•  
•  
•  
•  

0 Reacties Bewaren

E-mail vormt voor veel bedrijven het startpunt van hun dienstverlening. Maar velen hebben nog geen specifiek beleid voor het omgaan met bergen mails.

De hoeveelheid e-mail die dagelijks wordt verstuurd is enorm. In 2009 werd uitgerekend dat we wereldwijd dagelijks zo’n 247 miljard berichten versturen, wat neerkomt op meer dan 2.8 miljoen e-mails per seconde. Wel bleek dat ongeveer 80 procent van dit aantal uit spam en virussen bestaat. Desalniettemin vormt een e-mail voor veel bedrijven het startpunt van hun dienstverlening. En dat aantal neemt toe. Financiële dienstverleners bijvoorbeeld, krijgen tegenwoordig 70 procent van hun offerteaanvragen – hun corebusiness – per e-mail binnen, terwijl de verhouding papier/e-mail een paar jaar geleden nog 60/40 was.

Omdat de verwerking van e-mail een belangrijk onderdeel van het takenpakket van kantoormedewerkers vormt, onderzocht VDD IQware hoe het Nederlandse bedrijfsleven omgaat met de verwerking van e-mail. Uit het onderzoek blijkt dat driekwart van de respondenten meer dan één uur per dag aan e-mailverwerking besteed, waarvan de helft zelfs meer dan twee uur per dag. Bij zestig procent van de bedrijven ontbreekt het aan een specifiek beleid voor e-mail, waardoor meer dan de helft van de kantoormedewerkers er een eigen manier van e-mailverwerking op nahoudt. E-mails worden opgeslagen in e-mailmappen, op harde schijven of eenvoudigweg verwijderd.

Als het om e-mailmanagement gaat, moeten bedrijven veel meer rekening houden met specifieke gebruikersvragen en veel meer in vaste procedures denken, stelt VDD IQware. Gebrek aan een centraal georganiseerd beleid heeft namelijk grote gevolgen voor zaken als tijdbesteding, efficiency en het voldoen aan regelgeving binnen bedrijven. Een centrale aanpak zorgt bijvoorbeeld voor het automatisch en beveiligd opslaan van e-mails, de mogelijkheid voor e-mailrecovery en het voldoen aan compliance doelstellingen. Daarom zes aandachtspunten voor goed e-mailmanagement:

1. Creëer één centraal punt

Belangrijkste aandachtspunt is het creëren van één centraal punt waarop e-mail kan worden opgeslagen en beheerd. Handmatig verwerken van e-mail door verschillende gebruikers binnen de organisatie geeft een hoop chaos. Een delete-policy kan een eventueel opslagcapaciteitsprobleem eenvoudig oplossen, maar vormt ook meteen een probleem voor gebruikers die hun e-mail willen bewaren. Zij verplaatsen hun e-mail dan naar personal files of naar mapjes waar het zelden wordt teruggevonden. Een centraal archief is het vertrekpunt voor gedegen e-mailmanagement.

2. Archiveer

Dossiervorming en archivering zijn onmisbaar om aan te kunnen tonen of er ook daadwerkelijk aan gestelde compliance-eisen is voldaan. Afspraken die via de e-mail worden gemaakt zijn immers rechtsgeldig. Gedegen e-mailmanagement houdt rekening met de mogelijkheid om e-mails en attachments in de inbox en outbox automatisch te archiveren. Het automatisch archiveren van e-mails gebeurt aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en vindt, zoals bij punt 1 aangegeven, bij voorkeur plaats op één centraal punt binnen de organisatie. Zo kunnen zaken als de duur, het tijdstip en de toegang tot gearchiveerde e-mailberichten worden vastgelegd. Maar ook de content kan bepalend zijn voor de aanpak van archivering. Er worden in dat geval archiveringscriteria gedefinieerd op basis van MAPI (Messaging Application Programming Interface) eigenschappen. Dankzij deze scripting tool wordt de inhoud van e-mails automatisch geanalyseerd en gearchiveerd.

Lees meer over

• onderzoek
• e-mail
• Exchange
• storage
• infrastructuur
• beleid
• beheer
• nuzakelijk