Een mobiele applicatie in 5 weken

De interne ontwikkeling van nieuwe applicaties kan soms vele maanden, zo niet jaren duren. Wasco uit Twello deed het in vijf weken: van prototype tot werkende toepassing, op een Agile ontwikkelplatform.

Een mobiele applicatie in 5 weken

Wasco, groothandel in onder meer CV-ketelonderdelen uit Twello (Gelderland), zocht een snellere, minder foutgevoelige bestelmethode voor de monteurs van zijn afnemers. De oplossing werd Wasco Mobile: een mobiele webapplicatie gekoppeld aan het ERP-systeem van de groothandel, waarmee onderdelen online bekeken en besteld konden worden. De applicatie werd met behulp van een flexibel (Agile) softwareplatform in vijf weken van prototype tot werkende toepassing ontwikkeld.

Wasco is een groothandel die met drie divisies de markten bedient voor sanitair, verwarming en onderdelen (voor met name CV-ketels). Vooral voor die laatste divisie zocht Wasco naar een nieuwe bestelmethode, vertelt Roy Grob, manager e-commerce bij Wasco Holding. Daar was de toegevoegde waarde van realtime bestellen het grootst.

“Elke monteur van een installatiebedrijf sleepte boekwerken met 52.000 onderdelen mee. Die boeken waren verouderd op het moment van drukken. Als een monteur een onderdeel bestelde, moest dat telefonisch of per fax. Dan bestond altijd de mogelijkheid dat het onderdeel niet goed was, want er was in die boeken geen ruimte voor alle afbeeldingen. Dat moest teruggestuurd worden, een nieuw onderdeel opgestuurd. Dan was onze marge al weg en de klant kon zijn opdracht niet afmaken. Zowel wij als onze afnemers hadden dus baat bij een methode waarbij producten online bekeken en besteld konden worden.”

De oplossing lag, eind 2006, eigenlijk al voorhanden, vertelt Grob. “Steeds meer servicemonteurs kregen een pda om hun workflow te vereenvoudigen. De hardware voor een online bestelapplicatie was er dus al. We zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing die we konden gebruiken om een mobiele webapplicatie te ontwikkelen. Maar die oplossingen stonden eind 2006 nog in de kinderschoenen. De ICT-dienstverleners die we benaderden gaven niet thuis, of vroegen de hoofdprijs voor een van de grond af te bouwen systeem.”

Wasco werkte op dat moment al voor een ander project samen met Outsystems en besloot de vraag ook bij deze Portugese ICT-dienstverlener neer te leggen. Outsystems kwam binnen enkele weken terug met een werkend prototype, ontwikkeld op basis van een Agile softwareplatform. “Een groot voordeel van dat platform is dat het eenvoudig de informatie in ons degelijke, maar wat minder moderne Bestmate ERP-systeem kon ontsluiten voor online gebruik. Dat was iets waar naar ons idee ERP-leveranciers zelf niet zo goed in staat bleken te zijn.”

Volgens Roy Grob was een ander groot voordeel van de door Outsystems voorgestelde oplossing, dat veranderingen snel konden worden doorgevoerd. “Een probleem waar Wasco net als de meeste bedrijven mee kampt, is de kloof tussen de business en IT. Onze commerciële mensen komen vaak met wat vage antwoorden over hoe ze hun behoeften vertaald willen zien in een softwareoplossing. De IT-afdeling kan daar niet zoveel mee. Het gevaar is dan dat zo’n IT-afdeling met de vraag aan de slag gaat en een aantal weken later terugkomt met een oplossing die niet aansluit op de daadwerkelijke behoefte.”

Voor Wasco bleek de Agile werkmethodiek, die ten grondslag ligt aan het platform van Outsystems, dan ook de juiste oplossing. Grob: “Ik zal niet zeggen dat het dat voor iedereen zal zijn. Maar Outsystems was voor ons in staat binnen vijf weken uit een eerste prototype een volledig werkende mobiele webapplicatie te ontwikkelen, waar onze commerciële afdeling en onze IT-mensen van begin tot einde bij betrokken waren. Andere aanbieders hadden vijf weken nodig om alleen al met een offerte en een projectplan te komen.”

