9 Tips bij een verandering in outsourcing

Afgelopen maanden zijn veel IT-afnemers bezig gegaan met recourcing: ze hebben ofwel taken terug in-house gebracht of zijn overgestapt naar een andere outsourcing provider om een nieuwe deal te kunnen onderhandelen.

Volgens Stan Lepeak, onderzoeksdirecteur bij KPMG, is het een goed teken dat veel bedrijven hun deals nog eens tegen het licht zijn gaan houden. “Het staat symbool voor de bereidheid bij zowel afnemers als serviceleveranciers om hun deals te herzien om zich beter aan te passen aan de vraag en voorwaarden die de markt stelt. Dat verdient altijd de voorkeur boven een slechte deal die te duur of inefficiënt is”, zegt hij.

Omdat het insourcen van voorheen outsourced werk behoorlijk pittig en duur kan zijn, is het voor IT-beslissers aanlokkelijk om eerst te onderzoeken of er met een nieuwe leverancier een betere deal te onderhandelen valt. “Afnemers van outsourcing hoeven geen personeel te huren en houden daarmee geld over om zich andere resources te verschaffen”, zegt Jeffrey Andrews van juristenkantoor Thompson & Knight. Toch kan het moeilijker zijn om te resourcen dan om insourcing toe te passen. Een succesvolle overgang van de ene naar de andere leverancier vereist enige samenwerking tussen deze twee externe partijen. “Gevestigde leveranciers zien een vervangende provider als concurrent. Ze zijn niet geneigd om zaken als kennis, intellectueel eigendom en andere propriëtaire resources over te dragen”, zegt Andrews. Afnemers doen hier ook te weinig mee in de onderhandelingsfase.

“Als organisatie moet je een overgang niet te licht opnemen en altijd aan grondige voorbereiding en planning doen”, zegt Lepeak, “maar je moet niet bij een slechte deal of leverancier blijven om simpelweg de kosten van zo’n overgang te vermijden.” Hier volgen tien tips om de overstap eenvoudiger te laten verlopen.

1. Ga terug in de tijd
“Bedenk je waarom je eigenlijk wilde uitbesteden”, zegt Edward J. Hansen, partner van de juristen van Baker & McKenzie. “Als de argumenten om te outsourcen nog steeds van kracht zijn, onderzoek dan liever een overstap in plaats van de eerder uitgewerkte strategie overboord te gooien. Aan de andere kant, als de drijfveren veranderd zijn, kan insourcing een goede optie zijn.”

2. Kijk goed naar de duur van de overeenkomst
“Contractueel gezien is het vaak makkelijker – maar nog niet makkelijk – om van provider te wisselen aan het eind van een contract dan in het midden van de geldende termijn, wanneer er mogelijk diverse boetes betaald moeten worden”, zegt LePeak.

3. Laat goed naar je contract kijken
De kosten voor het annuleren van het contract en dergelijke staan waarschijnlijk vermeld in de juridische overeenkomsten die je destijds ondertekend hebt. Daarnaast kunnen er ook andere problemen zijn. “Contracten hebben het ofwel helemaal niet over verplichtingen van een falende leverancier bij een switch of beschrijven duidelijk de verschillende verantwoordelijkheden en activiteiten die de ondermaatse provider moet ontplooien wanneer de diensten niet meer gewenst zijn”, zegt Steve Martin van outsourcing adviseur Pace Harmon. In het contract kunnen exclusiviteitbepalingen en minimumbedragen van ontbinden van verbintenissen staan die de leveranciers beschermen tegen het beperken of stopzetten van sourcing-overeenkomsten.