Politiek (in) bedrijven

Politiek is een term met een nare bijsmaak. Voor de meeste mensen roept het associaties op met donkere achterkamertjes en samenspannende mensen die hun eigen agenda´s erdoor drukken, veelal ten koste van anderen. Als u politiek ook een vies woord vindt, dan is er werk aan de winkel.

Politiek (in) bedrijven

Politiek is een term met een nare bijsmaak. Voor de meeste mensen roept het associaties op met donkere achterkamertjes en samenspannende mensen die hun eigen agenda´s erdoor drukken, veelal ten koste van anderen. Als u politiek ook een vies woord vindt, dan is er werk aan de winkel.

Organisaties hebben namelijk dag in dag uit te maken met politiek. Politieke vaardigheden zijn dus cruciaal voor iedere it-manager. En u hoeft echt uw ziel niet te verkopen om ze te beheersen. Hieronder staan de belangrijkste feiten op een rijtje.

"Telkens wanneer je drie mensen bij elkaar zet, kun je spreken van politiek. Het is onlosmakelijk verbonden met menselijke relaties", aldus Doug Barker, directeur van Barker & Scott Consulting en voormalig cio van The Nature Conservancy. "Het betekent dat mensen een belang hebben bij de uitkomst. Je moet deze belangen erkennen en streven naar een win/win-situatie."

Niet elke politiek beladen situatie is vol gevaar en bedrog. "Mensen plaatsen politiek in een negatieve context, maar het is niet altijd negatief", meent André Spatz, it-directeur van Unicef. "Het hoort bij het nemen en beïnvloeden van beslissingen."

Politieke vaardigheden, zoals het herkennen van de belanghebbende partijen, het onderhouden van betrekkingen en goed communiceren zijn cruciaal voor toonaangevende it-aanbieders. Maar ze zijn geenszins uniek voor de functie van it-manager. "Hoe hoger je rapporteert in de organisatie, des te belangrijker het is voelsprieten te hebben voor de dynamiek binnen je organisatie", aldus Judi Zito, it-directeur van Miami-Dade County in Florida.

"Ook al heb je misschien moeite jezelf als politicus te zien, het is in de meeste gevallen gewoon business as usual", zegt Bill Hagerup, senior consultant bij Ouellette & Associates Consulting. "Of je het nu leuk vindt of niet, we dingen allemaal naar de schaarse hulpbronnen die beschikbaar zijn voor de organisatie."

"Politiek is de meest gebruikte methode om conflicten binnen organisaties op te lossen." In die zin is politiek te verkiezen boven bruut machtsvertoon - met name als je qua macht in het nadeel bent.

De boer op

Dus wat moet een it-manager doen om succesvol tussen de politieke valkuilen door te slalommen die in iedere organisatie aanwezig zijn? Met de hedendaagse verkiezingscampagnes in het achterhoofd geven we u enkele tips. Ofschoon politiek binnen bedrijven niet zo dramatisch is, kunnen CIO´s hun voordeel doen met de strategische en tactische vondsten die presidentskandidaten bedenken om stemmen in de wacht te slepen.

Ken uw achterban. Weet met wie u te maken hebt en hoe ze in de organisatie passen. "U moet inzicht krijgen in wie de belangrijke spelers zijn en uitvoerig stilstaan bij hun motieven, doelen, perspectieven, onderlinge band en hun relaties met it", zegt Barker. "Als je dat eenmaal gedaan hebt, ben je in staat politiek beladen situaties succesvoller door te komen."

Rekening houden met de behoeften en wensen van je achterban is net zo belangrijk voor een cio die een project of begroting goedgekeurd wil krijgen, als voor een presidentskandidaat die herkozen wil worden. Spatz van Unicef: "Het valt onder hoe ga ik om met de directie. Je ontdekt waar je medestanders zitten, ziet wie de touwtjes echt in handen heeft, wie zijn invloed gebruikt om je te helpen en wie zijn invloed aanwendt om je tegen te werken. Deze technieken zijn essentiële bestanddelen van het overlevingspakket van een cui."

Spreek de mensen aan. Goede communicatie is een andere kritische factor. "Ik noem dat geen politiek. Ik noem dat betrokkenheid kweken of communiceren," zegt Bob Weir, it-directeur aan een grote Amerikaanse universiteit.

Weir staat voortdurend in contact met zijn voornaamste afnemers, in zijn geval afdelingshoofden en de universiteitsvoorzitter. Hij betrekt deze centrale belanghebbers bij het beheer van it door ieder van hen te vragen uit een lange lijst van it-projecten de belangrijkste initiatieven voor het komende jaar te kiezen. "We vragen iedereen wat we zouden moeten doen, en vervolgens betrekken we ze bij het doorhakken van de knopen", zegt Weir.

Met de gebruikersgemeenschap van de universiteit, de studenten, communiceert hij al net zo open. Aangezien in het najaar van 2003 ruim 23.000 studenten op de campus van de universiteit, werden de universiteitsservers (net als het hele Amerikaanse bedrijfsleven) getroffen door virussen. Bij het installeren van een bijzonder agressief spam- en virusfilter verloor de it-afdeling per ongeluk 3500 e-mailberichten die bestemd waren voor studenten. Zodra de dienst volledig hersteld was en de betreffende studenten persoonlijk op de hoogte gesteld waren, stuurde Weir een e-mail naar de hele universiteitsgemeenschap waarin hij vertelde wat er gebeurd was, wat hij eraan deed en wanneer ze weer wat van hem zouden horen.

