ERP is keuzes maken

De discussie ontstond ooit toen er voor het eerst enterprise resource planning (ERP) software werd geïntroduceerd. Al in vroeger tijden werden kopers gedwongen om te kiezen tussen stand-alone systemen waar 1 functie erg goed werkte (bijvoorbeeld accounting of productieplanning) of integrale systemen met aparte modules voor iedere functie, maar waarvan de diepgang soms een bedenkelijk niveau kende.

Voor iedere aanpak bestaan argumenten die aanschaf rechtvaardigen, maar zijn ook de nodige nadelen te benoemen. Vroege gebruikers van best-of-breed systemen waren lyrisch over het gegeven dat ze een robuust systeem tot hun beschikking hadden dat aan de meest veeleisende wensen voldeed. Voorvechters benadrukten hoe gemakkelijk was om deze systemen te implementeren en vertelden hoeveel mogelijkheden ze hadden vergeleken met integrale oplossingen. Aan de andere kant waren de gebruikers van deze integrale systemen ook niet ontevreden. Zij vonden het prettig om alles in een systeem ondergebracht te hebben en hoefden applicaties niet opnieuw te integreren.

Deze verschillen bestaan vandaag de dag nog steeds, maar de industrie is tegenwoordig wel in staat om kopers het beste van twee werelden te bieden. Aanbieders van integrale oplossingen, zoals SAP, Microsoft, Infor en Epicor, hebben functionaliteit ingebouwd waar elke branche en elk bedrijf mee uit de voeten kan. De opmars van echte service-orientated architectures (SOA) haalt de historische rigiditeit van integrale oplossingen onderuit, maakt implementaties makkelijker en verlaagt de total costs of ownership (TCO).

Aan de best-of-breed kant zorgen technologieën als .NET, J2EE, XML en SOAP ervoor dat systemen opener en nog makkelijker geïntegreerd kunnen worden. Mijn eigen bedrijf, dat uit 12 werknemers bestaat, heeft onlangs een simpele SOAP-integratie gedaan met behulp van slechts een part-time ontwikkelaar, om maar een voorbeeld te noemen. De recente trend richting software-as-a-service (SaaS) helpt ook om de initiële kosten van de aanschaf van nieuwe systemen te verminderen.

Als je aan het twijfelen bent tussen de implementatie van een best-of-breed applicatie of tussen een additionele module van je bestaande ERP-leverancier, stel jezelf dan de volgende vragen:

1. Zijn je wensen voor de nieuwe applicatie erg specifiek of kun je ook in je behoefte worden voorzien door de (brede) oplossing van je ERP-leverancier?

Opvallend veel kopers denken onterecht dat hun bedrijfsvoering uniek in zijn soort is. Leveranciers zijn al lang genoeg bezig om deze “unieke” manieren te inventariseren en hebben al oplossingen in hun product aangebracht.

2. Wil je beide systemen echte geïntegreerd hebben of volstaan twee stand-alone systemen ook?

Veel kopers gaan op zoek naar een oplossing met in het achterhoofd het sleutelwoord “integratie”. Veel bedrijfsfuncties kunnen zelfstandiger opereren dan je op voorhand zou denken.

3. Biedt jouw ERP-leverancier wat je nodig hebt (of komt het daar genoeg bij in de buurt)?

ERP-leveranciers hebben de afgelopen jaren enorm veel gedaan aan het uitbreiden van functionaliteiten. Ze voldoen aan meer business requirements dan afnemers zich realiseren. Als jouw leverancier niet aan 100% kan voldoen, dan kan het beter zijn om toch functionaliteit op te geven ten gunste van een vlotte implementatie.