Verbeter je IT-planning

Maak je planning efficiënter door IT-uitgaven te verbinden met bedrijfsdoelen.

Planning kost voor veel bedrijven teveel tijd. Het zou schelen als CIO's een meerjarenplan opstellen waarin IT-uitgaven verbonden worden met bedrijfsdoelen.

Verbeter je IT-planning

Maak je planning efficiënter door IT-uitgaven te verbinden met bedrijfsdoelen.

We naderen het einde van het jaar en beginnen bijna aan 2010. Hoe plannen we onze projecten voor het komende jaar? Functioneren onze processen zo effectief als mogelijk? IT-planning houdt nooit op en kost altijd meer tijd dan we van te voren hadden ingecalculeerd. Het is wel mogelijk een slimmere planning te maken.

IT-planning is voor veel bedrijven een bottum-up proces waarin businessconsultants en portfoliomanagers aan de slag gaan om bedrijfsdoelstellingen in kaart te brengen. Wat hierbij niet gebeurt, maar wat wel de taak van de CIO moet zijn, is dat hij of zij zegt: “Dit zijn de tien projecten voor het meerjarenplan en deze ondersteunen die en die investeringen van het bedrijf.” Dit zou het de taak van genoemde consultants en managers vergemakkelijken.

Uit een onderzoek uitgevoerd door Diamond Digital IQ onder 451 ervaren topmanagers van 's werelds grote bedrijven blijkt dat gemiddeld ongeveer 9600 manuren per jaar aan planning wordt besteed en veelvoud hiervan aan budgettering. De besparing die het oplevert wanneer je deze tijdsbesteding met 80 procent zou kunnen terugbrengen is enorm.

Ongeveer 25 procent van de genoemde personeelsuren wordt besteed aan het opdoen van projectideeën, hetzelfde percentage aan het opstellen van business cases. Slechts 15 procent van de tijd gaat naar linken van acties aan het strategisch meerjarenplan. De studie wijst ook uit dat een roadmap voor meerdere jaren een goede indicator is voor de prestaties van een bedrijf, maar dat slechts 37 procent van de onderzochte bedrijven een dergelijk document bezit. Dus om slimmer te plannen moet een bedrijf een helder meerjarenplan opstellen en meer tijd besteden aan aanpassing hieraan. Het vergaren van data voor ideeën en business cases mag minder tijd kosten.

Beter worden begint bij planning

Er wordt progressie geboekt bij het dichten van het gat tussen de business en IT, maar het het momentum vasthouden na 2010, dat is de echte taak. CIO’s moeten oppassen voor de technologische ontwikkelingen die in rap tempo het IT-landschap veranderen. Om beter te worden in de projecten die opgeleverd moeten worden, moet ook de planning verbeterd worden.

Een klant van ons consultancybedrijf besteedt meer dan de helft van zijn planningbudget aan het opstellen van een decentrale planning. Anders gezegd, de verantwoordelijke managers van de verschillende bedrijfstakken maken een lijst met projecten die voor komend jaar in aanmerking komen. Deze verschillende lijsten worden opgenomen in een hoofdlijst waarop investeringen komen te staan die waarschijnlijk drie tot vijf keer zoveel kosten als aan budget beschikbaar is. De andere helft van de tijd beschikbaar voor planning wordt besteed aan het bijschaven van de planning in een lijst die uiteindelijk dichter bij de wensen van de CFO ligt.

Wat ik vaak mis is een link tussen de strategisch meerjarenplan en de reguliere jaarplanning. Een CIO moet duidelijk maken dat alle IT-investeringen naar een of meerdere bedrijfsdoelen zijn te herleiden. Ook moet helder zijn wat de investeringen betekenen voor de competenties van het bedrijf.

Bedrijfsdoelen met een hoge prioriteit horen verbonden te zijn met de corresponderende eigenschappen van de business. Dit vereist niet alleen onderzoek, maar ook een systematische aanpak om de verbinding up-to-date te houden. Wij adviseren een architectuur die bedrijfsdoelen met de eigenschappen verbind, maar ook de link maakt met de onderliggende systemen en infrastructuur. Als voorbeeld wil ik supermarktketen Wal-Mart nemen. Dit bedrijf blijft zich altijd richten op de klant. De bedrijfsdoelstelling is dat een product altijd voor de klant voorhanden is (dus geen nee-verkoop). Maar deze doelstelling staat niet op zichzelf. Het wordt ondersteund door meerdere bedrijfseigenschappen die op hun beurt worden gestuurd door informatietechnologie.

Ook een klant binnen de gezondheidszorg maakt gebruik van een systeem dat duidelijk maakt wat IT betekent voor de competenties op maand- of kwartaalbasis. Het gebruikt de taal en definities die gangbaar zijn voor de business en het laat simpel en direct zien waar IT mee bezig is en hoe hiermee het bedrijf wordt geholpen om zijn doelen te bereiken. Het systeem heeft daarnaast het voordeel dat alle elementen van het meerjarenplan eenvoudig zijn op te vragen voor topmanagers vanuit zowel de business als de IT-kant van het bedrijf.

Een herhaalde manier van plannen zorgt voor meer inzicht in de doelen die behaald moeten worden. Ook geeft een progressieve, evenwichtige planning meer inzicht in de investeringen, opbrengsten en strategische koers van een organisatie. Hoeveel effectiever zou jou organisatie kunnen zijn wanneer meer tijd aan het werk werd besteed en minder aan de planning van het werk?

Chris Curran is CTO bij Diamond Management & Technology Consultants. Hij houdt wekelijks een blog bij op www.ciodashboard.com.