De hoeveelheid e-mail die dagelijks wordt verstuurd is enorm. In 2009 werd uitgerekend dat we wereldwijd dagelijks zo’n 247 miljard berichten versturen, wat neerkomt op meer dan 2.8 miljoen e-mails per seconde. Wel bleek dat ongeveer 80 procent van dit aantal uit spam en virussen bestaat. Desalniettemin vormt een e-mail voor veel bedrijven het startpunt van hun dienstverlening. En dat aantal neemt toe. Financiële dienstverleners bijvoorbeeld, krijgen tegenwoordig 70 procent van hun offerteaanvragen – hun corebusiness – per e-mail binnen, terwijl de verhouding papier/e-mail een paar jaar geleden nog 60/40 was.
Omdat de verwerking van e-mail een belangrijk onderdeel van het takenpakket van kantoormedewerkers vormt, onderzocht VDD IQware hoe het Nederlandse bedrijfsleven omgaat met de verwerking van e-mail. Uit het onderzoek blijkt dat driekwart van de respondenten meer dan één uur per dag aan e-mailverwerking besteed, waarvan de helft zelfs meer dan twee uur per dag. Bij zestig procent van de bedrijven ontbreekt het aan een specifiek beleid voor e-mail, waardoor meer dan de helft van de kantoormedewerkers er een eigen manier van e-mailverwerking op nahoudt. E-mails worden opgeslagen in e-mailmappen, op harde schijven of eenvoudigweg verwijderd.
Als het om e-mailmanagement gaat, moeten bedrijven veel meer rekening houden met specifieke gebruikersvragen en veel meer in vaste procedures denken, stelt VDD IQware. Gebrek aan een centraal georganiseerd beleid heeft namelijk grote gevolgen voor zaken als tijdbesteding, efficiency en het voldoen aan regelgeving binnen bedrijven. Een centrale aanpak zorgt bijvoorbeeld voor het automatisch en beveiligd opslaan van e-mails, de mogelijkheid voor e-mailrecovery en het voldoen aan compliance doelstellingen. Daarom zes aandachtspunten voor goed e-mailmanagement:
1. Creëer één centraal punt
Belangrijkste aandachtspunt is het creëren van één centraal punt waarop e-mail kan worden opgeslagen en beheerd. Handmatig verwerken van e-mail door verschillende gebruikers binnen de organisatie geeft een hoop chaos. Een delete-policy kan een eventueel opslagcapaciteitsprobleem eenvoudig oplossen, maar vormt ook meteen een probleem voor gebruikers die hun e-mail willen bewaren. Zij verplaatsen hun e-mail dan naar personal files of naar mapjes waar het zelden wordt teruggevonden. Een centraal archief is het vertrekpunt voor gedegen e-mailmanagement.
2. Archiveer
Dossiervorming en archivering zijn onmisbaar om aan te kunnen tonen of er ook daadwerkelijk aan gestelde compliance-eisen is voldaan. Afspraken die via de e-mail worden gemaakt zijn immers rechtsgeldig. Gedegen e-mailmanagement houdt rekening met de mogelijkheid om e-mails en attachments in de inbox en outbox automatisch te archiveren. Het automatisch archiveren van e-mails gebeurt aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en vindt, zoals bij punt 1 aangegeven, bij voorkeur plaats op één centraal punt binnen de organisatie. Zo kunnen zaken als de duur, het tijdstip en de toegang tot gearchiveerde e-mailberichten worden vastgelegd. Maar ook de content kan bepalend zijn voor de aanpak van archivering. Er worden in dat geval archiveringscriteria gedefinieerd op basis van MAPI (Messaging Application Programming Interface) eigenschappen. Dankzij deze scripting tool wordt de inhoud van e-mails automatisch geanalyseerd en gearchiveerd.
3. Houd werk en privé niet gescheiden
Op het moment dat er wordt gekozen voor een centraal archief, is het ook noodzakelijk na te denken over het privacy-vraagstuk. Bij grote organisaties valt deze taak veelal onder de verantwoordelijkheid van de security officer, zeker als deze functie in het kader van strenge compliance-regels vereist is. In geval van fraude kan privé e-mail verstuurd vanaf een zakelijk e-mailadres, waarvan verondersteld wordt dat het is gedeletet, ineens erg relevant blijken voor een werkproces. De security officer bepaalt, al dan niet in samenwerking met IT, de autorisatie van personen die in gevoelige situaties toegang krijgen tot bepaalde delen van het archief. Door de verschillende autorisaties vanuit IT in te richten, kunnen de rechten automatisch worden vrijgegeven.
4. Denk aan digitale duurzaamheid
Opslagcapaciteit brengt kosten met zich mee en het beheer ervan kost tijd en energie. Het is daarom essentieel om rekening te houden met de grootte van bestandsformaten. TIFF en PDF zijn bestandsformaten die minder ruimte innemen dan e-mailbestanden en die bovendien gelden als de defacto marktstandaard. Dat zorgt niet alleen voor ruimtebesparing, maar ook voor toekomstperspectief. TIFF en PDF bestanden zullen ook over twintig jaar nog te openen zijn.
5. Back-up & restore
Het terughalen van één bepaalde e-mail in de MS Exchange omgeving van grotere IT-omgevingen is nagenoeg onmogelijk. Een gebruiker die op zoek is naar één specifiek mailbestand dat drie weken geleden is verzonden, is helaas geen uitzondering. IT zal rekening moeten houden met dergelijke vragen van gebruikers en hen mogelijkheden en oplossingen moeten bieden. Een centraal punt waar alle opslag op e-mail- of recordniveau kan worden teruggevonden, kan veel ellende besparen. De content van de e-mail hoeft daarbij niet eens direct binnen handbereik van de gebruiker te zijn, een verwijzing naar het bronbestand is ook voldoende. Hiermee wordt duplicatie voorkomen en ruimte bespaard.
6. Structureer vanuit de business
Voor de business is de vraag naar e-mailmanagement ingegeven door de behoefte aan procesoptimalisatie. Steeds meer bedrijven kijken naar mogelijkheden om meer structuur en snelheid te brengen in de afhandeling van hun processen. IT speelt een belangrijke rol in het faciliteren van e-mailmanagement en stellen van regels en grenzen om de security te kunnen garanderen, maar de basis voor e-mailmanagement ligt in het definiëren en structureren van de verschillende werkprocessen en de rol die e-mail daarin speelt. Door vast te leggen welke e-mails van invloed zijn op het proces, hoe deze e-mails worden verwerkt en wat er vervolgens mee gebeurt, ontstaat een duidelijke structuur op basis waarvan het e-mailmanagement verder kan worden ingericht.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview