Het is verbazingwekkend hoeveel onbegrip er heerst over de betekenis van wat in het Nederlands ook wel een ‘bedrijfsplan’ of een ‘zakelijke rechtvaardiging’ wordt genoemd. Deel 7 van deze serie: de controle.
Als je er twee jaar na de start van een project achterkomt dat de waardepropositie compleet verdwenen is en dat het netto resultaat negatief uitpakt wanneer (àls) het project eindelijk over de finish strompelt, dan is er slecht gemanaged!
Voor grotere en langduriger projecten en programma’s moet je laten zien hoe de vorderingen en de status van het project worden bijgehouden, en hoe de waarde beschermd en uiteindelijk geleverd wordt.
Daarbij draait het om de volgende vragen:
   •    Aan wie rapporteer je en wanneer? (Hopelijk is er een gestandaardiseerd waarde-gebaseerd rapporteringsproces voor alle niveaus tot de board aan toe.)
   •    Hoe vaak worden er diepgaande gezondheidschecks uitgevoerd? En wie krijgt de resultaten te zien?
   •    Hoe worden afwijkingen in de risicoprofielen, de risico’s en kritische succesfactoren gerapporteerd?
   •    Hoe wordt de financiële haalbaarheid van het project gecontroleerd en gerapporteerd?
   •    Is het projectteam getraind in, bijvoorbeeld, controle op bekende faalfactoren, en hoe worden die gerapporteerd?
Controle draait niet alleen om het tijdschema en de kosten; iemand zal ook de scope, de waarde, de risico’s, de haalbaarheid en vele andere factoren in de gaten moeten houden. Het doel van deze sectie is dat je het senior management ervan overtuigt dat dit project niet onverwacht kan ontsporen, en dat àls het ontspoort, zij er tijdig van op de hoogte worden gebracht en weten wat eraan gedaan wordt.
In dit gedeelte van het plan leg je daarom het volgende vast:
   •    De controlemechanismen waarmee je garandeert dat het project met succes zal worden opgeleverd.
   •    De maatregelen waarmee eventuele problemen in een vroeg stadium worden opgespoord, erkend en aangepakt.
   •    De manier waarop dit alles inzichtelijk wordt gemaakt voor de mensen die ervan op de hoogte moeten blijven.
Lees ook:
Hoe schrijf je een Business Case #1 (de inleiding)
Hoe schrijf je een Business Case #2 (de rechtvaardiging)
Hoe schrijf je een Business Case #3 (de waardepositionering)
Hoe schrijf je een Business Case #4 (de middelen)
Hoe schrijf je een Business Case #5 (de haalbaarheid)
Hoe schrijf je een Business Case #6 (de verantwoordelijken)
Hebt u zelf bijdragen aan of een mening over dit onderwerp, laat het ons dan weten. We verwerken uw bijdragen met plezier bij deze serie.

Reageer