•  
•  
•  
•  

0 Reacties Bewaren

Enterprise 2.0 is steeds belangrijker aan het worden voor organisaties die beter, slimmer en sneller willen werken. In steeds meer ondernemingen wordt Microsoft SharePoint uitgerold voor document management en (online) samenwerking. Maar is het ook geschikt voor sociale taken?

SharePoint is een goed uitgangspunt voor een onderneming met een sociale wens. Het laat je kennismaken met het concept van sociale netwerken en helpt duidelijk te maken hoe ‘social computing’ de onderneming beter kan laten draaien. Maar is het ook geschikt voor een sociale computing strategie op een grotere schaal, en wat kun je doen als SharePoint te beperkt blijkt? Hieronder beschrijven we acht manieren waarop bedrijven de standaard functionaliteit van SharePoint kunnen uitbreiden om zo beter aan te sluiten op de sociale wensen van de onderneming.

1. MySites in SharePoint

Door MySites in SharePoint op te nemen stimuleer je interactie onder medewerkers en creëer je een heel eenvoudige bedrijfsvariant op het bekende Facebook-profiel. Via een MySite homepage kunnen werknemers projectinformatie doorgeven, documenten delen en discussiëren over gezamenlijke interesses. Ze kunnen gebruikmaken van webbestanddelen zoals bijvoorbeeld RSS-feeds en blog posts. Het MySites profiel geeft werknemers de kans zich te presenteren als was het een uitgebreid digitaal visitekaartje. Informatie over de vaardigheden van bepaalde collega’s is toegankelijk via de ingebouwde zoekfunctie voor personen in SharePoint. MySites is, met andere woorden, zeer geschikt om SharePoint neer te zetten als het centrale platform voor interactie tussen collega’s en teamleden.

Voor ervaren Facebook-gebruikers kan een SharePoint MySite enigszins tegenvallen. Om er toch een aanvaardbare social computing tool van te maken doe je er goed aan verder te denken dan de standaardmogelijkheden. Denk aan producten van derden, zoals nGage van OI Software. nGage installeert zich op de bestaande SharePoint portal en voegt uitgebreide functionaliteiten toe aan de MySites bedrijfspagina’s. Denk bijvoorbeeld aan een reputatie-optie waarmee het mogelijk wordt bepaalde eigenschappen van werknemers te beoordelen, zoals hoe ze omgaan met vragen van anderen en hoe vaak ze documenten op SharePoint zetten. Collega’s krijgen zelfs de kans elkaars bijdragen te beoordelen.

2. SharePoint Team Sites

Groeiende samenwerking onder projectteams is goed voor iedere organisatie. SharePoint Team Sites biedt een gecentraliseerde samenwerkingsmethode voor team- en projectmanagement. Team Sites heeft bijvoorbeeld eenvoudige tools voor document-management zoals bibliotheken en lijsten, maar ook groepsagenda’s, takenlijsten, contactoverzichten en een mededelingen-systeem.

Ook hier zijn oplossingen van derden te vinden die iets toevoegen aan de basisfunctionaliteit. Het kan bijvoorbeeld frusterend zijn dat je via Hyves weet dat je moeder vandaag op de huishoudbeurs rondloopt, maar dat geen flauw idee hebt waar je collega’s op dat moment mee bezig zijn. In dat verband is de Kiiro samenwerkingssoftware interessant: het biedt binnen SharePoint een Twitter-achtige functie waarmee teamleden elkaar direct op de hoogte kunnen brengen van nieuwe ontwikkelingen, maar ook een fraai dashboard waarop duidelijk kan worden bijgehouden wie waar mee bezig is.

3. SharePoint Blogs

Op het web zijn blogs vaak een goede bron voor informatie van ervaringsdeskundigen en experts. Door dergelijke persoonlijke overpeinzingen een plaats te geven in de organisatie, stel je mensen in staat hun kennis op een heel andere, informelere manier te delen. Binnen SharePoint beschikt iedere MySite over een blog. Individuele blogs, maar ook blogs die horen bij Team Sites, kun je laten archiveren en indexeren, zodat ze doorzocht kunnen worden en deel gaan uitmaken van de collectieve kennis van de organisatie.

Naarmate interne blogs vaker gebruikt gaan worden, zul je snel merken dat de standaard functionaliteit van SharePoint niet meer voldoet. Hoewel er wat technische hulp nodig is om het te implementeren, is de gratis Community Kit 2.0 van CodePlex het overwegen waard. Als je er ook mee naar buiten wilt treden is het wijs de basis blogfunctionaliteiten uit te breiden met zaken als Tag Clouds, zoekmachinevriendelijke urls, categorie-indelingen en bijvoorbeeld spam-detectie voor het commentaarsysteem.

