E-mail blijkt toch te ingewikkeld

door

e-mail, envelop, brief

door

Column - Ondanks dat verondersteld mag worden dat iedere professional weet hoe hij of zij met e-mail om dient te gaan, gebeurt het nog steeds dat om de haverklap de knop 'Allen beantwoorden' wordt aangeklikt. Nu niet direct gaan huilen, er zijn oplossingen voorhanden!

Iedereen kent het wel, je bent hard aan het werk, tikt aan een belangrijk stuk en plots krijg je een mailtje dat aan het gehele bedrijf gericht is. Tot zover nog niets aan de hand, totdat iemand het nodig vindt om via de knop ‘Allen beantwoorden’ een reactie terug te sturen, waarop zowel positief (mensen gaan verder in de discussie mee) als negatief (mensen willen er niets van weten) wordt gereageerd. Ondertussen ben jij weer een stukje minder productief geweest, aangezien je flink werd afgeleid. Het voorbeeld van de collega die een persoonlijk antwoord dacht te versturen, maar in plaats daarvan de gehele afdeling van zijn flirt of irritatie op de hoogte stelt, zal ook velen bekend in de oren klinken.

Anderzijds komt het ook vaak voor dat de BCC-functie door lang niet iedereen begrepen wordt, waardoor complete e-maillijsten op straat komen te liggen en geadresseerden ongevraagd van elkaar te weten komen dat ze kennelijk op diezelfde lijst stonden. Je kunt hier slim op anticiperen en je eigen netwerk mee uitbreiden, maar kwaadwillenden (denk aan hackers) zullen hetzelfde doen, met alle (spam/phishing)gevolgen van dien.

Microsoft hackt eigen software

Om problemen als deze te voorkomen, werken veel bedrijven met een e-mail etiquette waarin de basisregels voor het sturen en beantwoorden van e-mail beschreven staan. Toch is dit vaak kennelijk niet voldoende, aangezien professionals dezelfde fouten blijven begaan. Om dit probleem voor eens en voor altijd aan te pakken heeft Microsoft nu een speciale add-in uitgebracht voor Outlook waarbij de ‘Allen beantwoorden’-functionaliteit binnen het e-mailprogramma permanent wordt uitgeschakeld. Commerciële leverancier Sperry Software biedt al langer een add-in om jezelf tegen de nadelige gevolgen van verkeerd reply-all en BCC-gebruik te beschermen. Dit lijkt handig, maar heb je zoiets nu echt nodig?

VoloMetrix, een start-up uit Seattle, heeft becijferd dat vijf procent van alle binnenkomende zakelijke e-mail bestaat uit reply-all berichten. “Dat lijkt een klein cijfer, maar verdeel je deze statistiek over een bedrijf met 10.000 medewerkers dan gaat het al snel om miljoenen dollars per jaar”, zegt VoloMetrix oprichter Ryan Fuller, die het fenomeen dodelijk voor de productiviteit noemt. Hoewel Fuller het misschien overdrijft, valt niet te ontkennen dat reply-all meer kwaad dan goed doet.

'Weg met die knop!'

De bekende marktvorser Nielsen is zich al langer van het probleem bewust en heeft de beruchte knop in zijn mailprogrammatuur voor 35.000 medewerkers grijs gemaakt, waardoor het niet langer aan te klikken is, zonder daarvoor eerst een aantal acties te moeten ondernemen die je mogelijkerwijs intussen doen besluiten een andere beslissing te nemen.

Eigenlijk is wat Nielsen al sinds 2009 doet, en wat Microsoft nu gaat aanbieden, onontkoombaar. Uiteraard hoop je dat je gebruikers zelf slim genoeg zijn om verstandig met e-mail om te gaan, maar hiervoor geldt hetzelfde als voor security; je kunt trainen en opleiden tot je een ons weegt, maar als het kennelijk te eenvoudig is fouten te begaan, zul je zelf maatregelen moeten treffen.

Een van die maatregelen kan dus zijn het toevoegen van een plug-in aan Outlook om ‘Allen antwoorden’ te voorkomen of je eigen mailsoftware zo aanpassen dat reply-all niet langer mogelijk is. Op het forum van Slashdot.org wordt daarnaast het gebruik van mailinglijsten aangeraden, maar wees gewaarschuwd: ook deze vorm van e-mailadressering kent zijn nukken, bijvoorbeeld dat aan het beheer ervan moet worden gedacht.

Alternatieven

Andere oplossingen kunnen zijn het aanmoedigen van het gebruik van instant messaging en een intern sociaal netwerk (denk aan Yammer) voor berichten die leuk of interessant zijn om mede te delen, maar waarvan niet iedereen per se hoeft kennis te nemen. Voor berichten die niet in een IM-bericht passen of ook naar buiten moeten worden gecommuniceerd, werken deze oplossingen echter niet altijd.

Misschien moeten we daarom terug naar de basis, naar het gegeven dat een betere wereld altijd bij jezelf begint. Neem de tijd om, voor je een bericht stuurt, te kijken naar wie je ‘m stuurt en zet indien het je irriteert de pop-ups en notificaties voor nieuwe e-mail uit. Spreek in plaats daarvan af dat mensen die je iets belangrijks te melden zouden kunnen hebben, je via een ander kanaal (denk ook aan SMS/Whatsapp) bereiken. Uiteindelijk moet iemand het goede voorbeeld geven.

Lees meer over:

Microsoft, outlook, e-mail

eerst ▾ Reacties

De reacties worden ingeladen...

Insider naam

 
{$quantity}%

Mijn insider overzicht Uitloggen

Briefcase({$quantity}) Mijn Downloads({$quantity})

Word insider

  • Exclusieve content
  • Achtergrond verhalen
  • Praktische tips
promotionele afbeeldingen promotionele afbeeldingen

Topbedrijven met ICT vacatures

IT Innovation Day 2014
 
dagen
:
 
uren
:
 
min.
:
 
sec.

Whitepapers

Computerworld nieuwsbrief

Ontvang tweemaal per week een overzicht van de laatste achtergrondartikelen in uw mailbox.