Iemand legt een hand op je schouder en zegt: "We hebben een webinar gepland waarin we de belangrijke technologie die we hier ontwikkelen gaan presenteren. Jij weet daar alles van - dus hebben we besloten dat jij voor de camera mag gaan staan."
Jij mazzelaar.
Veel mensen gaan nog liever naar de tandarts of doen hun belastingaangifte dan dat ze in het openbaar moeten spreken. Er zij er zelfs bij die liever de belastingaangifte van hun tandarts doen dan dat ze voor een publiek moeten gaan staan. Misschien is die angst voor publieke vernedering er de oorzaak van dat bij zoveel professionele zakenmensen het zweet uitbreekt bij de gedachte dat ze een webinar moeten presenteren.
Aan de andere kant: een webinar is waarschijnlijk een goed idee, dat wil zeggen, voor je business. Dergelijke online presentaties zijn een ideale gelegenheid om een-op-een informatie uit te wisselen met klanten, ongeacht de grootte van het publiek. Met behulp van goed materiaal en de juiste presentatietechnieken kun je contact leggen met iedere individuele participant, in plaats van je voortdurend te richten op een grote anonieme groep vreemdelingen. Maar hoe doorbreek je die verlammende angst dat je jezelf volledig voor schut zal zetten?
Gebruik onze tips om jezelf gerust te stellen en je webinar vol zelfvertrouwen tegemoet te treden.
Een goed manier om geconcentreerd te blijven, is afleiding vermijden. Zorg dat je ruim van te voren alle details hebt afgehandeld, zodat je je tijdens het webinar alleen nog maar op de presentatie hoeft te richten.
Dat betekent dat je er bijvoorbeeld voor hebt gezorgd dat er inderdaad ook mensen komen.
Denk dus na over een goede planning waarmee je zo veel mogelijk mensen trekt. Zit je publiek in verschillende tijdszones, overweeg dan het webinar meerdere keren te houden. Vermijd maandagen en vrijdagen, want dat zijn de belangrijkste vergaderdagen - dat kost je deelnemers. De beste tijden liggen tussen 10:00 uur in de ochtend en 14:00 uur 's middags, want dat zijn de tijden voor en na de lunch dat je gasten achter hun bureau zitten. Stuur een week van te voren een herinnering rond, en nog een extra herinnering op de dag voor de presentatie.
Je eerste planningsfase zou een week of vier voor het webinar in moeten gaan: dit is niet het soort huiswerk waarmee je pas begint op de avond voordat je het moet inleveren. Dat zou je nervositeit alleen maar erger maken. In de vroege planningsfase is je eerste aandachtspunt dat je een aansprekend onderwerp moet uitzoeken, dat je moet besluiten wie je medepresentatoren zullen zijn en dat je hen en je doelgroep leert kennen, en dat je (of in elk geval je marketing-team) met de promotie en werving moet beginnen.
Het ontwikkelen van een interessant, aantrekkelijk en leerzaam programma is waarschijnlijk de belangrijkste succesfactor voor je webinar. Als je saai materiaal hebt, of als het niets nieuws brengt, dan raak je je gasten waarschijnlijk kwijt - en daarmee de handel die eruit moest voortvloeien.
Nodig een expert uit, of misschien een klant of een partner die een praktijkvoorbeeld kan presenteren, of waarmee je tijdens je webinar een interview kunt houden. Aansprekende namen trekken de aandacht en zijn goed voor de deelname. Een bekende expert met een klinkende naam, waarvan bekend is dat hij een degelijk verhaal heeft over jouw onderwerp, kan je bezoek doen verdubbelen of zelfs verdriedubbelen.
We geven een paar voorbeelden van webinars die goed gescoord hebben vanwege hun boeiende (en goed getimede) inhoud:
• Een marketing consulting groep bood een webinar aan waarin tips werden gegeven voor het maximaliseren van verkopen tijdens de feestdagen, in een tijd dat de verkopen tijdens de feestdagen nog van levensbelang waren voor veel retailers. Meer dan 90 procent van de mensen die zich inschreven kwam ook werkelijk opdagen, terwijl je gewoonlijk al blij mag zijn met de helft daarvan.
• Een programma dat in januari draaide ging over het kwalificeren en binnenhalen van leads om het succes van het salesteam te vergroten. Het webinar overtrof alle verwachtingen in bezoekersaantallen. Inhoudelijk draaide het om praktische handleidingen en bruikbare nieuwe ideeën. Bovendien zat er een bekende auteur in.
De meest gemaakte fout is een webinar waarin vooral het eigen product wordt gepromoot. We hebben tegenwoordig videorecorders - niemand hoeft nog naar commercials te kijken, dus verwacht niet dat ze dat bij jou wel komen doen.
Bereid de vragen voor die tijdens het registratieproces voor het webinar worden gesteld. Door de juiste vragen te stellen, kun je een stuk wijzer worden over je publiek, zodat je je presentatie nog kunt toesnijden op de behoeften en de opleiding en/of kwalificaties van je publiek. Als je iets niet wilt, is het wel tijd verliezen aan een introductie die voor 90 procent van je publiek uit open deuren bestaat.
Op dezelfde manier is het ook verstandig een aantal vragen voor te bereiden die je een het einde van het webinar voorlegt aan de bezoekers. Stel ze vragen die ze verder kwalificeren als mogelijke klanten, maar ook om te horen hoe tevreden ze waren met wat je hebt gepresenteerd, en om te achterhalen of er überhaupt nog om je grappen werd gelachen.
Ten slotte is het nog belangrijk een vraag-en-antwoord-sessie voor te bereiden om deelname van je bezoekers te stimuleren. Een vraag-en-antwoord-sessie is natuurlijk nooit zonder risico tijdens een live-presentatie. Er kunnen vragen komen die je niet wilt beantwoorden, of erger nog: een vragensteller kan zich ontpoppen tot een onruststoker. Je kunt dit soort situaties deels voorkomen met een goede voorbereiding.
• Schrijf van te voren de vragen op die je verwacht te krijgen, samen met een geschikt antwoord. Houd die notities bij de hand zodat je ze eventueel tijdens het webinar zou kunnen raadplegen.
• Concentreer je op de vragen die je hoopt niet te krijgen. Zie het als een soort verzekering: het is verstandig je tegen sommige zaken in te dekken, ook al hoop je het nooit nodig te hebben.
• Geef op kritische vragen een positief antwoord, zonder je geloofwaardigheid te verliezen. En ga vervolgens door - blijf niet stilstaan bij het negatieve. Onthoud ook dat je, in het ergste geval, echt vervelende bezoekers altijd nog kunt blokkeren.
Oefening maakt het verschil. Webinars zijn niet moeilijk, maat het is wel anders dan een vergadering voorzitten of een conference call leiden. Een webinar is een evenement. De bezoekers hebben hogere verwachtingen dan deelnemers aan de veel minder formele geïmproviseerde bijeenkomsten van kleine groepen mensen.
Oefen je presentatie een paar keer achter elkaar, vooral als je het nooit eerder hebt gedaan. Ja, pak er vooral een spiegel bij. Dat voelt dom. Doe het toch. Door te oefenen raak je zo bekend met het materiaal dat je, mocht je midden in je presentatie een black-out krijgen, je altijd nog een stukje verder kan op de automatische piloot, zodat je hersenen de kans krijgen te re-booten.
Het zorgt er ook voor dat je een houding ontwikkelt, naast je technische kennis. Zo ontdek je bijvoorbeeld dat je, als je zenuwachtig bent, met je haar gaat spelen. Als je dat eenmaal weet, kun je je haar in een staart doen, zodat je de bezoekers niet helemaal gek maakt. Hun aandacht moet uitgaan naar je briljante technische presentatie, en niet naar een haarlokje en de vraag of die er nog af gaat vallen vandaag.
Oefening geeft je ook de kans je materiaal bij te slijpen en eventuele problemen te ondervangen met de webcast-toepassing die je gebruikt. Niet dat technologie nou nog steeds op het meest ongelukkige moment de geest geeft, maar je wilt ook niet dat mensen moeten toezien hoe je nog aan volumeknopjes zit te draaien en het beeld gaat bijstellen. En al helemaal niet dat je gedachteloos op een onbekend knopje drukt en je publiek plots het scherm zwart ziet worden. Dus zorg ook dat je je huiswerk hebt gedaan met betrekking tot de software die je gebruikt. Probeer bijvoorbeeld te achterhalen of de webinar-toepassing die je gaat gebruiken van je bezoekers vereist dat ze bepaalde extra software downloaden. Probeer je voor te stellen hoe het zal zijn als je dat niet doet en je er achter komt dat er 20.000 euro is neergelegd voor een webinar die de helft van de aanwezigheden niet kon volgen omdat hun bedrijfs-firewall de softwaredownload blokkeert.
Natuurlijk ben je nerveus, maar je kunt je daar op zijn minst op voorbereiden. Volg deze checklist:
• Draag kleren in neutrale of zachte kleuren, of met een zacht patroon: pastelkleuren zijn nu eenmaal minder vermoeiend voor het oog. Bovendien kunnen felle kleuren "ghosten", waardoor het net lijkt alsof je shirt je achtervolgt als je je beweegt. Vermijd vooral rood: dat heeft de neiging te "vloeien", waardoor de randen een beetje wollig worden. Ook wit is niet zo handig: dat maakt het de cameraman lastig een goed kleurcontrast te krijgen (datzelfde probleem heb je met vakantiefoto's in de sneeuw of op het strand).
• Een overhemd of stropdas met dunne verticale strepen zorgt bij de minste beweging voor een soort golfpatroon dat vreselijk afleidt.
• Praat tijdens je presentatie tegen de camera. Niet rondkijken naar andere aanwezigen in de opnameruimte.
• Als je vragen stelt of een interview doet, richt je dan tot je gesprekspartner, niet naar de camera.
• Zet jezelf tijdens het webinar vast op je plaats. Probeer niet te veel te bewegen, voortdurend je gewicht te verplaatsen of met je voeten te schuifelen. Als je achter een bureau zit, ga dan niet met een pen zitten spelen. En als je staat, speel dan niet met de autosleutels in je broekzak.
Zorg dat je op een rustige plek zit. Als je geen aparte microfoon gebruikt, neem dan liever de hoorn dan de handsfree-functie van je telefoon: de microfoon in de hoorn is meestal van prima kwaliteit en voorkomt dat er achtergrondgeluiden meeklinken. Handsfree-functies zorgen er vaak voor dat stemmen zacht en ingeblikt klinken, alsof je in een emmer spreekt. Het is al lastig genoeg de aandacht vast te houden van een hele groep mensen die liever met hun BlackBerry zitten te spelen, dus maak het niet erger door onverstaanbaar te zijn. Of doordat je dom klinkt.
En vergeet vooral niet je eigen mobiel, PDA, email, IM en andere mogelijke afleiders uit te schakelen. Het is moeilijk, maar doe het toch maar.
Zorg dat je vroeg online bent. Controleer of alle links en presentaties werken. Denk nooit dat je het allemaal wel weet en dat het wel goed zit - niets slaat je zo uit het lood als er pas na vijf minuten achter komen dat helemaal niemand je kan horen. Zorg dat er een welkomstscherm te zien is waarop staat dat het webinar bijna gaat beginnen.
Begin de bijeenkomst met wat korte huishoudelijke mededelingen, zoals hoe de chat-functie gebruikt moet worden en wanneer er tijd is voor vragen. Vraag gastsprekers zichzelf voor te stellen. En ten slotte: ontspan. Laat het gaan en geniet ervan! Dat is niet zomaar goedkoop advies: je bezoekers pikken je gemoedstoestand op, en als je er zelf van weet te genieten, zullen ook zij beter hun aandacht er beter bij houden.
Houd vooral een evaluatie-onderzoek om feedback van de deelnemers te verzamelen. Gewoonlijk zijn ze heel eerlijk, hoewel je daarvoor vaak niet eens hoeft te wachten tot het einde van het webinar. Mensen zijn niet zo verlegen op het web. Bereid je er op voor dat je tijdens de presentatie zelf al commentaar gaat krijgen op je webinar. Via de chat zie je vanzelf voorbij komen of ze je arrogant vinden overkomen of dat je juist een goed punt maakt. Een andere vorm van directe feedback is dat je publiek vanzelf stopt met kijken als je er een potje van maakt.
Zorg voor opnamen. Zet het webinar op je website zodat hij ook achteraf nog bekeken kan worden, en ga na hoe vaak dat gebeurt. Een populaire webinar is gewoonlijk een goede webinar geweest. Bouw een archief op van webinars, zodat je die aan (potentiële) klanten kunt laten zien als ze eens tijd hebben. Webinars en de bijbehorende vraag-en-antwoord-sessies zijn vaak ook heel handig voor het trainen van nieuwe medewerkers.
Stuur een vervolgmail aan iedereen die zich had ingeschreven. Stuur de deelnemers een samenvatting van de vraag-en-antwoord-sessie, eventuele aanvullende informatie en een link naar de online versie van je webinar. Het minste wat je kunt doen is een simpel mailtje waarin je ze bedankt voor hun deelname.
Denise Persson is Chief Marketing Officer bij ON24, een solutions provider voor webinars en virtual events. Een van haar kerntaken is het bestrijden van presentatie-angst bij klanten.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview