Zo verpest je een BYOD-project

Het goede nieuws is dat steeds meer bedrijven hun medewerkers smartphones en tablets laten meebrengen. Het BYOD-fenomeen leeft echt! Het slechte nieuws is dat veel bedrijven het op de verkeerde manier aanpakken en teleurgesteld zijn in de resultaten. Het hoeft niet op die manier te gaan, maar een onbevredigende uitkomst lijkt de norm, vooral bij middelgrote bedrijven, zegt Brandon Hampton. Hij is directeur bij Mobi Wireless Management, een bedrijf in beheerdiensten voor mobiele apparaten en abonnementen.

Wat mij verbaasde, was dat zoveel klanten ongelukkig zijn met de resultaten.

De naïeve motivatie voor BYOD

De typische handelswijze is, zo zegt Hampton, dat bedrijven een groot deel van hun medewerkers van smartphones in bedrijfsbezit naar privétoestellen laten overstappen, maar achteraf balen omdat ze per gebruiker tot een half uur kwijt zijn om alle instellingen en policies opnieuw te configureren. Ook blijven de kosten voor support ongeveer gelijk na de transitie omdat het aantal gebruikers opeens is verdubbeld of verdriedubbeld.

Mijn reactie: Hoe kan het zijn dat deze bedrijven niet gelukkig zijn met twee tot drie keer zoveel medewerkers die nu onderweg productief kunnen zijn, terwijl je hetzelfde kwijt bent voor support overhead? (Hampton laat weten dat het aantal hulpverzoeken van 4,5 per gebruiker per jaar naar 2,5 daalt wanneer werknemers hun eigen apparaat kunnen gebruiken) Ik vraag me ook af: "Hoe kunnen zij gedacht hebben dat de transitie geen moeite zou kosten? Daarnaast is het toch een eenmalige investering in extra productiviteit?"

Hampton moet lachen om mijn naïviteit. De reden dat de meeste bedrijven - vooral de middelgrote - een BYOD-transitie doen is niet om productiviteit te bevorderen, maar om belkosten op hun werknemers af te schuiven. Hun doel is ordinaire kostenreductie; productiviteittoename en medewerkertevredenheid zijn slechts bijvangst. Dat is inderdaad het probleem: Hun doelstellingen zijn naïef, dus wat gezien kan worden als positieve uitkomst, is dat niet. Het probleem is niet dat BYOD een verkeerde ontwikkeling is, maar het zijn de bedrijven die het om de verkeerde redenen doen waardoor het niet het beoogde resultaat oplevert.

Slechte implementaties

Sommige bedrijven verergeren de (in hun ogen) slechte resultaten door nog meer fouten te begaan. Een daarvan is hun werknemers hun mobiele kosten te laten declareren, wat ongeveer 20 euro per rapport kost (voor de verwerking). Hampton adviseert dat veel goedkoper is voor bedrijven om hun medewerkers een vast bedrag per maand toekennen op de salarisstrook en extra minuten en data in te kopen voor de zware gebruikers. Hampton heeft ervaren dat 'flat fees' goedkoper zijn, vooral als je het baseert op de rollen van werknemers.

Hij adviseert bedrijven om aan heavy users gewoon apparaten te blijven verstrekken en hen te laten kiezen uit een aantal apparaten. Dit wordt steeds vaker een standaard praktijk. Op deze manier kun je vaker betere internationale tarieven krijgen wanneer je ze als pakket bij een provider bestelt.

Een andere veelgemaakte fout is dat er geen strategie voor mobiel apparaatbeheer is; of een toestel nu van een medewerker of van het bedrijf is en of het bedrijf daar nu wel of niet voor betaald, jij bent verantwoordelijk voor de toegang tot het netwerk en bedrijfbronnen via mobiel device management (MDM) en andere tools gebaseerd op policies die je al zou moeten hebben voor het toegangsbeleid voor bedrijfsbronnen. Het blijkt dat veel bedrijven dit niet doen en dan verbaasd opkijken wanneer een tablet van een vertrokken werknemer vol bedrijfsdocumenten op Markplaats belandt.

Hampton merkt op dat middelgrote bedrijven vaker met deze problemen worstelen dan grotere bedrijven omdat die vaker maar één 'telefoonmannetje' hebben die de portefeuille beheert, in plaats van een heel team dat zich bezighoudt met devicemanagement, beveiliging, policies en leveranciersrelaties.

Helaas winnen de 'kostenbesparende' strategieën terrein

Omdat de voornaamste motivatie van bedrijven kostenbesparing is en niet het verhogen van de productiviteit van medewerkers, heeft Hampton een aantal vreemde deployments meegemaakt. Zo zijn er bedrijven die medewerkers kosten in rekening brengen voor de toegang tot bedrijfsbronnen vanaf privéapparatuur. Nog verrassender: werknemers betalen zonder morren deze extra toeslag om vanaf hun eigen toestel te kunnen werken.

Hampton ziet ook bedrijven die expliciet het gebruik van declaratierapporten vragen, wetende dat veel medewerkers dat extra papierwerk niet zien zitten, waardoor deze vergoedingen vaak niet uitgekeerd hoeven worden. Dat werknemers zulke acties accepteren is een bevestiging dat BYOD betekent 'kosten doorschuiven naar werknemers' in plaats van 'laten we proberen beter en slimmer te werken'.

Het is goed mogelijk dat de 'kosten doorschuiven naar werknemers'-aanpak aan populariteit zal winnen. Ik heb gehoord dat afgelopen jaar sommige bestuurders enthousiast worden van het idee dat werknemers zelf kun computer kopen. En ze zagen dat iPhones, iPads en Android-toestellen vaker gebruikt werden zonder dat dit gevolgen had voor netwerksecurity. We zien ook steeds vaker bedrijven stoppen met het betalen van de internetaansluiting van hun werknemers. Misschien zet deze trend door en betalen we straks voor het gebruik van een bureau op kantoor, net zoals ZZP'ers dat vaak doen.

Ik hoop dat het niet zo ver komt. Als een bedrijf van plan is om kosten af te wentelen op werknemers, zijn BYOD en de consumerisatie van IT nadelig voor de lange termijn. Het bedrijf zorgt er zo namelijk voor dat medewerkers verder weg van de organisatie komen te staan, met alle nadelige resultaten van dien. Wees gewaarschuwd!