Zo ontsla je een werknemer

Iemand ontslaan is nooit prettig, maar je kan het leed wel zo beperkt mogelijk houden.

Voor iedere IT-manager breekt het moment aan dat er iemand ontslagen moet worden. Als je goed weet hoe je dit moet aanpakken, kun je de emotionele schade beperken.

Zo ontsla je een werknemer

Iemand ontslaan is nooit prettig, maar je kan het leed wel zo beperkt mogelijk houden.

Het ontslaan van personeel is nooit leuk, maar het moet gebeuren. Het is een van de meest lastige en emotionele beslissingen die je als baas moet maken.

En als het voor jou al vervelend is, weet dan dat het voor de persoon die je op straat zet nog veel tragischer is. Het blijft een rotklus, maar als je het op een respectvolle manier doet en empathie toont, maak je het voor alle partijen een draaglijker moment.

De Australische televisiepresentator Paul Clitheroe zei ooit: “Voor veel mensen is een baan meer dan een inkomen – het bepaalt wie we zijn. Dus een ongewenste carrièreswitch is een van de meest ontwrichtende ervaringen die je kunt meemaken.”

Als je ooit met een bestuurder of manager hebt moeten zitten die je uit moest leggen dat je niet langer nodig was, dan weet je dit statement op waarde te schatten. Als je het geluk hebt gehad om nooit ontslagen te worden, weet je dit misschien niet. Maar het kan zelfs de beste werknemer overkomen.

Mensen worden ontslagen vanwege overtreding van regels, reorganisaties of slecht presteren. In de meeste situaties mag het voor de werknemer geen verrassing heten dat hij of zij de zak krijgt.

“Bij een reorganisatie gaan de wildste geruchten rond. Dit kun je moeilijk in stilte doen. Als het gaat om presteren, mag het voor de werknemer geen verrassing zijn”, zegt IT-carrièrecoach Stephen van Vreede.

Als het besluit om iemand te ontslaan eenmaal is gemaakt en jij degene bent die het slechte nieuws mag vertellen, hoe ga je dan te werk? Volgens Cathy Phillips van arbeidsbureau Winter Wyman is de eerste stap een gesprek aangaan met de HR-afdeling. “Zorg ervoor dat je niets doet dat het bedrijf op termijn verder in de problemen kan brengen. Ga eerst met hen praten.”

In de meeste situaties moet de directe supervisor de boodschapper van het slechte nieuws zijn. “Hij of zij heeft de meest directe relatie met de werknemer. Daarom moet je als supervisor zo goed voorbereid mogelijk het gebrek in gaan. Het is een goed idee om een derde persoon bij het gesprek te betrekken, bij voorkeur iemand van HR”, zegt Phillips. Dit voorkomt dat het gesprek verzandt in een ‘maar hij zegt/maar zij zegt’-situatie.

Houd HR betrokken

“De meeste organisaties willen HR betrekken vanwege aansprakelijkheidsredenen. In sommige gevallen is ook beveiliging nodig”, zegt Van Vreede. Een derde persoon in de ruimte kan voor medewerkers wel ongemakkelijk aanvoelen. In sommige gevallen is het slimmer om als supervisor het gesprek 1-op-1 aan te gaan en HR de opvolging te laten doen in een direct daarop volgend gesprek.

HR vervult naast getuige ook een andere rol in dit gesprek. Zij kunnen de werknemer informatie mededelen over het pensioen, uitbetaling van vakantierechten en andere regelingen. Misschien zit de werknemer niet op deze informatie te wachten, maar het is wel nodig om te vertellen.

“Het belangrijkste is dat je nadenkt over wat er gebeurt als je de persoon ontslaat en als reactie terugkomt dat je een verkeerde beslissing maakt”, zegt Phillips.

Experts adviseren dat de tijd die je neemt voor het ontslaggesprek relatief beperkt blijft. Afhankelijk van de situatie hoeft een meeting niet langer dan 15 tot 30 minuten te duren. “Als het gaat om presteren kan het in minder dan 15 minuten afgehandeld worden. Bij een reorganisatie kan het langer duren”, zegt Van Vreede.

Philips sluit zich daarbij aan. “Het is vaak een snel gesprek. Zodra een werknemer zich realiseert dat hij of zij weg moet, willen ze meestal ook zo snel mogelijk weg.”

Houd het kort en direct

“Het is mens eigen om oncomfortabele stiltes op te vullen met woorden. Doe dit niet! Bedenk wat je gaat zeggen en houd het daarbij”, zegt Van Vreede. Zodra de meeting begint, moet je de feiten kennen waarom de persoon ontslagen wordt. Je hebt een mens van vlees en bloed voor je. Kijk de persoon in de ogen en zeg waar het op staat. “Wees heel specifiek in het vertellen van de reden”, zegt Phillips.

Geef het vervolgens een paar seconden om de boodschap door te laten dringen. Hoewel sommige werknemers het misschien aan hebben zien komen, kan het voor anderen een verrassing zijn. In beide gevallen is het volledig te begrijpen als de werknemer die zijn of haar congé krijgt tijd nodig heeft om het besluit te bevatten.

Bereid je voor op een boze reactie of een tegengeluid van de werknemer, maar laat je niet verleiden tot het aangaan van een discussie. Als je in het heetst van de strijd iets verkeerds zegt, kan dat zowel jouzelf als het bedrijf op langere termijn schade toebrengen. Het besluit is al gemaakt en geen enkel argument zal daar verandering in brengen. Laat ze even rustig nadenken als dat nodig is.

Permissies, privileges en e-mail moeten ten tijde van of vlak na de meeting beperkt worden. “Je moet sowieso in dit proces met IT samenwerken, maar voorzichtigheid bij vertrouwelijkheidsissues is geboden. Dus zorg ervoor dat een werknemer terug aan zijn bureau geen rare acties kan uithalen”, zegt Phillips. Na afloop van het gesprek moet je alle apparaten, toegangspassen, software en data van de werknemer invorderen.

Houd het nieuws stil

Ga nauwgezet te werk want elke miscommunicatie zou ertoe kunnen leiden dat iemand anders het aanstaande nieuws al opvangt. “Ik ken verhalen van mensen die van te voren wisten dat ze ontslagen gingen worden omdat ze niet langer toegang hadden tot bepaalde systemen”, zegt Van Vreede. Als je slordig te werk gaat, kan het ervoor zorgen dat een ontslagen verkoper je klantenlijst kopieert.

Er breekt nooit een ideaal moment aan om iemand te ontslaan. Sommigen zeggen dat vrijdag de beste dag is met het minste risico voor het bedrijf, terwijl anderen zweren bij maandagen omdat je hiermee de werknemer in gelegenheid stelt direct naar een andere baan op zoek te gaan. Mijn advies is: Aarzel niet. Als je eenmaal de beslissing hebt gemaakt iemand op straat te zetten, moet je zo snel mogelijk tot actie over gaan.

Probeer op een prettige manier afscheid te nemen

Als de tijd is gekomen om afscheid te nemen, kijk de persoon nog een keer in de ogen, schud de handen en wens hem of haar het beste voor de toekomst. In dit hele proces is empathie cruciaal. Hoe zou jij behandeld willen worden als de rollen waren omgedraaid?

“Ik bedank de werknemer altijd, ook al was het geen goede samenwerking. Ze hebben waarschijnlijk wel hun best gedaan. We bieden hen vrijwel altijd een referentie. We willen immers dat ze elders een baan vinden en we doen alles wat we kunnen om ze daarbij te helpen”, zegt Phillips.