In het huidige bedrijfsleven is samenwerken op afstand geen zeldzaamheid meer. Via internet kunnen teamleden verspreid over de wereld gezamenlijk werken aan eenzelfde product of document. Daarvoor is geen gigantisch IT-budget meer nodig. Hoewel grote bedrijven softwareproducten als Microsoft SharePoint Server blijven gebruiken, zijn er voldoende online alternatieven waarmee je over dezelfde functionaliteiten kunt beschikken - en soms zelfs meer.
In dit artikel presenteren we enkele van deze samenwerkingtools. Het is slechts een kleine selectie, maar deze apps worden veel gebruikt zodat je zeker weet dat ze afdoende getest zijn en geschikt zijn voor het bedrijfsleven.
Brainstorm- en mindmap-tools
Ideeën uitwisselen en voortborduren op elkaars gedachten is essentieel voor een projectteam. Traditioneel werden ideeën tijdens brainstormsessies vastgelegd op een whiteboard, maar tegenwoordig zijn er online whiteboards, eventueel gecombineerd met chat of videoconferencing. Ook voor 'mindmapping', associëren rond een centraal onderwerp in een grafische 'informatieboom', zijn er inmiddels online apps beschikbaar.
Writeboard
Writeboard is een eenvoudige en gratis verzamelbak voor ideeën van 37signals, tevens producent van de populaire projectmanagement-tool Basecamp. Eenvoudiger dan Writeboard kan online samenwerken niet zijn: kies een naam voor je whiteboard, bedenk een wachtwoord, voer een e-mailadres in en je kunt aan de slag. Medewerkers kun je toevoegen door een uitnodiging te sturen via de daartoe bestemde knop.
Hoewel er maar weinig mogelijkheden zijn, is Writeboard prima om snel ideeën te spuien. Je kunt de ideeën intikken, verplaatsen en er kopteksten of genummerde lijsten bij zetten. Via de optie 'Automatic revision-tracking' kunt je ondergesneeuwde ideeën terugvinden.
Shared Whiteboard
Shared Whiteboard is een online onderdeel van de Show Document-software van HBRLabs. Het bevat veel meer functionaliteiten dan Writeboard, zoals een geïntegreerde chatroom en aparte tools om te tekenen of teksten te markeren. De whiteboards worden niet opgeslagen, maar gebruikers kunnen hun brainstormsessies wel exporteren naar PDF.
Twiddla
Projectteams die intensief willen brainstormen via internet kiezen voor de uitgebreide reeks ontwerptools van Twiddla, waarmee zij plaatjes kunnen uploaden naar het whiteboard, via voice kunnen chatten en mediabestanden kunnen delen. Plaatjes en bestanden of zelfs websites kunnen worden toegevoegd tijdens online besprekingen. De elementaire dienst is gratis, maar met een account vanaf 14 dollar per maand kun je complete whiteboards opslaan en delen en je brainstormsessies beveiligen met SSL-versleuteling.
Bubbl.us
Bubbl.us is een gratis en simpel doch stijlvol programma. Op de homepage kun je al direct mindmaps maken en je registreren om deze op te slaan voor toekomstig gebruik.
MindMeister en Spinscape
Met de mindmapping-diensten MindMeister en Spinscape kunnen projectteams zonder vertraging samenwerken, hun mindmaps opslaan en delen, bestanden toevoegen en offline maps maken. Verder is het mogelijk gebruikersrechten in te stellen, toegang via iPhone te krijgen en bestanden te beveiligen met SSL-versleuteling. Eenvoudige versies zijn gratis, maar voor de uitgebreide tools moet je rond de 10 dollar neertellen.
Documenten maken, bewerken en annoteren
De afgelopen jaren zijn tools voor samen werken aan documenten en presentaties steeds beter geworden. Voor documenten waaraan telkens nieuwe informatie moet worden toegevoegd, zijn wiki's een nuttige oplossing. Met eenvoudige redigeertools kunnen jij en je teamleden nieuwe informatie toevoegen, terwijl eerder aangebrachte wijzigingen automatisch worden opgeslagen.
