Hoe houd je de lopende projecten onder controle? Zustersite CIO.com ondervroeg een aantal projectmanagers en projectmanagement experts om daar achter te komen. Dit zijn hun 13 tips om veel voorkomende problemen voor eens en voor altijd op te lossen en succesvolle projecten af te leveren.
1. Stel de juiste projectmanager aan
“Huur projectmanagers in die respect genieten van ontwikkelaars en precies weten wat ze doen”, zegt CEO en oprichter Harry Keller van Smart Science Education Inc. “Niets is dodelijker voor een IT-project dan tekortkomend management. Natuurlijk is het een lastige baan aangezien de meeste ontwikkelaars niets met management hebben en managers geen idee hebben wat ze met bepaalde typen ontwikkelaars aan moeten. Daarom zijn goede projectmanagers hun geld dubbel en dwars waard.
2. Ondersteun de projectmanager met het juiste team
“De CIO of IT-manager moet ervoor zorgen dat het team uit de juiste mensen bestaat”, zegt senior manager Internet & eCommerce Ben Lichtenwalner van Whirlpool. Niet alleen is het zijn taak dat hij de juiste projectmanager aanstelt, ook moet hij het team ondersteunen met de juiste teamleden (denk aan een businessanalist, een QA-manager, etc.) zodat de projectmanager zich uitsluitend met het leiden van project kan bezig houden en het werk niet zelf hoeft te doen.
“Deel resources in naar expertise en niet naar beschikbaarheid”, adviseert IT-architect Gerardo Menegaz van IBM Global Technology Services. “Te vaak worden resources ingedeeld om mensen tevreden te stellen in plaats van dat vaardigheden in lijn worden gebracht met vereisten. Uiteindelijk ondermijnt zo’n tactiek het succes van een project.”
3. Ken de sterke en zwakke punten van het projectteam
Het belangrijkste in het beheersbaar houden van projecten is om de aard van de mensen waarmee je werkt te kunnen doorgronden, zegt CEO Tim Lynch van pc-bouwer PsychsoftPC. “ Je moet weten wie binnen je team met minimale supervisie uit de voeten kan en zelfstandig kan werken en wie af en toe aan de hand genomen moet worden – pas je leiderschap daarop aan.”
4. Stel een maximale scope vast en breng die vervolgens terug
“We scopen een geheel project van hier naar Tokio. Daarna brengen we het tot 50 procent terug”, zegt CEO Patrick Clements van website BigWebApps.com. “Van die 50 procent nemen we drie dingen waarmee we vlot kunnen starten om het project uiteindelijk tot een succes te maken. Eigenlijk is dit werken via de MVP-methode.”
5. Prioriteer taken en stel richtlijnen vast over wat te doen bij conflicterende prioriteiten
“Goede projectmanagers weten dat multitasken een sluipmoordenaar voor productiviteit is, dus zij proberen een omgeving te creëren waarin individuen zich op slechts een paar taken kunnen concentreren”, zegt CEO Sanjeev Gupta van leverancier van planningsoftware Realization Technologies.
“Dit houdt in dat je het aantal taakstromen waaraan tegelijkertijd gewerkt wordt beperkt en alleen nieuwe taken toevoegt als aan alle benodigde input voldaan wordt”, zegt hij. Daarnaast is het van cruciaal belang om prioriteiten te stellen en richtlijnen te bedenken voor situaties waarin prioriteiten in conflict met elkaar raken. “Deze maatregelen helpen projectmanagers hun looptijden met 20 tot zelfs 50 procent te verkorten.”
6. Monitor projecten zo actief mogelijk
“De projectmanager moet ten alle tijden dondersgoed weten wat er gaande is”, zegt PMP-specialst Albert Sarvis van de Harrisburg University of Science and Technology.
“Maak er een routineklus van om meetgegevens over het project op resourceniveau in de gaten te houden en ga niet puur af op wat de traditionele projecttools laten zien”, zegt hij. “Geen enkele projectmanagementtool kan echter verrassingen zo goed wegnemen als een projectlid kan in reguliere één-op-één communicatie.”
