Negen techblunders en hoe ze te voorkomen

Dankzij het gemak, de snelheid en het bereik van de moderne technologie hebben we nu de mogelijkheid onszelf nog erger voor aap te laten staan tegenover meer mensen dan ooit eerder mogelijk was. Lees hier hoe je jezelf hiertegen kunt beschermen.

Negen techblunders en hoe ze te voorkomen

Dankzij het gemak, de snelheid en het bereik van de moderne technologie hebben we nu de mogelijkheid onszelf nog erger voor aap te laten staan tegenover meer mensen dan ooit eerder mogelijk was. We hebben een aantal tips waarmee je kunt voorkomen dat je net als Google-oprichter Sergei Brin in een jurk op de gevoelige plaat wordt vastgelegd.

Noem het maar de “Oh-nee seconde”. Dit is de korte periode tussen het moment dat je op de ‘send’ knop hebt gedrukt van een privémailtje en het moment dat je beseft dat de mail naar iedereen in je contactlijst is verstuurd.

Maar het is niet alleen het mailtje. Dankzij het gemak, de snelheid en het bereik van de technologie hebben we tegenwoordig de mogelijkheid onszelf nog erger voor aap te laten staan tegenover meer mensen dan ooit eerder mogelijk was

Er is bijvoorbeeld niets dat je professionaliteit meer benadrukt dan intieme berichtjes van geliefden die op het scherm verschijnen tijdens een presentatie voor het managementteam. Dan zijn er ook nog de kostbare tech-gadgets die altijd in het zwembad terechtkomen, de wasmachine of erger. En vergeet de talloze sociale netwerken niet die je in staat stellen in aanraking te komen met de intieme gegevens van complete vreemden. En als je een draadloze microfoon draagt terwijl je dit leest, kun je deze maar beter uitschakelen. Daar zul je ons later nog dankbaar voor zijn.

We hebben een geruststellende gedachte voor je: Hoe erg het ook is wat je gedaan hebt, er is altijd wel iemand die het nog veel bonter heeft gemaakt. Sterker nog: we hebben een aantal voorbeelden van mensen die zichzelf met behulp van technologie finaal voor gek hebben gezet. We geven ook wat tips over hoe je dit soort beschamende situaties kunt vermijden, al was het maar om te voorkomen dat je in een soortgelijk artikel als dit terechtkomt.

Het is erg beschamend ongepaste sexuele opmerkingen over iemand te maken in een email en deze per ongeluk naar die persoon te versturen. Het is nog veel erger zo’n opmerking te maken over de collega’s van je vrouw - en deze per ongeluk te versturen naar haar werkgever. Dit is een garantie voor ontslag...en misschien zelfs een echtscheiding.

Mike, een schrijver uit New York, kwam hier op een vervelende manier achter.

"Ik schreef over een kerstborrel die was georganiseerd door de werkgever van mijn vrouw", zegt hij. “Ze geeft les aan verpleegsters en ze organiseerden hun jaarlijkse “Verpleegstersbal” voor de faculteit en studentverplegers. Ik stuurde één van mijn frequente “waar zijn we nu mee bezig” mailtjes naar een aantal vrienden en ik voegde per ongeluk het hoofd van de school aan het lijstje met geadresseerden toe. Als grapje omschreef ik het jaarlijkse verpleegstersbal als ‘balling of the nurses’, wat vertaald zou kunnen worden als ‘het naaien van de verpleegsters’.

Mike voert als verdediging aan dat hij op het moment van het versturen van de mail aan de medicijnen zat. Het schoolhoofd was minder gecharmeerd van zijn grapje, met als gevolg dat zijn vrouw niet meer werkzaam is bij de verpleegstersopleiding.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Voordat je je farmaceutisch opgevoerde email verstuurt, probeer eens door de Google Mail Goggles te kijken, waarbij je een aantal simpele sommetjes moet oplossen alvorens je een mailtje kunt versturen. Dit voorkomt dat je midden in de nacht een mailtje verstuurt waar je later spijt van krijgt.

Er zijn waarschijnlijk een hoop dingen die je liever niet op de muur van je klaslokaal ziet, maar er is één ding wat je echt absoluut nooit geprojecteerd wil zien, tien keer zo groot als in het echt.

Karen, een technologie instructrive uit Texas, liet een een kamer vol leraren zien hoe makkelijk het was om in te loggen op de Apple Learning Interchange. Ze schrijft:

“Mijn desktop werd geprojecteerd op een scherm van twee bij twee meter. Ik tikte het webadres van Apple in mijn browser. Helaas maakte ik een tikfout en plotseling verschenen er een hoop plaatjes van homosexuele porno op het scherm. Hoe sneller ik de schermen afsloot, des te sneller verschenen ze weer. Mijn medepresentator schoot heel hard in de lach en was niet meer in staat me te helpen.”

Na een paar seconden (die voor haar eerder op jaren leken) slaagde Karen erin de projector uit te schakelen. Gelukkig voor haar kon haar publiek de grap van de situatie wel inzien. Misschien hadden ze er wel iets van opgestoken.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Maak bladwijzers van de URLs die je tijdens een presentatie wil gaan gebruiken. En mocht het toch misgaan: zorg dat je wat snedige opmerkingen voorhanden hebt.

Christopher Buttner, oprichter van PRThatRocks in Noord-Californië, had juist een presentatie van twee uur afgerond voor een grote groep universitaire toehoorders. Na de presentatie maakte hij zich snel uit de voeten, want de nood was hoog. Een klein probleempje: zijn draadloze microfoon stond nog aan.

“Ik moest zo nodig dat ik een diepe zucht van verlichting slaakte toen ik het toilet bereikte en alles kon laten lopen. Dat effect werd versterkt door het geluid van kletterend water”, zo schrijft hij. “De draadloze microfoon die ik droeg verstuurde al mijn geluiden over de geluidsinstallatie in de zaal. Mijn lezing en ook mijn geluiden van opluchting werden bovendien opgenomen.”

Toen hij terugkeerde in de zaal kreeg Buttner een staande ovatie. En blijkbaar ook onsterfelijkhheid. “Ik denk dat mijn zucht van verlichting en verschillende watergeluiden zijn gebruikt in een geluidsbank ergens in een groot digitaal opname instituut in Noord-Californië”, zo zegt hij.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Als je vergeet je microfoon uit te schakelen kun je maar beter gebruik maken van een ander hulpmiddeltje.

We weten niet wat het is met smartphones, maar ze hebben een magnetische aantrekkingskracht op water - en speciaal het water in de wc.

Patti Wood, een motivatiecoach in Georgia die moedig genoeg is haar complete naam te gebruiken, schrijft: “Ik was in een hotelkamer en ik voerde een gesprek met mijn zus via de gsm terwijl ik mijn make-up verzorgde om een speech te geven. Ik kreeg mascara in mijn oog dus ik reikte over de toilet om een tissue te pakken. Op dat moment knipperde ik met mijn ogen en de gsm viel in de wc. Ik reageerde bliksemsnel, griste mijn kletsnatte telefoon uit de pot en ik slaagde erin het apparaat weer af te drogen. Tot de dag van vandaag is het nog steeds mijn eigen telefoon. Mijn zus pest me er nog steeds mee dat ik aan het telefoneren was bij de wc.

Jill, een chefkok uit Chicago (en een ‘CrackBerry’ verslaafde) doet niet onder voor Patti’s verhaal. Ze vertelt dat ze in het vliegtuig zat en nodig gebruik moest maken van het toilet. Dus ze: “…ging naar de wc en ging zitten. Ze hoorde een verontrustend ‘bonk’ geluid. Het was mijn BlackBerry die in de wc-pot van het vliegtuig viel – om daar voorgoed in te verdwijnen. In mijn haast het vliegtuig te halen had ik het apparaat in de achterzak van mijn broek gestopt voordat ik aan boord ging en ik was vergeten hem uit mijn broek te halen.”

Gelukkig was ze verzekerd voor het ongeval en had ze een backup gemaakt van al haar gegevens. Binnen een dag kon ze weer vooruit.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Als de nood hoog is, neem je telefoon dan niet mee. En maak elke dag een backup van je gegevens om teleurstellingen te voorkomen.

Over het algemeen is het geen goed idee om schattige kleine animaties mee te sturen in een emailbericht. Maar als je ze ze toch mee wil sturen, doe het dan niet vlak nadat zich een nationale tragedie heeft voltrokken.

Neal, de eigenaar van een klein internet-consultancy bureau in Georgia, deelt met ons een verhaal over het werk dat hij verrischte voor een klein Web bedrijf in 2001 dat zojuist een vestiging had geopend in New York.

“We hadden het plan om een open dag te organiseren aan het begin van oktober. De uitnodiging via mail stond gepland om op 12 september verstuurd te worden (inderdaad, een dag na de ramp). Die ochtend vertelde ik de secretaresse van de eigenaar de mail niet te versturen, aangezien niemand in New York zat te wachten op een feestje. Mijn beslissing werd teruggedraaid en de secretaresse verstuurde de mail alsnog. De mail bevatte een kleine animatie: Een vliegtuigje dat van Milwaukee naar New York vloog – recht op de Twin Towers af.”

Binnen een minuut stonden de telefoons roodgloeiend en boze mailtjes stroomden binnen. Neal zegt dat het bedrijf de animatie uitschakelde, maar de schade was al geleden. Het feest ging niet door en kort daarna sloot het kantoor in New York de deuren.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Hadden we al gezegd dat het een slecht idee is in animaties in je emailberichten te verwerken?

Het is een beschamende situatie als je betrapt wordt met het “verfraaien” van je eigen Wikipedia-pagina. Gepakt worden als je het voor je vriendinnetje doet om het vervolgens uit te maken via Wikipedia kan maar één ding betekenen: Je naam is Jimmy "Jimbo" Wales, oprichter van de online encyclopedie.

In februari van 2008 dumpte Wales publiekelijk Rachel Marsden, een voormalige nieuwslezeres van Fox News na een korte scharrel. Dit volgde op de aantijging dat hij Marsden’s pagina op Wikipedia had aangepast om haar in een beter daglicht te stellen. Dit ontdekte ze door een verklaring te lezen op zijn persoonlijke Wikipedia pagina.

Marsden reageerde via een email die op magische wijze terecht kwam bij Valleywag, een roddelblaadje voor de techindustrie: “Je bent de rotzak waarvan ik je altijd al verdacht te zijn en ik had beter naar mijn eigen instincten moeten luisteren. Nee, eigenlijk ben je nog veel erger dan ik al dacht. Je bent een absolute engerd en het was een enorme fout van mijn kant om mezelf met je in te laten. Ik heb je helemaal niets meer te zeggen. Vaarwel Jimmy, je bekijkt het maar.”

Na het versturen van de email verkocht Marsden kleding op eBay die Wales in haar appartement had laten liggen.

Wales ontkent dat hij Marsden een voorkeursbehandeling heeft gegeven. Wat dat betreft kunnen we hem geen ongelijk geven: zo speciaal was het inderdaad niet wat hij heeft gedaan.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: 1: Ga niet uit met Jimmy Wales. 2. Ga niet uit met Rachel Marsden. 3. Als je dan toch uit wil met één van de twee, laat dan in ieder geval je vuile was niet slingeren.

Het ontslaan van mensen via email is ontzettend stijlloos. Het schrijven van een ontslagmail als voorbeeld voor de directie en dit mailtje per ongeluk naar alle medewerkers in je bedrijf sturen – dat is een scenario dat niet zou misstaan in een aflevering van de serie ‘The Office’.

Op drie september van dit jaar kregen de medewerkers van een klein noodlijdend advertentiebureau in New York de volgende boodschap in hun mailbox: “Ik heb slecht nieuws dat te maken heeft met jou en je positie binnen het bedrijf. Gebaseerd op de steeds lager wordende investeringen van onze klanten… hebben we geen plek meer voor je in ons bedrijf. Je laatste dag met dit bedrijf valt op ___________. Als je vandaag liever naar huis gaat om morgen je bureau of je kantoor leeg te maken, dan ben je daar vrij in.”

Volgens Roger Matus, schrijver van de ‘Death By Email’ blog en CEO van InBoxer, moest deze boodschap naar 10 procent van de medewerkers van het New Yorkse Carat agentschap worden gestuurd na goedkeuring van het management. In plaats daarvan ontving iedereen het mailtje - compleet met gedetaileerde overzichten, PowerPoint presentaties en strategische memo’s voor de nog niet aangekondigde ontslagronde.

Hadden we al vermeld dat de persoon die het mailtje stuurde de “Chief People Officer” was? Onze gok is dat er in ieder geval één medewerker bij Carat zat die te horen kreeg dat ze haar bureau mocht ontruimen.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Zorg dat je een systeem in gebruik neemt voor emailmanagement. Bedrijven zoals InBoxer of Permessa leveren dit soort systemen. En alsjeblieft, laat de wollige taakomschrijvingen achterwege – we leven niet meer in 1998.

Wanneer je computer is aangesloten op de grote projector in de ruimte, wil je graag een professionele indruk achterlaten. Daar valt een intiem onderonsje met je geliefde zeker niet onder. Laura, een tatoeerder uit Pennsylvania nam deel aan een les in computertraining toen ze besloot even haar email te lezen.

“Toen ik halverwege een schunnig mailtje van mijn toenmalig vriendje was zei iemand tegen me: ‘Eh, daar kun je maar beter mee ophouden’”, schrijft ze. “Ik was vergeten dat ik het voorbeeldscherm gebruikte waarop iedereen mee kon kijken.”

Jennifer, een PR medewerkster in Californië, zegt dat ze een presentatie gaf gedurende een vergadering toen haar Outlook email op het scherm bleef verschijnen.

“Op dat moment ging ik uit met een man die me altijd ‘Babydoll’noemde”, vertelt ze. “Hij stuurde me een email met als onderwerp ‘Hoi Babydoll, afgelopen nacht was fantastisch ;-)’”

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: Tenzij het een absolute must is om online te gaan tijdens je presentatie, zorg dan gewoon dat je offline gaat, Babydoll.

De beschamende foto die online wordt geplaatst is zo’n bekend gegeven dat je er een complete website mee kunt vullen. Er zijn voorbeelden genoeg van foto’s waar mensen in compromitterende houdingen of situaties zijn vastgelegd.

Een mooi voorbeeld is (Google-oprichter) Sergey Brin in een zeer vrouwelijke pose. Waarschijnlijk vond Brin het nodig zijn vrouwelijke kanten te belichten in zijn studententijd.

Blogger Chris Pirillo is nog zo’n mooi voorbeeld. Hij is slechts tien vingers verwijderd van een aanklacht voor ongepast gedrag op deze foto die ergens in Alaska is gemaakt. We hebben vernomen dat hij uitzonderlijk grote handen heeft. Echt waar.

Tech blogger Robert Scoble laat Pirillo er als een jonge god uitzien op deze PR foto voor zijn eigen boek getiteld ‘Naked Conversations’. In plaats van zijn handen gebruikt Scoble een laptop. We vinden dat Robert een grotere computer nodig heeft. Een veel grotere computer.

Hoe kun je voorkomen dat jou dit overkomt: 1. Leer hoe je Photoshop gebruikt 2. Voor foto’s die genomen zijn gedurende je doldrieste studententijd voordat je nuchter werd en een echte baan vond: bedrijven zoals Reputation Defender speurt ze op en vernietigt ze voor je. Na betaling uiteraard.