Voor complexere taken zijn er online tekstverwerkingsprogramma's, spreadsheets en presentatietools. Verschillende mensen kunnen zelfs op hetzelfde moment aan hetzelfde document werken. Wil je slechts dat verschillende mensen stukken kunnen lezen en becommentariëren, kies dan voor diensten als TextFlow of ReviewBasics.
Wikidot en Wikispaces
Van de honderden beschikbare wiki-diensten zijn Wikidot en Wikispaces onze favorieten. Met de WYSIWYG-interface van Wikidot is redigeren zelfs voor digibeten doodeenvoudig, terwijl Wikispace vanwege de mogelijkheid om HTML-pagina's en PDF's te exporteren geschikt is om documenten voor verdere verspreiding te maken.
Van beide wiki-tools zijn gratis versies beschikbaar. Met de betaalde versies (vanaf 50 dollar per jaar) krijg je extra functionaliteiten als toegang op uitnodiging, hosting van bestanden en de mogelijkheid je eigen domeinnaam te koppelen aan je wiki.
Google Docs, Zoho en Adobe Acrobat.com
De gratis online kantoorsoftwarepakketten van Google, Adobe en Zoho bieden complete tekstverwerkers, presentatietools en spreadsheets die Microsoft Office-formaten ondersteunen. Je kunt andere mensen uitnodigen deel te nemen en ze toegang verlenen om te redigeren, commentaar te geven of gedeelde documenten te herzien.
Real-time samenwerking is mogelijk met teksten en spreadsheets. In de Google-diensten zie je aan de kleur wie waaraan werkt, terwijl Zoho om overlap te voorkomen paragrafen of cellen 'afsluit'. In beide tools is plaats ingeruimd voor een chat-taakbalk zodat je met medewerkers kunt overleggen.
Acrobat.com heeft de minste mogelijkheden voor gelijktijdige samenwerking. De tekstverwerker Buzzword zet bestanden op slot zolang iemand eraan werkt en het spreadsheetprogramma Tables bewaart slechts de wijzigingen van de geautoriseerde auteur. Gebruikers kunnen niet chatten terwijl ze redigeren.
Met geen van deze pakketten kun je gelijktijdig presentaties maken, maar verschillende personen kunnen wel de voortgang van één auteur bekijken.
Ook Microsoft zal dit jaar een online kantoorpakket op de markt brengen, Office Web Apps, maar het is nog te vroeg om dit hier te beoordelen.
TextFlow
Met TextFlow van Nordic River Software is het eenvoudig wijzigingen aan te brengen in Word-bestanden door verschillende versies van hetzelfde document ineen te voegen. Doordat de verschillen duidelijk zijn aangegeven kun je er snel tussen kiezen. TextFlow is voor 10 dollar per maand beschikbaar als online versie in de cloud-opslagdienst Box.net. Een stand-alone desktop-app kost 99 dollar.
ReviewBasics
Gebruikers van ReviewBasics van SharpStyle Labs kunnen verschillende soorten content plaatsen, zoals documenten, presentaties, plaatjes, video's, PDF-bestanden en meer, en anderen om een reactie vragen. Een gratis account verleent je toegang tot 25MB opslagruimte.
Projectplanning en coördinatie
Samenwerking gaat verder dan het opstellen van documenten. Met online werkgroepen en projectmanagementtools kunnen teams de voortgang van complexe projecten bijhouden en doelen stellen. Veel van deze tools bevatten whiteboards, online vergadermogelijkheden en opslagruimte voor bestanden. Voor spontane samenwerkingsverbanden kun je beter kiezen voor bovengenoemde losse tools voor tekstverwerking of brainstormen, maar voor lange-termijnmanagement zijn deze oplossingen prima geschikt.
Wrike
De projectmanagement-tool Wrike werkt met een e-mailsysteem, waarbij projecten en taken kunnen worden toegevoegd door cc'tjes te sturen naar het Wrike-account. Hoofdprojecten en ingevoegde projecten, bronnenmateriaal en andere stukken worden hiërarchisch opgeslagen in bestandsmappen.
