•  
•  
•  
•  

0 Reacties Bewaren

Programma's zijn veelgebruikte, tijdelijke organisatievormen gericht op strategische veranderingen. Hierbij zijn veel partijen betrokken en de beoogde oplossing ligt dan ook vaak niet binnen de scope van afzonderlijke afdelingen, of zelfs organisaties.

In een wereld waar alles met alles samenhangt liggen de oplossingen daarboven of daartussen. Er moet dus samengewerkt worden, door collega’s die heel verschillende vaardigheden (en belangen!) hebben. Programma’s zijn daarom complex. Tegelijkertijd neemt de druk om betere en snellere resultaten te leveren toe, terwijl de middelen beperkter worden. Er moet niet alleen harder maar vooral slimmer worden gewerkt. Dit stelt andere eisen aan het profiel van een programmamanager, maar ook aan goed opdrachtgeverschap. Dat blijkt uit een recent onderzoek van ForceFive naar de succesfactoren van programma’s en het profiel van de ideale programmamanager.

De programmanager is cruciaal voor goed programmamanagement, dat wil zeggen: voor een goede uitvoering van het programma. Maar voor daadwerkelijk programmasucces, voor de uiteindelijke toegevoegde waarde voor een organisatie, is goed opdrachtgeverschap essentieel. Een goede opdrachtgever heeft grote invloed op de kritieke succesfactoren, want hij of zij bepaalt de budgetten en prioriteiten, beïnvloedt gedrag en kent de klantbehoefte. Organisaties hebben er alle belang bij dat het opdrachtgeverschap goed wordt ingevuld. De succesratio van programma’s gaat daardoor omhoog en er is minder kapitaalvernietiging. Een opdrachtgever heeft er ook zelf alle belang bij dat zijn of haar rol goed ingevuld wordt. Succes zal immers ook op hem of haar afstralen. En ten slotte heeft ook de programmamanager er belang bij, omdat zijn of haar effectiviteit erdoor wordt bepaald.

Met de volgende checklist kun je zelf nagaan of de kritieke succesfactoren van opdrachtgeverschap respectievelijk programma(management) zijn ingevuld.

1. Valideer de gemeenschappelijkheid van het programmadoel

De uit te voeren check is: vraag alle stakeholders om op een half A4-tje de vraag te beantwoorden: “Voor welk probleem is dit programma een oplossing?” Vergelijk de antwoorden. Ga niet verder als de verschillen te groot zijn, maar herijk het doel van het programma. Vergelijk ook de ’prestatie indicatoren’ (KPI’s) van de belangrijkste spelers. Waarop wordt iedereen afgerekend? Ondersteunen de persoonlijke of afdelings KPI’s het programmadoel?

2. Valideer de kwaliteit van de programmamanager

Vraag de programmamanager het programmadoel te vertalen in een [urlx= http://nl.wikipedia.org/wiki/Kritieke_pad ]kritiek pad[/url] en laat hem of haar in begrijpelijke taal de programmamijlpalen beschrijven, bijvoorbeeld de mijlpalen per kwartaal. Wat kan het bedrijf een kwartaal verder wel, wat daarvoor nog niet kon? Kan hij of zij dat uitleggen? Is er uitgegaan van een realistisch verandertempo?

Kijk ook goed naar de programmamanager: hoe (on)zichtbaar is hij of zij. Waar blijkt dat uit? Door wie en waarom is hij ingehuurd? Hoe communiceert hij?

3. Maak de sponsorship role map

Dit is een hulpmiddel om de sponsorship-structuur te visualiseren en te managen. Maak een overzicht van de 25-30 belangrijkste mensen (van de Raad van Commissarissen tot en met de werkvloer) die het programma kunnen maken of breken. Verdeel deze mensen in de kolommen:

1) Werkt tegen

2) Kijkt toe

3) Is neutraal

4) Werkt mee

Maak een plan per sponsor om hem of haar in de derde of vierde kolom te krijgen en te houden.

4. Visualiseer het kritieke pad

Maak op één eenvoudige maar complete A4 een visualisatie van het kritieke pad en de resultaten per mijlpaal die gedurende drie tot zes maanden dienst kan doen in alle denkbare communicatie, inclusief die naar buiten.

5. Check alle communicatie over het programma zelf

Communicatie is een essentieel onderdeel om de verwachtingen van stakeholders bij te sturen en de percepties van succes te beïnvloeden. Communicatiedeskundigen staan vaak te ver van de programma’s af om de juiste nuances te vinden. De opdrachtgever moet daarom zelf de timing bepalen en de boodschappen inhoudelijk checken voordat ze worden uitgestuurd.

6. Houd de programma organisatie (te) klein

Overhead genereert alleen maar extra overhead. Dat geldt ook voor programma organisaties. Houd het (te) klein, vooral in het begin, en schaal alleen op wanneer dit nodig wordt.

7. Empower de werkvloer

Stel in overleg met de programmamanager en de directe leidinggevenden vast wie cruciaal zijn voor de uitvoering van het programma. Geef de materiedeskundigen vlak boven de werkvloer, via het respectievelijke lijnmanagement, tijdelijk mandaat om de vaak tientallen dagelijkse beslissingen die moeten worden genomen ook te effectueren. Houd korte en duidelijke escalatielijnen en zorg voor een goede monitoring van besluiten en uitvoering.

8. Integreer zoveel mogelijk bestaande overlegstructuren

Programma’s zijn tijdelijke organisatievormen en (kunnen) conflicteren met de staande organisatie. De doelstellingen overlappen regelmatig. Doordat de opdrachtgever beide overziet kunnen prioriteitsconflicten in gecombineerde overlegstructuren sneller worden geadresseerd wat vervolgens ook gewoon (vergader-)tijd scheelt.

9. Haak tijdig de business managers aan

De business managers moeten tijdig worden ingeschakeld om de overdracht vanuit de programma organisatie naar de staande organisatie te borgen. Maak hiervoor een duidelijk protocol van overdracht zodat te allen tijde duidelijk is waar welke verantwoordelijkheid en actie ligt.

10. Houd de ‘fun’ erin

De boog kan niet altijd gespannen zijn. ‘Fun’ zorgt voor noodzakelijke informele momenten en verbinding tussen programmamedewerkers. Het geeft een mogelijkheid om te stimuleren, enthousiasmeren, tussentijdse successen te vieren of aan te moedigen om de schouders eronder te zetten.

Victor van Haeren en Anita van den Hoek zijn werkzaam bij ForceFive, een adviesbedrijf dat zich richt op het beter laten samenwerken van business en IT serviceorganisaties.

Aan het onderzoek ‘Wat is het geheim van succesvolle programma’s?’ hebben ruim negentig CIO’s, CFO’s en COO’s afkomstig uit uiteenlopende organisaties meegewerkt. Daarnaast is nog een aantal persoonlijke interviews gehouden om ‘het verhaal achter de cijfers’ te horen. Het volledige rapport ‘Succesfactoren programmamanagement’ met onderzoeksresultaten is aan te vragen via info@forcefive.nl.

Lees meer over

• tips
• checklist