20 Handige tips voor Google Docs

Als je al een tijdje niet meer naar Google Docs gekeken hebt, dan is nu het moment. De kantoorsuite die geheel binnen een browservenster functioneert is geleidelijk uitgegroeid tot een zeer bruikbare set gratis tools.

De line-up heeft heel wat veranderingen doorgemaakt sinds Google’s aankoop van het tekstverwerkerproject Writely in 2006. In tegenstelling tot desktop software releases zoals Microsoft Office, die om de paar jaar een grote update krijgen, wordt Google Docs continu bijgewerkt. Google introduceert regelmatig nieuwe functies en er verschijnen voortdurend nieuwe add-ons uit zowel de Google Labs als (voor degenen die Google Apps for Business gebruiken) de Google Apps Marketplace.

We hebben eens uitgebreid onder de motorkap van Google Docs gekeken en 20 tips verzameld die je kunnen helpen meer gedaan te krijgen door gebruik te maken van een aantal minder voor de hand liggende features van de tekstverwerker, spreadsheet, en presentatiesoftware – en we hebben nog wat hints voor Gmail ook. We behandelen verschillende zaken, van het bewerken van afbeeldingen in een tekstdocument tot het werken met verschillende valuta in een spreadsheet.

Maar voordat je begint, deze tip: Google Docs werkt het beste met Google’s eigen Chrome browser of Mozilla’s Firefox. De functionaliteit is doorgaans wat beperkter in Microsoft’s Internet Explorer.

1. Tegelijkertijd Docs en Gmail doorzoeken

Zou het niet geweldig zijn als je tegelijkertijd zowel Gmail als je lijst van Google documenten zou kunnen doorzoeken? Gelukkig heeft Gmail Labs een manier gevonden om dit te doen. Ga naar Gmail Labs via Instellingen in de rechterbovenhoek van het scherm en klik op de link Labs.

Scroll omlaag totdat je Zoeken in Google Apps te zien krijgt. Klik op Inschakelen, en vervolgens op Wijzigingen Opslaan onderaan de lijst. Voortaan zal elke zoekopdracht binnen Gmail automatisch ook je Google Docs doorzoeken. De Docs resultaten worden onder de Gmail resultaten weergegeven.

2. Met meerdere valuta werken in een spreadsheet

Om het standaard valutaformaat voor een spreadsheet in te stellen, klik je op Bestand en dan Spreadsheetinstellingen. Verander de Locatie naar het land van de gewenste valuta (Nederland voor euro’s, Verenigde Staten voor de dollar, bijvoorbeeld).

Ongeacht de gekozen Locatie kun je cellen en bereiken markeren zodat ze in een andere valuta worden weergegeven. Om dit te doen moet je de cellen selecteren en op de knop Meer indelingen (met het label ‘123’) op de werkbalk klikken. Scroll dan omlaag naar Meer valuta’s en selecteer je keuze.

3. Tekeningen maken binnen een presentatie

Wanneer je een presentatie aan het maken bent hoef je niet over te schakelen naar de losse tekencomponent om een tekening te maken. Klik in plaats daarvan op Invoegen en Tekening. Deze commando’s openen de tekeninterface in een zwevend venster. Wanneer je klaar bent klik je op Opslaan en sluiten om je tekening in de presentatie in te voegen, waar je hem kunt verplaatsen en vergroten of verkleinen.

4. Afbeeldingen fixeren

De Google Docs tekstverwerker voegt afbeeldingen automatisch zo in dat ze met de tekst meebewegen; deze schikking staat bekend als “inline positioneren”. Om een afbeelding aan een pagina vast te hechten zodat hij niet met de tekst meebeweegt (en alleen verplaatst kan worden door hem te verslepen) selecteer je de afbeelding en kies je onderaan bij Positie de optie Vast.

5. Snel een offline backup maken van al je documenten

Om alle documenten die op Google’s servers staan op je harde schijf op te slaan, beweeg je de muis over een bestand in de lijst op de Google Docs homepage. Helemaal rechts zie je nu het Acties pulldownmenu verschijnen. Daarin kies je de optie Downloaden....

Je krijgt nu een dialoogvenster te zien waarin je het tabblad Alle Items kunt selecteren. Je krijgt dan een lijst te zien waarin je kunt kiezen in welk bestandsformaat je de verschillende bestandstypen wilt downloaden. Wanneer je tevreden bent klik je op Downloaden; de bestanden worden nu samen in een .zip-bestand gedownload.