4. SharePoint People Search

Als je snel de juiste mensen en experts binnen je eigen organisatie wilt vinden, is het handig als je hun profielen kunt doorzoeken op specifieke zoektermen. Hoe kom je er achter wie de leiding heeft over een bepaald project, of wie gespecialiseerd is in een specifieke problematiek? Je kunt natuurlijk gaan rondvragen en door de gangen zwerven op zoek naar die ene persoon, maar met een simpele zoekopdracht in SharePoint kom je er ook.

NewsGator gaat zelfs nog een stap verder dan alleen zoeken op bepaalde termen: het stelt medewerkers in staat aan te geven welke collega’s ze zelf beschouwen als de experts op een bepaald gebied, of wie ze zelf als het meest behulpzaam ervaren. De People Search functie van SharePoint kan dat soort eigenschappen tonen in de zoekresultaten, waardoor SharePoint ineens een heel efficiënte manier wordt om de juiste persoon te vinden die je met een bepaald probleem kan helpen.

5. SharePoint Wiki’s

Heb je geen zin meer om voortdurend documenten heen en weer te mailen of voortdurend per email discussies te voeren over belangrijke informatie? Een wiki binnen SharePoint kan een ideaal alternatief zijn om kennis te delen en anderen in staat te stellen bijdragen te leveren en correcties aan te brengen via een eenvoudige interface, terwijl je wel voldoende controle houdt (toegangsrechten, versiegeschiedenis etc.).

Ook deze functionaliteit en flexibiliteit haal je binnen met de eerder genoemde gratis Community Kit voor Sharepoint. Het wordt geleverd inclusief kant en klare pagina-templates, tools om content uit andere wiki’s te importeren, en een webgedeelte waarop de pagina’s staan gesorteerd op populariteit/hits.

6. SharePoint Community Sites

In SharePoint kun je met behulp van templates ‘community sites’ aanmaken waar je gebruikers voor kunt uitnodigen of toegang toe kunt geven. Je kunt er simpel blogs, discussiegroepen en wiki’s aan toevoegen en het geheel is eenvoudig te beheren via de standaard SharePoint functionaliteit.

NewsGator heeft een handige tool en raamwerk om snel community sites op te zetten rond nieuwe innovatieve ideeën, binnen de SharePoint portal van een bedrijf. Met behulp van MicroBlogs kun je bijvoorbeeld snelle en relatief oppervlakkige communicatie bevorderen. Ook kun je de community sites automatisch laten vullen met gerelateerde content.

7. Nieuwe collega’s voorstellen via SharePoint

Als je eenmaal een SharePoint portal hebt staan, is het heel eenvoudig nieuwe werknemers toe te voegen en een korte mededeling toe te voegen aan de welkomstpagina, waardoor de bedrijfsbrede mails achterwege kunnen blijven. Als je bovendien meteen van iedere nieuwe medewerker verlangt dat ze op hun eerste dag hun MySite-profiel bijwerken, zorg je dat hun informatie direct beschikbaar is voor hun collega’s, waardoor ze meteen volledig meedraaien in de organisatie.

Dergelijke informatie kan nog verder worden uitgebreid met OrgChart Webpart van AASoftech. Ook de personeelsafdeling zal hier blij mee zijn: het organigram kan direct worden bijgewerkt, simpelweg door nieuwe werknemers aan Active Directory toe te voegen en de juiste informatie in te voeren.

8. SharePoint Social Computing buiten je netwerk

Met behulp van SharePoint Groups is het beheer van de toegangsrechten simpel te regelen, zodat je precies kunt bepalen wie wat te zien krijgt en wie waar aan kan bijdragen. SharePoint is tamelijk effectief te beveiligen, zodat je zelf bepaalt wie binnen je netwerk je sociale media te zien krijgt. Als je geen al te hoge eisen stelt, kun je zelfs je klanten, partners en leveranciers toegang geven via form based authentication. Maar wat nu als je die klanten, partners en leveranciers echt deel wilt laten uitmaken van je social computing strategie?

Een efficiënte beveiligingsstrategie ontwerpen en onderhouden kan heel lastig zijn als je grote groepen externe gebruikers en gebruikersgroepen verwacht. In dat geval is het de moeite waard eens langs te gaan bij Awareness Social Media Marketing Software, dat allerlei tools levert voor organisaties die op een veilige manier gebruikers van buiten in hun sociale computing strategie willen opnemen.

Bron: ITWorld.com / Risetime.com

Lees meer over

• social networking
• sharepoint
• enterprise 2.0
• social computing