BI is niet langer enkel voor de grote bedrijven

Jarenlang leken tools voor Business Intelligence (BI) en procesanalyse buiten het bereik van gebruikers in het MKB te liggen. Complexe en prijzige systemen waar hardware, software, licenties en speciale vaardigheden voor nodig waren gingen het budget en IT-personeel van de meeste kleine- en middelgrote bedrijven te boven. Nu leveranciers light-versies van hun producten aanbieden en met de opkomst van software as a service (SaaS), is BI toegankelijk voor bedrijven die het zich voorheen misschien niet zouden hebben kunnen permitteren.

“De evolutie van de sector in de richting van self-service BI en SaaS heeft een grote invloed op gebruik binnen bedrijven van allerlei formaten," zegt James Kobielus, analist bij Forrester Research. “Bedrijven die BI willen gebruiken kunnen het sneller en tegen een lagere prijs invoeren en voorzien" - vaak op basis van pay-as-you-go-model - “en stellen het beschikbaar aan een breder publiek met minder IT-betrokkenheid en lagere kapitaalkosten," zegt hij.

Maar ervaren gebruikers waarschuwen dat zelfs voor de simpelste versie van BI gecoördineerde, gezamenlijke inzet vereist is. “Bij bedrijfsintelligentie gaat het niet om één enkele tool die alles doet. Het is een doorlopende bedrijfsstrategie waar toegewijde bronnen voor nodig zijn," zegt Tony Murabito, CIO bij Cubist Pharmaceuticals. Met zijn tien jaar lange ervaring met BI waarschuwt hij dat je Business Intelligence niet als een ad-hoc operatie moet beschouwen en dat een gehaaste implementatie bedrijfsplannen in gevaar kan brengen waardoor de gehele inspanning een blok aan het been van IT wordt.

“Zo'n 70% tot 80% van de BI-projecten mislukt," zegt Gartner analist Patrick Meehan. Om een rampzalig resultaat te voorkomen dienen MKB-bedrijven discipline te bewaren en een doelmatig ontwikkelingsmodel te creëren, investeren in training en personeelsbezetting voor zowel IT-professionals als eindgebruikers, input en buy-in zoeken van de verschillende bedrijfseenheden van hun firma's, openstaan voor het veranderen van hun dataverzamelingsprocessen en een routekaart opstellen voor groei.

MKB's omarmen bedrijfsintelligentie

Uit een rapport van Forrester uit maart 2010 bleek dat implementaties van BI in het MKB in opkomst zijn, hoewel het gebruik van bedrijfsintelligentie nog altijd achterloopt op dat in grotere bedrijven. Van de 921 Noord-Amerikaanse en Europese IT-beslissers uit bedrijven met minder dan 999 werknemers die door Forrester ondervraagd werden, zei 21% al BI-technologie te hebben doorgevoerd. 22% gaf aan dat ze hun implementaties aan het uitbreiden en upgraden waren. Andere respondenten van MKB's zeiden dat ze op korte termijn plannen hadden voor BI: 18% liet weten binnen de komende 12 maanden een implementatie te hebben ingepland.

Naarmate BI verder doordringt in de MKB-markt zal IT ernaar moeten streven om meer te doen dan alleen rapporteren, zegt Thornton A. May, een Computerworld columnist en auteur van het boek The New Know: Innovation Powered by Analytics. “Streef naar het gebruik van statistieken om je te onderscheiden en concurrerend te zijn," zegt May.

Een in mei dit jaar onderzoek uitgevoerd ter ondersteuning van zijn boek wees uit dat gemiddeld slechts 16% van de bedrijven tot de wereldklasse gerekend kunnen worden wat betreft hun gebruik van BI. Een meerderheid van 61% presteert middelmatig. Om boven het gemiddelde uit te komen, zul je als bedrijf optimaal moeten profiteren van alles waar BI tegenwoordig mee te maken heeft: dashboards, visualisatie, sociale netwerken en de 'wisdom of crowds'. Vergeet niet de mash-ups die verschillende databronnen (interne en externe) combineren om een uniek perspectief te bieden.

Op zoek naar de juiste maat

Dan Grosz heeft ontdekt dat het op de juiste manier uitvoeren van bedrijfsintelligentie op MKB-niveau haar eigen unieke uitdagingen en mogelijkheden met zich meebrengt. “Je hebt doorgaans een kleiner personeelsbestand en budget, maar daardoor is het waarschijnlijk gemakkelijker om nieuwere, innovatieve benaderingen uit te proberen," zegt Grosz, vice-president informatiesystemen bij VIP Parts, Tires and Service. Hij zegt dat hij zich aangetrokken voelde tot BI vanwege het vermogen data te analyseren dwars door verkoop-, inventariserings-, financiële en loonlijstsystemen heen.

Hij maakte zich in het begin zorgen over de traditionele 'waterval'-benadering omdat hij gehoord had dat BI deze benadering vereist. Hierbij zou IT van tevoren een volledig inzicht moeten hebben in de gebruikersbehoeften - ooit de enige optie voor softwareontwikkeling. Hij wist dat dit binnen zijn organisatie onmogelijk zou zijn omdat gebruikers niet bekend waren met BI en niet zouden weten wat ze van het systeem zouden willen voordat ze er toegang toe hadden.

Hij was zich er ook van bewust dat andere kritieke componenten hoogstwaarschijnlijk niet gesynchroniseerd zouden zijn. “Traditionele BI-software veronderstelt dat de ETL- [extract, transform en load], gegevensopslag- en granuleringsfasen allemaal sequentieel en zonder storingen zullen verlopen," zegt Grosz, iets wat hij het 900 werknemers tellende bedrijf niet kon beloven.