De kosten van Wrike zijn afhankelijk van het gebruik. Managers die actief aan Wrike bijdragen en bijvoorbeeld sjablonen maken, betalen 19,95 dollar per maand, terwijl eenvoudige medewerkers 9,95 dollar kwijt zijn. Bij langdurige projecten met verschillende medewerkers kan de prijs dus aardig oplopen en kun je misschien beter kiezen voor de volgende tools.
WizeHive
Met WizeHive van PivotPoint Software kun je projecten en taken onderverdelen in verschillende workspaces. Een betaald account kost vanaf 9 dollar per maand, maar de gratis versie is voldoende voor kleinere teams met slechts enkele projecten, tot een maximum capaciteit van 1GB.
Basecamp
Basecamp van 37signals geldt als de standaard in online projectmanagement apps. Het is geïntegreerd met andere diensten en tools, zoals voor het opstellen van facturen en het bijhouden van tijd. Voor 24 dollar per maand kun je tot 15 projecten beheren en tot 5Gb aan bestanden opslaan: meer dan genoeg voor een bescheiden projectteam. De functionaliteiten van Basecamp zijn simpel, zoals taakoverzichten, bestanden delen en forums, maar eenvoudig in het gebruik.
Sociale netwerken
Sociale netwerkdiensten als Twitter en Facebook houden ons juist van het werk af, maar door private netwerken te gebruiken voor je teams kun je er ook van profiteren. Deelnemers kunnen bestanden, webpagina's en andere informatie delen en zien waaraan de anderen werken en hoe ver zij gevorderd zijn.
Present.ly
In enkele seconden maak je een gratis account voor de Twitter-achtige tool Present.ly van Intridea. Je kunt een besloten omgeving maken door slechts mensen op uitnodiging toe te laten of gebruikers van een e-mailaccount van je organisatie. In 'Groups' kun je bijdragen voor een specifiek project of team verzamelen. Present.ly ondersteunt het toevoegen van beeld en andere bestanden om te delen. Dankzij apps voor de Palm Pre, Android-toestellen, BlackBerries en de iPhone kun je overal vandaan posts lezen en maken.
Wiggio
Wiggio is een gratis tool waarin e-mail, texting, online chat en vergaderen worden gecombineerd met Facebook-achtige webupdates en een gedeelde kalender. Gebruikers kunnen afspraken maken voor online en offline bijeenkomsten en anderen uitnodigen, bestanden delen en boodschappen sturen aan groepen. Met een ingebouwde tekstverwerker kun je samenwerken aan documenten en herzieningen van andere gebruikers volgen.
Shareflow
De Facebook-achtige Shareflow tool van Zenbe geeft posts en gedeelde bestanden weer. Gebruikers voegen een nieuwe 'flow' toe voor ieder onderwerp of project en kunnen bestanden uploaden en bekijken en over en weer commentaar leveren. Dit gebeurt aan de hand van een uniek e-mailadres, zodat posts en bestanden van buiten de applicatie kunnen worden toegevoegd. De prijs van een Shareflow-account is afhankelijk van de gewenste opslagruimte: gratis accounts hebben 1GB en betaalde accounts bieden 5GB voor 20 dollar per maand.
Google Wave
Het afgelopen jaar geïntroduceerde Google Wave zou volgens Google dé samenwerkingstool van de toekomst moeten worden, met een collectief te gebruiken tekstverwerker, e-mail en chat in één interface. Dankzij de open plug-in architectuur kunnen ontwikkelaars functionaliteiten toevoegen zoals op afstand vergaderen en mapping.
De eerste gebruikers reageren enthousiast op de real-time chat binnen een document, terwijl congresgangers Wave gebruiken om real-time aantekeningen te maken en te delen. Na maanden testen is Wave inmiddels gratis beschikbaar voor het grote publiek. Hoewel Google garandeert dat de tool sneller en stabieler is dan eerdere versies, is nog onbekend of Wave betrouwbaar genoeg is voor gebruik in het bedrijfsleven. Het programma biedt wel een blik op de toekomst van samenwerkingstools.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview