Meer IT-tips voor de hand op de knip

Dankzij de huidige economische problemen moeten veel bedrijven de hand op de knip houden of zelfs bezuinigen. Analisten van onderzoeksbureau Gartner doen aanbevelingen waarmee IT-managers kunnen snoeien in hun uitgaven.

De eerste twee Gartner-tips hebben te maken met de organisatie. Omdat 37 procent van het gemiddelde IT-budget opgaat aan personeelskosten, kan daar flink worden bespaard. Behalve een vacaturestop en het terugschroeven van het aantal bonussen adviseert Gartner bedrijven met kantoren in afgelegen gebieden om werknemers terug naar huis te halen. Ook zou de organisatie vlakker moeten worden door IT-managers verantwoordelijk te stellen voor grotere groepen medewerkers.

Diensten zoals helpdesks zouden volgens Gartner moeten worden gedeeld door de gehele organisatie, terwijl ook kosten voor zaken als printers en energie voor datacenters niet uit het oog moeten worden verloren. Door facturen te controleren kan verder worden vastgesteld of leveranciers zich nog wel aan de oorspronkelijke contracten houden.

Bij de onderhandeling over contracten zouden IT-managers vaker de hakken in het zand moeten zetten en niet bang moeten zijn van leverancier te wisselen, meent Gartner. Verder kan ongebruikte software de deur uit en moeten mobieltjes voor medewerkers centraal worden ingekocht. Apparatuur voor bijvoorbeeld videovergaderen kan wellicht goedkoper worden aangeschaft dan steeds opnieuw te worden gehuurd.

Opvallend is dat ook Gartner aanbeveelt het overstappen naar Microsofts besturingssysteem Vista uit te stellen, zolang de hardware dat uithoudt. Ook op de bestaande software kan nog worden bespaard. Bijvoorbeeld door ongebruikte softwarelicenties te verzamelen en opnieuw uit te delen als een nieuwe medewerker daar om vraagt. Ten slotte adviseert Gartner het inzetten van IP-telefonie en virtualisatie en consolidatie van servers.

Een andere tip is open source en andere gratis software te gebruiken. Denk daarbij vooral aan de kantoorpakketten van OpenOffice.org en Google Docs als alternatief voor Microsofts Office-pakket. In plaats van Adobes Acrobat Professional zouden sommige bedrijven het gratis programmaatje CutePDF kunnen gebruiken.

Dankzij wikitools zoals het goedkope PBWiki is telewerken eenvoudiger geworden, maar ook via Google Docs kan op afstand worden gewerkt. Vergaderen kan voortaan via gratis video-software zoals Skype, waarbij verder alleen een webcam, pc en internetverbinding nodig zijn. WebEx van Cisco en GoToMeeting zijn professionelere videovergader-oplossingen, maar je kunt natuurlijk ook een bijeenkomst beleggen of kantoorruimte huren in een virtuele wereld als Second Life.

In plaats van gloednieuwe pc's aan te schaffen zouden bedrijven flink kunnen besparen door nauwelijks gebruikte systemen te kopen. Deze zijn zo'n 35 procent goedkoper. Koopjesjacht is onder meer mogelijk in de Dell Outlet-winkel of de tweedehands-afdeling van de Apple-winkel. Besparingen op printkosten zijn mogelijk door bijvoorbeeld dubbelzijdig te printen of oud papier te gebruiken.

Om hoge kosten van headhunters of uitzendbureaus te besparen kunnen bedrijven wat meer energie steken in eigen werving via bijvoorbeeld Monsterboard of netwerksites als LinkedIn. En ten slotte loont het de moeite eens naar virtualisatiesoftware te kijken. Ook hiervoor zijn open source-alternatieven beschikbaar, zoals FreeVPS, maar dan is er geen officiële ondersteuning.