5 Tips voor iPads in de onderneming

Er is wel gezegd dat de iPad ongeschikt is voor zakelijk gebruik. Leg dat maar eens uit aan Rob Rennie. Deze CIO van Florida State College heeft al 350 iPads uitgereikt aan directieleden, IT-ers, boekhouders, faculteitsmedewerkers en studenten, die hun iPads op allerlei verschillende manieren gebruiken. Binnenkort komen er nog eens 650 binnen; dit is de eerste fase van een project dat vereist dat tegen het einde van dit jaar in de hele universiteit zo’n 1000 iPads in gebruik zijn. Dat is inclusief bibliotheken en laboratoria, waar studenten ermee kunnen experimenteren.

Wat moet een universiteit met iPads? De directie kreeg genoeg van staren naar spreadsheets, en dus besloten ze dat ze iPads wilden voor hun reportages, zegt Rennie. De interface van de iPad is heel geschikt om informatie over budgetten, personele bezetting en de voortgang van projecten te tonen. Studenten en faculteitsmedewerkers kunnen de iPads gebruiken voor e-books, PDF’s vervangen kopietjes en stencils, en de enorme hoeveelheid informatie op de web portal van de universiteit wordt er plots een stuk bereikbaarder door.

De IT-ers van het Florida State College zagen de iPad als een ideaal apparaat om systemen in de gaten te houden en om tijdig gewaarschuwd te worden bij bepaalde gebeurtenissen. (IT-ers blijken sowieso gretige adopters van de iPad.)

De eerste fase van de iPad rollout aan de universiteit volgde al snel na de lancering van de iPad in Amerika. Rennie heeft er een hoop van geleerd. Bij deze de vijf belangrijkste lessen:

1. Leidinggevenden zijn gek op iPads in vergaderingen

Het waren de hogere managers van het Florida State College die als eersten naar de iPad kwamen informeren, zegt Rennie. De CEO, de CFO, de vice president of HR en verschillende faculteitsvoorzitters kregen van hem een iPad uitgereikt (de universiteit bestaat uit een aantal kleinere universiteiten en academies met elk hun eigen bestuur).

Hij werd overvallen door wat er vervolgens gebeurde. “Ik was verrast door de snelheid waarmee het hoger management de iPad omarmde,” zegt Rennie. “Het werd vrijwel direct het voornaamste apparaat dat ze gebruikten, meer nog dan hun laptops.”

Volgens hem is het aan de iPad te danken dat tegenwoordig tijdens vergaderingen veel sneller beslissingen worden genomen.

In het verleden durfde niemand tijdens een vergadering een laptop op te starten, omdat dat overkomt alsof je niet geïnteresseerd bent in wat er op dat moment besproken wordt. Als er een beslissing genomen moest worden waarvoor feiten op tafel moesten komen, dan werden dat soort gegevens gewoonlijk na de vergadering uitgezocht, waardoor dat soort beslissingen automatisch werden doorgeschoven naar een volgende vergadering.

Tegenwoordig kunnen dat soort gegevens direct worden opgezocht op de iPad en kan ter plekke worden bekeken of er bijvoorbeeld met budgetten geschoven kan worden om tot een beslissing te komen. Alle betrokkenen kunnen direct bij de gegevens die ze nodig hebben om hun inbreng te leveren. “Je kunt niet afronden als je de feiten niet hebt,” zegt Rennie. “Met de iPad krijg je een heel ander gesprek, omdat iedereen alle feiten direct tot zijn beschikking heeft.”

2. Verzet komt uit onverwachte hoek

Leidinggevenden mogen dan gek zijn op de iPad, onder de faculteitsmedewerkers was het enthousiasme soms beduidend kleiner. Decanen vreesden dat sommige studenten zich de iPad niet zouden kunnen veroorloven (of het ding niet zouden kunnen bedienen), terwijl boekhouders bang waren dat de ondersteuning van de iPad ten koste zou gaan van de ondersteuning van andere apparatuur.

Het kostte Rennie vrij veel tijd om uit te leggen dat Florida State College gelooft in de rol van consumentelektronica in de IT. “Je zou alles wat je hier behoort te doen moeten kunnen doen met het apparaat van je eigen keuze,” zegt hij. Dat betekent dat studenten niet alleen met de iPad informatie kunnen opzoeken en taken kunnen uitvoeren, maar ook met gewone desktop-pc’s, notebooks, netbooks en zelfs smartphones zoals iPhones of Android-toestellen.

Wat de kosten voor de studenten zelf betreft: volgens de universiteit beschikt de meerderheid van de studenten over voldoende budget voor dit soort technologie, hetzij uit eigen middelen, hetzij via speciale leningen of uitkeringen. Toch is er altijd nog zo’n 20 procent die niet in aanmerking komt voor een financiële hulpverlening en ook zelf de middelen niet heeft om dit soort zaken aan te schaffen. Voor die groep kijkt Florida State College nu naar kwijtscheldbare leningen en bruikleenprogramma’s.

“De uitdaging die we met de decanen hebben is dat we het ze moeten uitleggen,” zegt Rennie, die meent dat hij daarbij aan de winnende hand is.