10 tips voor het organiseren van events

"In deze situaties kun je jouw security profileren of je kunt er compleet mee de mist in gaan", zegt VP Consulting and Investigations William Besse. Hij is werkzaam voor beveiliger Andrews International. "Deze evenementen buiten de deur worden vaak over het hoofd gezien door security. Ze moeten juist blijven opletten."

Besse is ervaren in het omgaan met de risico's die om de hoek komen kijken bij het organiseren van een event buiten de deur. "IT-security kan hier een reputatie opbouwen als enabler van zulke evenementen of als een afdeling die het totaal laat afweten bij deze gebeurtenissen." Hij geeft samen met securityconsultant Dan Finger tien tips die ervoor moeten zorgen dat jouw events zonder noemenswaardige problemen verlopen.

1. Leer het gebouw vooraf van binnen en van buiten kennen
Als het mogelijk is, begin dan met security zo vroeg mogelijk in het proces van het organiseren van het evenement. "Spreek af met hotelmanagers om te begrijpen welke regels zij hanteren en hoe zij kunnen helpen het event te beveiligen", zegt Besse.

Zodra je de afspraak voor een locatie gemaakt is, dien je te weten waar de nooduitgangen zijn en waar deuren en trappen zitten. "Ook moet je weten waar je securityhoofdkwartier zal zitten. Wie ga je inzetten, wat gaan zij doen? Heb jij toegang tot telefoons, printers en copiers in die ruimte? Kun je de security van het gebouw koppelen aan je eigen systemen?"

2. Draag zorg voor medische voorzieningen
Een ongeluk zit ook tijdens een evenement in een klein hoekje. Je moet een plan hebben hoe je dit afhandelt en een BHV'er klaar hebben staan. Ook moet je weten waar de dichtstbijzijnde eerste hulp is. Van de aanwezige gasten dien je daarnaast te weten of zij met bijzondere medische omstandigheden kampen.

3. Weet welke gevoelige informatie rondgaat
Gaat je bedrijf tijdens dit evenement propriëtaire producten of informatie laten zien die niet zomaar gedeeld kunnen worden? Wat ben jij van plan om ervoor te zorgen dat dit niet uitlekt?

"Ga na wat er wordt tentoongesteld en wat er gebeurt bij een evacuatie", zegt Besse. "Wat doe je met die informatie en producten wanneer er een calamiteit plaatsvindt?" Wanneer je dure apparatuur uitstalt, kun je overwegen daar een camera op te richten of fysieke beveiliging op toe te passen.

4. Zorg voor solide toegangscontrole
Misschien het meest belangrijke aspect van het bewaken van propriëtaire en gevoelige informatie is ervoor te zorgen dat alleen personen die toegang mogen hebben die toegangsrechten ook krijgen.

"Dit begint met de registratie", zegt Dan Finger. "Vraag bezoekers om een identificatiebewijs. Op veel events hoef ik alleen mijn naam te geven en ik krijg een badge om binnen te kunnen. Wanneer je zelf een event organiseert waar gevoelige informatie gedeeld wordt, zorg er dan voor dat dit bekend wordt gemaakt en daarom mensen zich vooraf moeten identificeren voordat ze naar binnen kunnen."

5. Zorg dat pasjes, kaarten en bandjes zichtbaar gedragen worden
De volgende stap is ervoor zorgen dat bezoekers hun toegangsbewijs zichtbaar dragen, zegt Finger. Belangrijk is om uit te kijken naar mensen die dit niet doen of helemaal niets op het evenement te zoeken hebben.

"Het kan zijn dat er elders in het pand een andere bijeenkomst gaande is en dat de mensen daarvan bij jou een kijkje komen nemen", merkt hij op. "Het is belangrijk om beveiligingspersoneel uit te laten kijken naar toegangsbewijzen en ervoor te zorgen dat buitenstaanders geen toegang hebben."

6. Denk na over de aankleding
Op sommige events zie je overal bordjes en pijlen die de bezoekers naar de verschillende zalen en ruimtes sturen. Maar in sommige gevallen is dit helemaal niet nodig. "Er zijn ook bijeenkomsten waarbij dat helemaal niet gewenst is", zegt Finger. "Soms is zo weinig mogelijk publiciteit het beste."

7. Breng mogelijke verbergplekken voor opnameapparatuur in kaart
Tussen planten, onder stoelen en verstopt in raamkozijnen kan opnameappartuur verstopt zitten, zegt Finger. Als er gevoelige informatie gedeeld wordt, kan dit een probleem zijn en dien je de ruimtes hierop te controleren.

Vergeet ook niet dat veel bezoekers de opnamerappatuur in de vorm van iPads en laptops gewoon op schoot hebben liggen. "Zijn deze bij je bijeenkomst toegestaan?", zegt Finger. Vraag je dit van tevoren af om te voorkomen dat de demonstratie van je nieuwe betaproduct de volgende dag op YouTube staat.

8. Check het personeel op de locatie waar je het event houdt
Het laten screenen van aanwezig personeel kan nodig zijn wanneer je bang bent voor spionage. "Je kunt vragen naar de achtergrond van nieuwe medewerkers", zegt Finger. Vooral wanneer je beroemde of controversiële sprekers uitnodigt is dit iets om rekening mee te houden.

9. Beperk de toegang van voertuigen
Afhankelijk van hoe politiek geladen je evenement is of hoe gevoelig de onderwerpen liggen die worden besproken, kan je event mensen aantrekken die uit zijn op het maken van een statement, zegt Finger. Hoewel het zelden voorkomt, kan er zomaar een auto het gebouw in komen rijden. Zorg daarom voor bufferzones met betonnen bloembakken. Deze hoeven niet alleen een gevoel van veiligheid te bezorgen, maar kunnen ook voor het oog aantrekkelijk zijn.

10. Zorg voor voldoende parkeergelegenheid
Parkeren is niet altijd een groot issue, maar je zult daarvoor wel een plan moeten hebben, zegt Finger. Vraag jezelf af hoe ver je bezoekers wil laten lopen? Kunnen ze deze afstanden geheel veilig overbruggen?

Je zou kunnen overwegen extra parkeerwachters in te huren om ervoor te zorgen dat parkeerplekken goed worden ingevuld en mensen begeleid worden. Daarnaast kun je het gevoel van veiligheid vergroten door extra verlichting te plaatsen.