Hoe kies je de juiste BI-tools?

Bij de investering in een passende BI-oplossing is het van belang de wensen van de business goed in kaart te brengen. De IT-afdeling kan de juiste vragen stellen om het eisenpakket helder te krijgen. Hierdoor wordt voorkomen dat er veel geld wordt uitgegeven aan een softwarepakket dat niet voldoet aan de verwachtingen.

Een IT-oplossing is nooit het antwoord als de vraag van de business niet duidelijk is. Pas als het probleem helder is, kan IT een oplossing met software ondersteunen. Dat geldt zeker bij de aanschaf van een BI-product. “Dergelijke tools zijn nooit een vervanging voor goede managers. Ook met het gebruik van BI moeten zij nog steeds zelf hun beslissingen nemen. Een slechte manager neemt met BI nog steeds slechte beslissingen en een goede manager zal de juiste besluiten nemen”, zegt Tanja Ubert, eigenaar van Ubert-ict en docent BI aan de Hogeschool inHolland. Ze wijst erop dat BI wel kan helpen beter inzicht te krijgen in wat een bedrijf doet, “maar alleen als het op de juiste manier wordt ingezet”.

Weinig verschil

De bewering van veel BI-fabrikanten dat met de aanschaf van hun product alles beter wordt, lijkt vaak geen hout te snijden. “De business moet altijd zelf een datawarehouse inrichten, zorgen dat de presentatielaag goed is en de rapporten en views ingericht zijn. Daar kan een tool niet veel in helpen; wellicht gaat het bij het ene pakket wat sneller dan bij het andere. Het bedrijf moet vooral weten welke gegevens ze in hun systeem hebben en waar ze op willen sturen. Dan maakt het minder uit welk pakket er gebruikt wordt”, zegt Talko Dijkhuis, docent BI aan de Hanzehogeschool in Groningen.

De pakketten onderscheiden zich voornamelijk op schaalgrootte en geavanceerdheid. Bij het ene pakket zijn de rekenmogelijkheden heel uitgebreid, bij het andere kunnen weer prachtige visualisaties worden weergegeven. Er zijn ook producten die alles bieden, maar daarvoor betaalt de klant uiteraard meer. “Het is de vraag of een bedrijf al die functies nodig heeft”, zegt Ubert.

Dagje meelopen

Welke vragen moet een IT-manager aan zijn business-klanten stellen om de juiste behoefte boven tafel te krijgen en te voorkomen dat een enorme investering wordt gedaan in een tool die niet oplevert wat ervan wordt verwacht? “Weten waarop de business wil sturen is onontbeerlijk”, zegt Dijkhuis. “Maar het is ook belangrijk de definities van de kengetallen helder te krijgen. Ik zie vaak dat er verschillende interpretaties worden gegeven van de informatie die uit een BI-pakket komt.”

Het maakt ook uit of een bedrijf al gewend is te werken met informatievoorziening. “In dat geval kan een IT-manager gericht vragen welke informatie de business nodig heeft om de doelen te behalen”, vult Ubert aan. “Maar dat is vaak niet het geval. Mensen zijn niet gewend een informatievraag bij IT neer te leggen, maar gaan het zelf uitzoeken. In dat geval kan een IT-manager vragen hoe een gebruiker nu zijn werk doet, waar hij zich aan ergert, wat hij mist. Bovenal moet de IT-manager de eindgebruiker goed observeren. Het liefst zou hij een dagje over zijn schouder mee moeten kijken naar hoe hij werkt.”

Fiat Panda

Ubert ziet dat bij de aanschaf van BI-producten voornamelijk gefocust wordt op de technische oplossing. “Daarbij gaat het vaak om het mooiste product, en niet om de meest passende oplossing.” Dijkhuis adviseert IT-managers bij de aanschaf van een pakket ook te kijken naar de aansluiting op de bestaande configuratie en de populariteit van het BI-pakket. “Zijn er in Nederland genoeg consultants met kennis van het pakket om ondersteuning en onderhoud te bieden? Daarnaast is het belangrijk te kijken naar de flexibiliteit van het product. Aanpassingen moeten eenvoudig zijn. Verder is het raadzaam actuele technologie te kopen.”

Inventariseren of er echt wel een BI-oplossing nodig is loont ook, is zijn mening. “Ik ken een organisatie die honderd licenties heeft, maar waar slechts drie medewerkers per maand inloggen. Vraag je af of er een reden is voor het gebruik van een BI-pakket.” Niet alleen is het essentieel te weten om wat voor soort bedrijf het gaat, maar ook wat het informatieritme is. “Wees daarin wel reëel”, zegt Ubert. “Bekijk wat het bedrijf nodig heeft, niet wat het wil.”

Ubert adviseert ook een niet te duur pakket aan te schaffen. “Vaak krijgen bedrijven daarbij de belofte dat ze de komende vijf jaar klaar zijn, maar de markt verandert iedere dag en dus kan het bedrijf er over vijf jaar heel anders uitzien en andere eisen stellen. De illusie dat één oplossing alles doet, moet worden losgelaten. Bedrijven vervoeren ook geen vracht met een Fiat Panda.”

Teveel achteruitkijken

Gebruiken bedrijven BI op de juiste manier? Volgens Dijkhuis wordt er vooral in de achteruitkijkspiegel gekeken. “Er worden wel maatregelen genomen op basis van de cijfers die uit het systeem komen, maar dat is toch gebaseerd op het verleden.” Toch kan dat prima lonen, aldus de BI-docent, en kan informatie uit een BI-systeem de positie van een onderneming versterken. “Ik ken een autoleasemaatschappij die met hun BI-oplossing de vraag naar een VW Golf bij hun vestigingen in heel Europa in kaart heeft gebracht en met die informatie prijsafspraken heeft kunnen maken met Volkswagen.”

Dijkhuis wijst er daarnaast op dat er ook veel partijen zijn die wél actief sturen. “Een mooi voorbeeld daarvan is de winnaar van de BI Award 2008, Ahold. Voor hen is het van belang dat de voorraden laag zijn, maar dat er ook geen nee wordt verkocht in de winkels. Op basis van historische gegevens en analyses kunnen ze nauwkeurig voorspellen wat er de volgende dag aan bijvoorbeeld ijs en bier in al hun vestigingen aangeleverd moet worden. Dit kunnen ze onder meer op basis van de verwachte temperatuur, dag van de week, en of het vakantie is of niet.”

Volgens Ubert is het voor een juiste pakketkeuze vooral belangrijk dat het bedrijf zich al bewust is van wat het met BI wil en kan. “Hoe reëler het beeld is dat de business heeft van de mogelijkheden en onmogelijkheden, hoe beter en passender de keuze is die wordt gemaakt.”