Laat het niet langer over de kosten gaan

CEO's, CFO's en andere bestuurders willen weten of de investeringen die gedaan worden een gezonde return-on-investment (ROI) opleveren. Wanneer ze die koppeling tussen uitgaven en output niet kunnen maken, zullen de discussies sneller gaan over kostenbeheersing en kostenreductie. Met andere woorden, wat zij zeggen is niet dat IT teveel kost, maar dat ze niet de toegevoegde waarde en voordelen zien van de gedane investeringen.

Natuurlijk kennen wij IT'ers de echte toevoegde waarde en voordelen van iedere euro die naar IT gaat. Wat we moeten doen, is de discussie zo draaien dat we gaan praten over toegevoegde waarde in plaats van kosten. Wat denk je dat productdevelopment teams doen wanneer de vraag over kosten bij hen op tafel komt te liggen? Ze noemen dan alle producten die ze gecreëerd hebben en noemen de omzet en winst die ze gegeneerd hebben. Met andere woorden, zij weten de kostendiscussie om te vormen tot een waardediscussie. Zij leggen een directe koppeling tussen investeringen en opbrengsten. Dat moeten we in IT ook gaan doen.

De volgende keer wanneer je budget onder de loep genomen wordt of je extra financiering nodig hebt, gebruik dan de aanpak waarin je de balansverhouding toepast op iedere kostenpost die je presenteert, zodat je direct ook de toegevoegde waarde laat zien die het genereert. Dit zijn een paar voorbeelden van hoe je de discussie naar je hand kunt zetten.


Kostendiscussie: Onze totale IT-kosten voor softwareonderhoud zijn € 500.000, een vermeerdering van € 10.000 euro vergeleken met een jaar eerder.

Waardediscussie: Het nieuwe document managementsysteem dat vorig jaar geimplementeerd werd liet de totale kosten van papier- en documentopslag met 15 procent dalen, wat inhoudt dat we jaarlijks € 100.000 besparen. De jaarlijkse onderhoudskosten voor ondersteuning van deze applicatie zijn slechts een tiende van dat bedrag, zo'n €10.000 euro per jaar.


Kostendiscussie: De ondersteuningskosten voor het datacenter blijven elk jaar gelijk.

Waardedisussie: Door nieuwe contractonderhandelingen en de implementatie van nieuwe technologie, hebben we de hosting van drie extra distributiecentra op ons genomen en leveren we vijf nieuwe enterpriseapplicaties terwijl de kosten gelijk zijn gebleven.


Kostendiscussie: De kosten voor professionele dienstverlening zijn dit jaar met € 300.000 toegenomen. We hadden de consultants nodig voor verschillende sleutelprojecten.

Waardediscussie: Het nieuwe CRM-systeem wat vorig jaar geïmplementeerd is, heeft uiteindelijk € 3.000.000 extra omzet opgeleverd. We hebben expertise van buiten nodig gehad voor de implementatie, om te zorgen dat die op tijd afgerond werd en dat het de gewenste businessresultaten oplevert.


In al deze gevallen worden de kosten in een context geplaatst. Vergeet echter niet dat toegevoegde waarde zich niet altijd laat uitdrukken in euro's. Het kan zich ook uiten in het verminderen van risico, meer jurdische compliance, betere klantenservice en een toename van werknemermotivatie.

Wanneer je de kosten van een project of investering niet kunt koppen aan een outputvariabele die staat voor waarde, dan moet je deze uitgave serieus gaan heroverwegen. Geef dit dan ook eerlijk aan bij het hoger management. Op deze manier overtuig je de CEO en CFO ervan dat IT serieus nadenkt over het toevoegen van waarde aan de business.

Allen Hackman is senior IT-manager bij producent Tyco International.