Amsterdam RAI is vorig jaar begonnen een deel van zijn systemen te vervangen door Sharepoint om meer standaardisatie in zijn webomgeving te brengen. Het project was in handen van Rob Schouten, Manager ICT RAI, Kristian Hustinx, projectmanager Sharepoint bij RAI, en Danny Burlage, technisch directeur van Wortell, dat de implementatie verzorgde.
Kristian Hustinx: “We hadden een landschap met allemaal verschillende webapplicaties die aan elkaar geknoopt waren en allemaal verschillende bouwers kenden. Ook draaide er veel maatwerk dat we zelf hadden gebouwd.” Na een strategische ICT-audit kreeg Amsterdam RAI het advies meer vanuit architectuur te denken en kritisch te kijken naar het vele maatwerk. De wens ontstond om tot twee standaardoplossingen te komen, één voor het administratieve domein en één voor het webdomein. Hustinx: “We hebben onderzocht wat we in huis hadden en hoe dat werd ondersteund. Vervolgens hebben we bekeken welke systemen in de markt aansloten op onze wens om er zoveel mogelijk in te stoppen. Op deze wens sloot Sharepoint het beste aan.”
Omdat Sharepoint wel een cms in zich heeft, maar geen dedicated content management systeem is, werd hier en daar wat verlies van functionaliteit geconstateerd. Rob Schouten: “We hebben de afweging gemaakt om met een geïntegreerd systeem te werken, en vanuit onze wens om meer te standaardiseren vonden we Sharepoint in ons geval prima functioneren.”
Het project zou een budget nodig hebben van een half miljoen euro, omdat ook de initiële aanschaf van hardware en licenties nog moest plaatsvinden. Toen het platform neergezet was en het eerste project erop draaide, was er iets meer dan vier ton uitgegeven. “We hebben van tevoren besloten dat vervanging volgens een groeimodel zou plaatsvinden,” zegt Schouten. “Bij de board heb ik aangegeven dat er voor de extra zaken na de opzet van het platform extra budget nodig zou zijn.” Op dit moment zijn zo’n tien van de veertig beurzensites overgezet naar Sharepoint. De rest moet in ieder geval voor het einde van dit jaar overgaan. Dan zijn alleen de vijf websites van internationale titels nog niet over. “Die zijn in een ander systeem gebouwd dan de rest van de beurssites,” legt Hustinx uit. “Er zit functionaliteit in die herbouwd moet worden en dat kost in verhouding zoveel tijd dat we het uit het project hebben getrokken. Bovendien moet daar eerst budget voor gecreëerd worden. Dit vervolgtraject wordt afgerond in 2010.”
Het voordeel van Sharepoint zit in de kennis die zowel in de markt als in Amsterdam RAI aanwezig is, vindt Schouten. “Voorheen hadden we één persoon die alles wist van de beurzensites, maar als die met vakantie was, dan werd het lastig. Met Sharepoint is de kennis beter verdeeld.” In de late zomer van 2007 startte Amsterdam RAI met een pilotproject dat werd uitgevoerd door een bestaande leverancier. Er werd niet alleen naar de technologische haalbaarheid gekeken, maar ook naar de gebruikersorganisatie. “Dat viel allemaal positief uit, dus toen hebben we een RFP (request for proposal – een offerte-aanvraag, red.) uitgezet. Daaruit kwam Wortell als implementatiepartner naar voren,” zegt Hustinx. In maart 2008 werd het project gestart. “We zijn het functioneel ontwerp gaan schrijven,” zegt Danny Burlage, die als functioneel architect bij het project betrokken was. “Vervolgens het technisch ontwerp en daarna zijn we de realisatiefase in gegaan.” Rond november vorig jaar kon Hustinx het projectboek sluiten. Het platform Sharepoint stond, daarbovenop waren twee sites gerealiseerd. Vervolgens werd gestart met het migreren van de overige beurzensites.

Reageer