Business Process Management draait om het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het is een veelomvattende managementbenadering, die streeft naar effectiviteit en efficiency van de organisatie in combinatie met innovatie en flexibiliteit.

BPM analyseert de processen in de organisatie in plaats van de functies. Sinds de industriële revolutie legden bedrijven de nadruk op een functionele ordening van departementen, afdelingen en bureaus. Elk onderdeel had zijn eigen taak en als die afgerond was, schoof de dienst of het product door naar een volgende afdeling.

Begin jaren negentig begon een groeiende groep bedrijven de nadruk te leggen op het proces: welke route legt een klantenorder af door het bedrijf? Kan die route effectiever en efficiënter? Met als centrale doel een tevredener klant, door een hogere kwaliteit, snellere levering en/of betere prijs. Waarbij het niet draait om het beheren van verschillende afdelingsdoelstellingen, maar juist om de afstelling ervan. Centraal staat het besturen van het bedrijfsproces: Business Process Management.

BPM brengt bedrijfsprocessen in kaart, maakt ze transparant en borgt de kennis van deze processen. Het doel: door processen meetbaar, inzichtelijk en verbeterbaar te maken, kan een bedrijf de eigen prestaties verbeteren en is het beter in staat tot innoveren.

IT neemt een belangrijke, ondersteunende plek in bij Business Process Management. Het dient ter ontsluiting van informatie (zodat niet elke afdeling zijn eigen administratie heeft) en biedt Workflow Management Systemen: een blauwdruk van de logistiek in een bedrijfsproces, die zorgt dat het werk telkens op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt.

Vaak wordt BPM-software gepresenteerd alsof de techniek zelf het Business Process Management ís. Dat is natuurlijk niet zo: de IT zorgt voor de ondersteuning. Waarbij de software wat betreft functionaliteit overlap kan hebben met ERP-software: ook die is gericht op het ontsluiten van centrale databases en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Maar BPM-software is altijd gekoppeld aan de business en het management. Vandaar dat BPM soms de brug tussen IT en business word genoemd.

BPM staat meer voor een visie op de organisatie en voor een cultuur in houding en gedrag dan voor een stuk techniek. Bovendien bereikt BPM ook de processen en mensen die met ERP-systemen niet worden bereikt. BPM integreert de verzameling, opslag en juiste lokalisering van informatie – een kritische toepassing in veel hedendaagse bedrijven. BPM zorgt ook voor het voldoen aan wet- en regelgevig en voor directe toegang tot informatie voor klanten en leveranciers, bijvoorbeeld bij internetbestellingen.

BPM is veelomvattend. Toch behandelen veel bedrijven BPM als een deelgebied: één proces wordt onder de loep genomen en geoptimaliseerd met behulp van een aantal automatiseringsoplossingen en voilà, het BPM-proces lijkt (ten onrechte) voltooid.

Die onjuiste houding ten opzichte van BPM zorgt ook voor een onduidelijke markt van BPM. Forrester probeerde licht in het duister te brengen door een driedeling aan te brengen in het aanbod van BPM-partijen. Daarbij zijn er de integratiegeoriënteerde leveranciers, zoals IBM, Oracle, Software AG en Sun. Daarnaast zijn er de mensgerichte leveranciers, afkomstig uit de workflow-hoek, waaronder Appian, Lombardi en Savvion. Tenslotte zijn er de documentgeoriënteerde leveranciers, komende vanuit de markt van contentmanagementsystemen en documentbeheersoftware. Daaronder vallen Adobe, Cardiff, EMC en IBM. Vooral de laatste groep van documentmanagement staat nog duidelijk los van de andere twee invalshoeken.

Volgens hetzelfde Forrester-onderzoeksrapport groeit de BPM-markt van 1,6 miljard dollar in 2006 naar 6,3 miljard in 2011. Een forse groei, die vooral te danken is aan de successen die in de laatste jaren geboekt worden onder de noemer BPM. Business Process Management brengt organisatiestrategen samen met technologen en biedt hen middelen en strategieen om gedeelde doelen te bereiken. In de toekomst zal het gebruik van BPM producten dan ook nog verder toenemen, zeker wanneer de producten geavanceerder worden en er meer succesverhalen over bekend worden.

Aanvullingen, vragen of verbeteringen? Mail het de redactie!

Reageer