In verantwoordelijke functies krijg je het tegenwoordig zomaar in je schoenen geschoven: ‘Leid jij die videoconferentie morgen?’ Maar wat moet je doen om ervoor te zorgen dat zoiets soepeltjes verloopt? Hoe is het anders dan een gewone vergadering, of een conference call? Coach Peter Handal geeft puntsgewijs aan wat je in zo’n situatie altijd, soms en nooit moet doen.
Bereid je voor. Het klinkt als een enorme open deur, maar je moet nooit voor een camera gaan staan als je je huiswerk niet gedaan hebt. In tegenstelling tot conference calls via de telefoon kunnen deelnemers aan een videoconferentie zich niet verschuilen door op de ‘mute’-knop te drukken en alleen even op de discussie in te prikken als dat noodzakelijk is. Daar komt nog bij dat mensen zich in videoconferenties veel minder op hun gemak voelen, en zich veel meer bewust zijn van hun gedrag, dan tijdens normale ontmoetingen.
Het is bovendien wel zo netjes als iedereen die plaatsneemt aan de virtuele tafel er professioneel uitziet, alert is en zich heeft voorbereid met behulp van aantekeningen en mogelijke gespreksonderwerpen.
Soms is het handig als je een collega bij de hand houdt die buiten beeld aantekeningen kan maken. Omdat de deelnemers aan een videoconferentie zo zichtbaar zijn, is het veel lastiger voor ze om zich op het gesprek te concentreren dan tijdens bijvoorbeeld telefoongesprekken, waarin veel deelnemers gewoonlijk aan het multitasken zijn.
Als er geen opnamen worden gemaakt van de videoconferentie, is het daarom vaak handig als een collega kan zorgen dat er een degelijk verslag van de bijeenkomst komt.
Vertrouw nooit op een videoconferentie voor die belangrijke bijeenkomsten die je eigenlijk alleen via persoonlijk contact en interactie tot een goed einde kunt brengen. Videoconferencing is een enorme technische stap voorwaarts en het is een geweldig praktische tool om in contact te blijven met klanten en collega’s aan de andere kant van de oceaan. Maar het onvermijdelijke gebrek aan oogcontact en de soms verwarrende non-verbale communicatie kan een gesprek helemaal de verkeerde kant op sturen en er voor zorgen dat zelfs de meest briljante ideeën absoluut niet overkomen.
Wat je ten slotte nooit moet doen is een videoconferentie opzetten als je niet eerst de apparatuur hebt gecontroleerd en getest, want zoals we allemaal weten geldt de Wet van Murphy dubbel in de IT. Het is heel frustrerend, maar ook heel onprofessioneel, als een geplande conferentie moet worden uitgesteld wegens onvoorziene technische problemen.

Reageer