4 Problemen met oude ERP-systemen

Het woord ‘erven’ staat voor iets van waarde dat wordt overgedragen van de ene naar de andere generatie. Geld doet het altijd goed, maar ook kunst en antiek zijn geliefde erfenissen. Voor IT-managers betekent erven iets geheel anders. Meestal gaat het bij IT-erfenissen om enterprise software die voor het bedrijf een waarde vertegenwoordigd. Nadeel van een dergelijke erfenis is dat een manager er ook een flinke tas gedateerde en technologische bagage bij krijgt.
Uit een recente studie van Forrester Research blijkt dat de meeste CIO’s ERP-systemen van hun voorgangers hebben geërfd waar zij weinig tot geen ervaring mee hebben. Sterker nog, volgens Forrester drijven dergelijke erfenissen van een voorganger bedrijven en ERP-systemen uiteen.
“Als de jaren verstrijken, gaan de leden van het originele implementatieteam uit elkaar, gaan ze met pensioen of komen ze te overlijden. Beproefde scenario’s en ‘best practices’ gaan tot het verleden behoren, net als die sepia getinte foto’s van jaren geleden,” schrijft Forrester-onderzoeker George Lawrie. “Net zoals vroeger continenten uiteen werden gedreven op een zee van magma, zo drijven ook ERP-instanties en de bedrijven waarvoor ze zijn opgezet na verloop van tijd uit elkaar. Of ze botsen met elkaar, wat de nodige aardbevingen oplevert.” Vervolgens mag de nieuwe CIO de scherven opruimen.
Daarnaast constateert Forrester dat, naast de stijging van 6,9 procent per jaar aan ERP-uitgaven, ook de ontevredenheid van eindgebruikers met deze enterprise programmatuur is toegenomen, met dezelfde cijfers. In andere woorden: ERP is momenteel een lose-lose situatie. Reden genoeg voor de onderzoeker om na te gaan tegen welke problemen eindgebruikers, softwareleveranciers, consultants en integratiepersoneel oplopen. De vier belangrijkste oorzaken van hun problemen zette Lawrie op een rij.
1. ERP evolueert niet mee
Het groostte probleem is volgens Lawrie dat “de business zich sneller ontwikkelt dan dat gebruikers hun ERP-systemen kunnen aanpassen op de nieuwste technologieën en praktijken.”
2. Meerdere ERP-applicaties en leveranciers
De professionals die voor het onderzoek werden ondervraagd beschrijven een gebrek aan standaarden: SAP of Oracle op het hoofdkwartier of bij de grootste dochterondernemingen, en applicaties van leveranciers als Infor en QAD bij de kleinere organisatie-onderdelen. “Dat is logisch als de behoefte sterk varieert, maar het zet ook veel druk op IT-ondersteuning en de kans is groot dat je met overlappende dubbele oplossingen komt te zitten.”
3. Slecht beheer
Nog geen 5 procent van de bedrijven die ERP implementeren maken een uitgebreide business case voor de ERP-implementatie en checken grondig of zij de prestaties halen waarop zij hebben ingezet, schrijft Lawrie. Vooral in het MKB wordt ERP eerder als een IT-project dan als business-project gezien, schrijft Lawrie. Als gevolg daarvan moeten ze uiteindelijk vaak toch weer teruggrijpen op informele spreadsheets of handmatige handelingen om de functionaliteit van het ERP-systeem aan te vullen.
4. Voortdurende aanpassingen, problematische upgrades
Doordat bedrijven ingrijpende aanpassingen (laten) maken in de basis van hun ERP-systeem, wordt het volgens Lawrie steeds moeilijker om naar de laatste versie van het pakket te upgraden. “Het grootste probleem is dat binnen één groep experts zelden de kennis is te vinden van zowel de reden achter alle aanpassingen als de ware mogelijkheden van eventuele nieuwe versies.”
De moraal van het verhaal is dat het IT-management er goed aan doet altijd zorgvuldig te documenteren waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, en op basis waarvan bepaalde conclusies zijn getrokken. Dat maakt het voor eventuele opvolgers zo veel eenvoudiger te besluiten of het de moeite waard is door te gaan met de huidge opzet, of te kiezen voor een schone lei.