uit te rollen op gebied van taakbeheer, zegt hij.

Combinatie van meerdere toepassingen

Jive is ervan overtuigd dat STM een essentiële component wordt van ESN-suites, anders had het vorig jaar ook niet Producteev gekocht. “Jives visie van productivity is dat het een combinatie zal zijn van zowel conversatie als collaboration, maar ook gestructureerde taken en projecten moeten een plek hebben”, zegt hoofd productmarketing Nathan Rawlins van Jive. “Dat is waar we snel naartoe gaan: integratie van taakbeheer direct binnen Jive.”