De eenvoud van het Agile-platform is volgens Grob vooral terug te zien in de interface. De ontwikkelaars maken gebruik van visual programming, waarbij systemen en databases gekoppeld worden op basis van drag-and-drop in plaats van codes te genereren. De feedback van de (toekomstige) gebruikers en beslissers komt volgens Outsystems in de workflow terecht van de softwareontwikkelaar/IT-manager. De workflow vormt het raamwerk van het project en fungeert in veel gevallen als project management tool, waarmee tijd en budgetten kunnen worden gecontroleerd en bewaakt.

“Voor ons was het mogelijk commentaar op een werkend prototype meteen te verwerken tot een volgend prototype. Daarbij konden gebruikers van onze kant direct zien waar ze mee zouden werken. Zo konden ze beter aangeven wat voor hen wel en wat niet werkte. Die snelheid was nodig, want we wilden het eindresultaat presenteren op een vakbeurs die in maart 2007 plaatsvond.”

Dat betekende een zeer korte ontwikkeltijd. Maar op die beurs liepen de commerciële mensen van Wasco inderdaad met de eerste versie van Wasco Mobile rond: een digitale catalogus van 52.000 onderdelen die meteen via het ERP-systeem besteld konden worden. Omdat mobiel internet in die periode nog niet grootschalig gebruikt werd, bood Wasco in samenwerking met een mobiele operator een goedkoop mobiel data-abonnement aan om het gebruik van de applicatie te stimuleren.

Het gebruik van het Agile platform van Outsystems voor het opzetten van Wasco Mobile heeft uiteindelijk tot een reeks voordelen geleid, stelt Roy Grob. Niet het minste voordeel is het feit dat Wasco met zijn webapplicatie als een innovatieve business partner wordt gezien. Grob: “Dat heeft ons geen windeieren gelegd. Zo hebben we een samenwerkingsverband met een grote Nederlandse installateur, waarbij onze ERP-systemen allebei met Wasco Mobile verbonden zijn. Hun servicemonteurs kunnen zo veel eenvoudiger onderdelen bestellen.”

Op e-commerce gebied was Wasco Mobile ook een grote stimulans. “Om de omzet vast te houden die we genereren als gevolg van online bestellen, moeten we de applicatie voortdurend ontwikkelen. Gebruikers willen een platform dat prikkelt en regelmatig nieuwe functionaliteiten biedt. Wasco Mobile zoals dat nu bestaat, lijkt weinig meer op de toepassing die we in het begin hadden. Aanpassingen kunnen we nu zelf snel doorvoeren en terugkoppelen aan gebruikers binnen en buiten Wasco. En we hoeven nu niet meer te kiezen welke gebruikerswensen we doorvertalen. Gebruikers bepalen zelf welke functionaliteiten ze in- of uitschakelen.”

Wasco gebruikt de flexibele ontwikkelmethode waarop Wasco Mobile is gebaseerd inmiddels ook voor andere portals waarmee informatie ontsloten wordt. Zo zijn er toepassingen ontwikkeld om online inkooporders te bevestigen en informatie op het gebied van workflowmanagement online te verwerken.

Daarnaast heeft het gebruik van het softwareplatform ertoe geleid dat de afstemming tussen IT en business in de organisatie in zijn algemeenheid verbeterd is. Op IT-gebied zelf zorgt het Outsystems-platform ervoor dat het ontwikkelproces van applicaties automatisch gedocumenteeerd wordt. Hierdoor is eventueel personeelsverloop een minder groot risico.

“Als er nu iemand vertrekt die zich bezighoudt met Wasco Mobile of een ander online platform, is het eenvoudiger voor een nieuwe medewerker om de ontwikkeling ervan over te nemen. In het workflowsysteem van de IT-er is het voorafgaande ontwikkelingsproces eenvoudig te volgen, zodat de nieuwe IT-er zich niet allerlei broncodes eigen hoeft te maken. Verschuivingen op personeelsgebied hebben zo veel minder invloed op een ontwikkeltraject.”