Het is nooit leuk om tijdens een project belangrijke mensen kwijt te raken. Net als alle taken zijn verdeeld en het projectteam lekker op stoom begint te komen, duikt er een ander nog dringender project op waarvoor het hoger management besluit je projectleider en je hoofdprogrammeur bij je weg te halen. Pijnlijk als een stok tussen de benen van je net lekker lopende projectmanagementproces.
Hoe ga je daar mee om? Zoiets valt nauwelijks te plannen, maar je kunt wel een draaiboek opstellen waarin je beschrijft hoe nieuwe medewerkers zo snel en effectief mogelijk in het project kunnen worden getrokken. We geven hier vijf stappen die je daarbij zeker niet mag vergeten.
1. Praten met de klant
Nieuwe mensen binnenhalen terwijl je midden in een project zit, kun je niet doen zonder je klant op de hoogte te brengen. Zoiets is een ingrijpende gebeurtenis waar je maar beter open over kunt zijn. Laat ze weten wat er gebeurt en waarom. Het is vooral belangrijk dat je contact opneemt met je klant voordat je nieuwe mensen binnenhaalt. Waarom? Omdat, als de klant grote problemen heeft met deze verandering, je dat onder de aandacht van het hoger management moet brengen. Vaak is het beter een bestaand project dat soepel loopt met rust te laten en nieuwe mensen op een nieuw en onbekend project te zetten, dan goede mensen van een lopend project af te halen en het risico te lopen dat alle voortgang stagneert.
2. Nieuwe mensen inwerken
Zodra de klant op de hoogte is, is het zaak je nieuwe mensen alle informatie te geven die ze nodig hebben. Geef ze alle statusrapporten, alle notulen, alle relevante projectdocumentatie, requirements, deliverables en planningsdocumenten, en geef ze een week om zich door die informatie heen te worstelen.
Als het enigszins mogelijk is doe je er goed aan je nieuwe mensen een of twee weken te laten inwerken door de mensen die gaan vertrekken, zodat die hun kennis kunnen overdragen en hun opvolgers op gang kunnen helpen. De klant zal het zeker op prijs stellen te weten dat de overdracht goed is geregeld.
3. Nieuwe mensen voorstellen aan de klant
Als je nieuwe mensen zich het project enigszins eigen hebben gemaakt, is het tijd ze voor te stellen aan de klant. In het beste geval stuur je ze bij een regulier of desnoods gepland bezoek mee met de vertrekkende teamleden die ze gaan vervangen, maar als dat niet meer kan, zorg dan toch dat ze de klant kunnen ontmoeten. Laat ze zichzelf introduceren en iets vertellen over hun achtergrond en kwalificaties, en vooral ook over de status van het project en wat hun rol wordt in de verdere afwikkeling. Natuurlijk kan de projectmanager een korte introductie houden, maar het is belangrijk dat de nieuwe mensen het meest aan het woord zijn. Dit is het moment dat de klant een relatie aangaat met je nieuwe mensen.
4. Laat ze hun werk doen
Laat je nieuwe mensen een beperkte tijd gewoon hun werk doen. Als het een relatief langdurig project is, laat ze dan rustig een maandje werken. Daarna ga je door naar stap vijf, waarin je met de klant om de tafel gaat zitten (ditmaal zonder je mensen) om van hem of haar te horen hoe het loopt.
5. Evalueren met de klant
Klanttevredenheid is een belangrijk onderdeel van goed projectmanagement. Het is dan ook verstandig, na maximaal een maand met de nieuwe mensen op je project, zelf met de klant om tafel te gaan zitten om te horen of alles naar wens verloopt. Aarzel niet ook je eigen evaluatie op tafel te leggen: de klant wil zeker ook horen hoe de zaken er voor staan vanuit het perspectief van de projectmanager.
Jason Westland is auteur van The Project Management Life Cycle en beheert de website ProjectManager.com.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview