5 remedies voor typische IT-kwalen

Je IT-medewerkers zijn stuk voor stuk slimme en ambitieuze mensen. Toch betekent dit niet automatisch dat ze als groep efficiënt werken.

Aan je IT-medewerkers kan het niet liggen: dat zijn stuk voor stuk slimme en ambitieuze mensen. Toch betekent dit niet automatisch dat ze als groep efficiënt werken.

5 remedies voor typische IT-kwalen

Je IT-medewerkers zijn stuk voor stuk slimme en ambitieuze mensen. Toch betekent dit niet automatisch dat ze als groep efficiënt werken.

Net als bij andere afdelingen zijn er evenveel oorzaken als symptomen van ineffectiviteit. Ook moet de IT-groep zich willen aanpassen aan krachten die soms buiten haar controle liggen, of het nu gaat om veranderingen in het businessmodel, matige leverancierskeuzes of een CIO die niets van 'ROI' begrijpt.

"Bij elk probleem is makkelijk een veelheid aan mogelijke oorzaken te ontdekken", stelt John Baschab, senior vice-president managementdiensten bij Technisource. De vier belangrijkste redenen voor IT-ineffectiviteit zijn volgens hem:

• zakelijke onrust door bijvoorbeeld snelle omzetgroei of een fusie

• slechte selectie en matig management van leveranciers

• onervarenheid en kortzichtige stijl van leidinggeven

• slecht financieel en risicomanagement

"Maar", stelt Baschab, "IT-ineffectiviteit is te behandelen." Daartoe geeft hij vijf tips voor CIO's en niet-technische leidinggevenden zoals CFO's en CEO's.

Beter IT-management

De eerste stap naar beter IT-management is het vormen van een IT-stuurgroep die de kloof tussen IT en de business kan overbruggen. Deze stuurgroep wordt samengesteld uit interne managers met belang bij het succes van IT en voldoende invloed om veranderingen in het bedrijf te kunnen aanjagen. "Meestal is de stuurgroep samengesteld uit de CEO en managers die direct aan hem of haar rapporteren", zegt Baschab. "Het kunnen ook andere invloedrijke managers zijn. De stuurgroep dient als 'virtuele CIO'. Zij adviseert de CIO en lost problemen tussen de business en IT snel op. Ook is zij verantwoordelijk voor het inhuren van IT-leidinggevenden en zorgt zij ervoor dat een échte manager - geen senior programmeur - de leiding krijgt. Opschonen van het IT-organogram is het beste startpunt. Er mogen geen zwevende boxen zijn; ook moeten de verantwoordelijkheden en lijnen helder zijn."

Projectmanagementdiscipline

De CIO stelt een 'master list' op van projecten, bepaalt de ROI van elk project, en kent prioriteiten toe aan deze projecten op basis van hun waarde voor de organisatie. IT-managers moeten op basis van de beschikbare capaciteit van de IT-afdeling bepalen hoeveel projecten de afdeling aankan. "Reken erop dat dit aantal kleiner is dan wat je graag zou zien", zegt Baschab. "Zoek steun in de zekerheid dat projecten voortaan echt op tijd en binnen het beschikbare budget worden gerealiseerd."

Beter management van leveranciers

Nu de IT-leveranciers. Allereerst is het tijd aan te dringen op gunstige contracten en 'agressief' beheer van de leveranciersrelaties na het afsluiten van de overeenkomst. "Blijf voortdurend beoordelen welke leveranciers goed produceren en welke het IT-budget ondermijnen met opgeblazen prijzen en onproductieve tijdslijnen." Baschab betoogt dat IT-managers en CIO's niet moeten aarzelen slechte partners te laten vallen en hun business te verplaatsen naar productievere leveranciers. Bij het onderhandelen met een leverancier moet IT de beste prijs eisen en desnoods dreigen een nieuwe RFP (request for proposal) uit te zetten. Vraag leveranciers ook hoe ze klanttevredenheid meten. "Vraag van elke leverancier een kwartaalrapportage, en houd ze aan de afgesproken normen."

Beter financieel management en budgettering

Elke IT-verantwoordelijke moet onregelmatigheden in het budget kunnen verklaren op basis van duidelijk inzicht in de kosten versus de opbrengsten. "CIO's moeten begrijpen dat de meeste bedrijven 10 dollar omzet moeten genereren om één dollar aan IT te kunnen uitgegeven," zegt Baschab. "CIO's doen er goed aan een reputatie voor zuinigheid op te bouwen en alleen investeringsaanvragen in te dienen voor 'must have' projecten. CIO's moeten een zakelijke bron voor het senior managementteam worden door het aandragen van manieren om de totale kosten te verlagen door het gebruik van IT."

Betere relatie met de zakelijke gebruikers

"Een goede CIO doet er alles aan om vingerwijzen tussen afdelingen te reduceren. Mensen van de IT-afdeling moeten kunnen optrekken met zakelijke gebruikers (of dit heel hard blijven proberen) en regelmatig met hen samenwerken. Als dit niet lukt, zijn promoties uitgesloten," benadrukt Baschab. "De relatie met zakelijke gebruikers komt terug in de beoordeling en beïnvloed het doorstroomproces voor alle IT-teamleden." Een goede manier om de business en IT samen te brengen? "Eten natuurlijk. CIO's moeten twee keer per week lunchen met business unit managers en leden van het seniormanagement en de stuurgroep," concludeert Baschab.