Nieuws

13 Doodzonden bij mailgebruik

Aanbevelen

Gepubliceerd:19-08-2009 om 04:12 Auteur:Volkert Deen

Uitprinten en aan de muur spijkeren: deze 13 doodzonden rond email die nog steeds tot veel ergernis leiden, en waar nu echt maar eens een einde aan moet komen.

1. Breedsprakigheid
Wees kort en bondig. Berichten van twee A4-tjes kun je beter in een bijlage stoppen.
2. Slordigheid
Controleer je mail op grammatica en spelfouten. Mails vol fouten kunnen bij de ontvanger de indruk wekken dat je niet werkelijk geïnteresseerd bent.
3. Traagheid
Niets is frustrerender dan een mail in een zwart gat zien verdwijnen. Mensen voelen zich snel genegeerd; probeer bij voorkeur binnen een dag te reageren, al is het maar om de ontvangst te bevestigen en aan te geven wanneer je met een inhoudelijke reactie komt.
4. Onzorgvuldigheid
Pas op met ‘Reply to all’. Voor je het weet betrek je onnodig veel mensen in discussies die voor hen niet van belang zijn – of erger: die ze helemaal niets aangaan. Nog zo’n knop waar je zorgvuldig mee om moet gaan: ‘CC’. Stuur mails naar grotere groepen bij voorkeur via de BCC-functie, vooral als de geadresseerden elkaar niet kennen. Wees je ervan bewust dat je met de CC-functie alle namen en mailadressen van de overige geadresseerden openbaar maakt aan alle ontvangers.
5. Onherkenbaarheid
Mail is vaak zo vluchtig en wordt zo snel gebruikt dat je het gevaar loopt dat de ontvanger zich moet afvragen met wie hij nu eigenlijk te maken heeft. Gebruik bij voorkeur een handtekening waarin je naam en functie, maar bijvoorbeeld ook het bedrijfslogo staat.
6. Ongeregeldheid
Het staat raar als klanten of partners die met uw bedrijf communiceren van iedere werknemer een totaal andere mail krijgen, in toon en vormgeving, maar ook inhoudelijk (de een is scheutig met informatie, de ander juist heel terughoudend). Ze hebben in de eerste plaats te maken met een professioneel bedrijf; jouw bedrijf. Maak dus gebruik van een email-policy, of stel die op als dat nog ontbreekt. Zorg dat iedereen op de hoogte is van het beleid op dit gebied.
7. Onnadenkendheid
Hoewel de meeste bedrijven inmiddels spamfilters hebben geïnstalleerd, glipt er nog steeds wel eens wat doorheen. Negeer het! Antwoord nooit op spam, ook niet om je ‘af te melden’; een antwoord is niet meer dan een uitnodiging voor nog veel meer spam. Klik ook niet op vage links of reageer op aanbiedingen die te mooi lijken om waar te zijn. Gebruik, kortom, je verstand.