7. Gebruik projectmanagmentsoftware
“Voorkom het gebruik van e-mail als projectmanagement tool”, adviseert directeur Kent Milholland van NeoNexus, leverancier van webdiensten. Vetrouw in plaats daarvan op platforms als Assembla of Basecamp, waarin ieder verzoek standaard gedocumenteerd wordt. Web projectmanagement stelt alle betrokkenen bij een project, van gebruikers tot developers tot klanten, in staat om eenvoudig de voortgang te volgen.
8. Houd wekelijkse vergaderingen
“Regel een korte, verplichte wekelijkse vergadering waarin ieder teamlid een minuut of twee de tijd neemt om te vertellen wat hij of zij afgelopen week heeft gedaan, wat er volgende week gedaan wordt en welke mogelijke obstakels ze daarbij verwachten”, zegt onderzoeksdirecteur Grant M. Howe van softwareleverancier Sage Nonprofit Solutions. “Dit creëert de noodzaak dat ieder projectlid wekelijks progressie boekt.”
9. Leer om te gaan met verandering
“Alleen als je weet hoe je om dient te gaan met veranderingen aan de oorspronkelijke scope, kun je projecten beheersbaar houden”, zegt consultant Jaimin Doshi van adviesbureau AppleTech Consultants.
“Het is belangrijk om formulieren voor changecontrol te gebruiken om de impact van veranderingen op gebied van tijd, kosten en noodzaak te kunnen analyseren”, zegt Doshi. “Ook minimale, cosmetische veranderingen moeten door projectmanagers worden bijgehouden omdat het implementeren en testen naar aanleiding van die veranderingen uren in beslag zouden kunnen nemen.”
10. Wees streng voor verzoeken die de scope oprekken
“Het zogenaamde ‘scope creep’ is de grootste oorzaak voor het uit de hand lopen van projecten”, zegt technisch directeur Nick Coons van webexpert Hyperion Works.
Als je van tevoren een goed fundament legt voor het project en op een heldere manier de scope vastlegt, helpt dat enorm om het project op de rails te houden. “Als een klant toch verzoeken indient die buiten de scope vallen, vertel hem dan dat je het verzoek aan ‘Fase 2’ van het project toevoegt, wat op zijn beurt zijn eigen scope en kostplaatje krijgt.”
11. Leg voor individuele teamleden mijpalen vast – en vier behaalde successen
“Als je in de planningfase mijlpalen voor jezelf en je team vaststelt, helpt dit je de voortgang te bewaken en je een gevoel van iets bereikt te hebben te geven als je een mijlpaal bereikt”, raadt G. Karthik aan. Hij is projectdirecteur bij BI-leverancier Hexaware Technologies.
“Als je een mijlpaal bereikt, nodig dan iedereen uit voor een leuk sociaal feestje om elkaar te belonen en het enthousiasme over het project erin te houden”, zegt securityarchitect Michael Hamelin van leverancier van firewallsoftware Tufin Technologies. Voor teams die met elkaar op afstand werken kun je bijvoorbeeld een complimenterend mailtje rondsturen.
12. Overweeg volgens een agile methodiek te werken
“Wij ervaren dat projecten die gedaan worden via agile methodologie heel goed werken”, zegt senior engineering projectmanager Andre Winter van CA Technologies. “Agile stelt je team in staat direct te reageren en op marktveranderingen aan te passen zonder daarmee inbreuk te maken op de belangen van je eigen bedrijf.”
13. Houd de tijd bij
“Houd de tijd in de gaten die door teamleden aan het voltooien van kernelementen van het project wordt gespendeerd”, adviseert Ken Leland III van Monmouth Telecom. “Dit waarschuwt je al vroeg in het project bij onregelmatigheden en geeft je meer tijd oplossingen te bedenken.” Als voorbeeld van een goede dienst om tijd mee bij te houden noemt Leland clouddienst Toggl.com.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview