Hoe schrijf je een Business Case? (#1)

Het is verbazingwekkend hoeveel onbegrip er heerst over de betekenis van wat in het Nederlands ook wel een ‘bedrijfsplan’ of een ‘zakelijke rechtvaardiging’ wordt genoemd. Deel 1 van een nieuwe serie.
Voor een document dat we allemaal al zo lang kennen, is het verbazingwekkend hoe veel onbegrip er heerst over de betekenis van wat in het Nederlands ook wel een ‘bedrijfsplan’ of een ‘zakelijke rechtvaardiging’ wordt genoemd.
Een business case hoort een verhaal te vertellen, hoort een pleidooi te houden voor je project of programma. En toch blijven veel business cases hangen in een opsomming van onderwerpen zonder duidelijke opbouw waar de lezer zich doorheen moet zien te worstelen. Dat is een van de redenen waarom zo veel business cases in de uiteindelijke bespreking worden gereduceerd tot: “Wat levert het op?”
De business case is een document waarmee je je ideeën probeert te verkopen; het is het middel waarmee de projecteigenaar (niet het projectteam) zijn zaak bepleit; waarin hij (of zij) duidelijk maakt wat hij met zijn team gaat leveren in ruil voor de tijd, het geld en de middelen die in het project geïnvesteerd moeten worden.
De business case is een soort contract dat de projecteigenaar sluit, waarin hij zich committeert aan de levering van een bepaalde waarde aan de organisatie, die zich op zijn beurt committeert aan het leveren van de benodigde investeringen en middelen. Als een van beide zijden zich niet aan dit contract houdt, is dat dodelijk voor het project en de waarde die het vertegenwoordigt.
Helaas wordt de business case maar al te vaak beschouwd als een ‘financieel document’, terwijl het dat niet is. Het is een strategisch document. De eerste vraag die beantwoord moet worden in iedere business case is: “Wat en waar draagt dit project bij aan onze strategie?” Projecten gaan over het ten uitvoer brengen van strategie, niet over iets opleveren op tijd en binnen budget. Als je business case geen duidelijke link heeft met de bedrijfsstrategie, heeft hij feitelijk geen waarde.
Vaak wordt de business case gezien als het middel waarmee een project zichzelf rechtvaardigt, waarmee de benodigde middelen binnen worden gehaald, en verder niets. Maar dat is veel te beperkt. De waarde die een business case aan het bedrijf belooft te leveren is waar het hele project om draait; het hele project bestaat alleen om die waarde ook daadwerkelijk te leveren.
Bedrijven waar de aard en de reden van een business case niet wordt begrepen, hebben waarschijnlijk ook geen effectief proces waarin de juiste projecten worden geselecteerd.
In een aantal artikelen die we de komende tijd over dit onderwerp publiceren, nemen we essentiële elementen van een business case met u door.
Lees ook:
Hoe schrijf je een Business Case #2 (de rechtvaardiging)
Hoe schrijf je een Business Case #3 (de waardepositionering)
Hoe schrijf je een Business Case #4 (de middelen)
Hoe schrijf je een Business Case #5 (de haalbaarheid)
Hoe schrijf je een Business Case #6 (de verantwoordelijken)
Hoe schrijf je een Business Case #7 (de controle)
Hebt u zelf bijdragen aan of een mening over dit onderwerp, laat het ons dan weten. We verwerken uw bijdragen met plezier bij deze serie.