"Of het nu gaat om communicatie over een probleem of over de keuze van projecten, we laten niets aan het toeval over", zegt hij. Weir gaat zelfs zover dat hij elke e-mail persoonlijk beantwoordt. Over een grondige aanpak gesproken.

Creëer draagvlak. Het ontwikkelen en onderhouden van relaties binnen de hele organisatie, met medestanders maar ook met tegenstanders, is ongetwijfeld de belangrijkste politieke taak van een it-baas. "Om een succesvol politiek dier te zijn, moet je goed kunnen regelen, luisteren en aandacht besteden aan uitgesproken én onuitgesproken meningen", aldus Barker.

"Het aangaan van allianties betekent anderen betrekken bij het besluitvormingsproces", zegt Zito van Miami-Dade. "Mijn werk gaat alle afdelingen aan, en ik moet ze aan mijn zijde zien te krijgen."

Zito werkt momenteel samen met Suzanne Torriente, de assistant regionaal manager die verantwoordelijk is voor openbare veiligheidsinstanties als brandweer, politie, ambulance en douane, om taken vast te leggen en een programmamanager aan te stellen voor de it-beveiliging en openbare veiligheid in Miami-Dade. Deze persoon zal uiteindelijk rapporteren aan zowel Zito als Torriente. "Een bepaalde mate van controle en autoriteit opgeven om deze te delen met iemand anders is belangrijk, maar ook vrij riskant", zegt Zito. "Als je echter niet bereid bent de teugels wat uit handen te geven, is het maar de vraag hoe geloofwaardig je bent."

Toen Barker als cio werkzaam was voor The Nature Conservancy ontwikkelde hij een plan om over te stappen van locatie- en afdelingsgebonden it-oplossingen naar een organisatiebreed en gestandaardiseerd systeem. Bij deze stap moesten lokale it-afdelingen een deel van het toezicht op systeemspecificaties en standaarden uit handen geven.

Aangezien Barker niet bevoegd was om dit plan goed te keuren, zocht hij draagvlak door de voordelen van het nieuwe systeem te communiceren en de meerwaarde aan te tonen. "Ik creëerde voorstanders buiten mezelf om", zegt hij. "Ze realiseerden zich dat dit veel beter voor hun organisatieonderdeel was en daarom ook in hun eigen belang.

Opgebouwde relaties komen uiteindelijk bijzonder goed van pas wanneer gevoelige situaties ontstaan. Het is gemakkelijker de lont uit een politiek kruidvat te halen wanneer je al goede betrekkingen hebt met een of alle partijen en wanneer deze relaties los staan van de afzonderlijke situatie", zegt Paul Gaffney, voormalig cio en momenteel verantwoordelijk voor de productie van stapelgoederen.

Houd de vinger aan de pols. Politiek gewiekst zijn betekent voorbereid zijn op veranderingen. "De politieke winden in een organisatie kunnen draaien en doen dat ook altijd" aldus Barker, "je moet dus je best doen om te begrijpen wat er binnen een organisatie speelt, wat de doelen van de verschillende spelers zijn en hoe ze zich tot elkaar verhouden."

Tegelijkertijd moeten cio´s hun strategie duidelijk voor ogen houden, meent Spatz. Anders, wanneer zich politieke veranderingen voordoen, "weet je niet hoe je compromissen moet sluiten die het algemene belang niet schaden".

Omdat Unicef werkt volgens een tweejaarlijks begrotingsproces, moet Spatz investeringen in technologie, bedrijfskosten en vereiste upgrades maar liefst drie jaar van tevoren vastleggen - een proces dat hij beschrijft als "sciencefiction". Zo ver vooruit plannen, met alle discrepanties van dien, vereist dat hij zijn zakelijke partners voortdurend op de noodzaak van nieuwe technologieën wijst.

Blijf campagne voeren. Om innovaties door te voeren moet de CIO geduldig aan de weg timmeren. "Echte duurzame verandering heeft tijd nodig", zegt Spatz. "Je voert processen in en mensen gaan veranderen, maar dat kost tijd." Hij vindt dat CIO´s en hun stafleden vaak ongeduldig zijn. Door meer op de lange termijn te denken, houdt de organisatie gelijke tred met de veranderingsinitiatieven. "Je verliest misschien een paar slagen, maar uiteindelijk win je de strijd", aldus Spatz.

Weir geeft toe dat de directie van zijn universiteit even moest wennen aan zijn intense stijl van communiceren, maar zijn doorzettingsvermogen en openheid zijn lonend gebleken. "Gaandeweg bouw je verstandhouding en vertrouwen op", zegt hij. Als ze nu een tijdje niets van hem gehoord hebben, maken universiteitsmedewerkers zich niet direct zorgen over de it, zegt Weir.

Politiek is van kritiek belang

De vaardigheden van een doorgewinterd politicus verschillen uiteindelijk niet zo gek veel van die van een doorgewinterd directeur. De meeste directeuren die zijn opgeklommen tot het niveau van it-baas hebben zich op zijn minst enkele politieke technieken meester gemaakt. "Als iemand het tot cio heeft geschopt", zegt Weir, "dan is het per definitie een nogal gewiekst type."

Elke manager in een politiek gevoelige functie kan deze vaardigheden onder de knie krijgen. "Er is geen kunst aan", zegt Spatz. Goed nieuws voor de apolitiek ingestelden onder ons, want zonder politieke gewiekstheid is een it-manager reddeloos verloren.