Project Portfolio Management (PPM) is een managementproces dat is opgezet om organisaties te helpen informatie over alle lopende projecten te verzamelen en inzichtelijk te maken, en vervolgens prioriteiten aan te geven op basis van criteria als strategische waarde, vereiste en beschikbare middelen, kosten, et cetera.

De doelstellingen van PPM zijn, kort samengevat, vierledig:

1. Bewustwording van alle individuele componenten binnen het portfolio.
   
2. Overzicht van en dieper inzicht in het totale portfolio.
   
3. Beheer van het portfolio op basis van individuele kosten en baten, en de verhouding tot de lange-termijnstrategie en/of doelstellingen.
   
4. ROI optimalisatie.

Gewoonlijk begint PPM ermee dat een organisatie alle lopende projecten in kaart brengt, inclusief voldoende beschrijvende informatie voor elk project om het mogelijk te maken ze te analyseren en te vergelijken. Dergelijke informatie omvat bijvoorbeeld, behalve de projectnaam, de geschatte duur van het project, de geschatte kosten, de zakelijke doelstellingen, de verhouding tot de bedrijfsstrategie en zo voorts. Vaak worden deze gegevens opgenomen in een database om analyse en vergelijking te vereenvoudigen.

Nadat de inventarisatie is afgerond vereist het PPM-proces dat het (hoger) management ieder project bekijkt en er prioriteiten aan toekent op basis van vaste criteria. Vervolgens worden alle projecten opnieuw doorgenomen om een uitgebalanceerde projectlijst te ontwikkelen. Sommige projecten krijgen een hoge prioriteit en uitgebreide ondersteuning, andere krijgen een gemiddelde prioriteit, en weer andere worden tijdelijk stopgezet of van de lijst geschrapt.

Ten slotte wordt het project portfolio als geheel geëvalueerd door een portfolio management team. Deze evaluatie wordt op vaste basis (maandelijks, per kwartaal etc.) herhaald om te bepalen welke projecten hun doelstellingen halen, welke meer ondersteuning nodig hebben, en welke wellicht moeten worden ingekrompen of geschrapt. Aangezien de omstandigheden van elk project en de zakelijke omgeving snel kunnen veranderen, is PPM vooral effectief als het portfolio regelmatig wordt doorgelicht en actief door het team wordt gemanaged.

Om de beschreven PPM-activiteiten te realiseren, moeten organisaties eerst besluiten wie de actieve managers van het PPM-proces gaan worden. Gewoonlijk wordt een PPM managementteam samengesteld uit vertegenwoordigers van de sub-organisaties die projecten aanvragen, die de mensen en middelen voor projecten leveren, die de projectbudgetten beheren, die gebruikmaken van de project deliverables, die de strategische richting bepalen en zo voorts.

Als het PPM management team eenmaal is samengesteld, moet er overeenstemming worden bereikt over criteria op basis waarvan waarden aan projecten worden gekoppeld die het mogelijk maken prioriteiten toe te kennen. Beslissingen op basis van deze criteria worden eerder geaccepteerd door de rest van de organisatie als de criteria zijn opgesteld in samenspraak met belanghebbenden vanuit zo veel mogelijk betrokken sub-organisaties. Gewoonlijk wordt dan ook uitgebreid en organisatiebreed over de criteria gediscussieerd, voordat ze definitief worden vastgesteld.

Waarom is PPM belangrijk voor projectmanagers?

Vooral projectmanagers die voortdurend geconfronteerd worden met een gebrek aan middelen, of met andere organisaties die er met hun middelen vandoor gaan, zullen baat hebben bij PPM. Dergelijke frustraties zijn symptomen van een onevenwichtig (of onbekend) project portfolio. Als er vaak wordt geklaagd over een tekort aan middelen, dan betekent dat over het algemeen dat er teveel projecten zijn. En als er teveel projecten zijn, is het tijd dat iemand ze op orde brengt, prioriteiten aangeeft, en de projecten stopzet die voor de organisatie een lage prioriteit blijken te hebben.

Iedere projectmanager heeft graag voldoende middelen beschikbaar om kwaliteit te leveren, op tijd en binnen budget. En iedere projectmanager werkt bij voorkeur aan projecten waarvan duidelijk is dat ze van waarde zijn voor de organisatie, zodat er in de hele organisatie steun voor is te vinden. PPM zorgt ervoor dat beide omstandigheden worden gerealiseerd.

Wat te doen als er geen sprake is van PPM in een organisatie?

De gemiddelde projectmanager verkeert niet in de positie dat hij in zijn eentje PPM kan invoeren. PPM werkt alleen als ook het hoger management er actief bij betrokken is en er zijn steun aan geeft. Tegelijkertijd zijn het meestal niet de hogere managers die het initiatief nemen voor PPM, tenzij de noodzaak voor ze op papier is uiteengezet. Dus als je zelf denkt dat je organisatie baat zou hebben bij PPM, zorg dan eerst dat je zelf een helder beeld hebt van de mogelijkheden, schrijf vervolgens een plan voor PPM en presenteer dat aan het hoger management:

Stap 1: Zoek naar symptomen die om PPM vragen.
Registreer en documenteer dergelijke gevallen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het blijkt gewoonlijk lastig voldoende mensen te vinden om een geschikt projectteam samen te stellen.
  
• Projecten worden uitgesteld of lopen uit wegens “gebrek aan mensen en middelen”.
  
• Hoog verloop en/of burn-outs onder belangrijke projectleden, veroorzaakt doordat ze teveel projecten tegelijk doen en teveel overuren draaien.
  
• Voortdurende statusveranderingen bij projecten (dat wil zeggen: van ‘loopt’ naar ‘on hold’ naar ‘hoge prioriteit’ et cetera).
  
• Afgeronde projecten die uiteindelijk niet tot weinig bijdragen aan de bedrijfsstrategie.
  
• Concurrentiestrijd in plaats van samenwerking tussen afdelingen en business units bij de verdeling van personeel en budgetten voor projecten.

Stap 2: Verdiep je in de mogelijkheden van PPM.
Overweeg bijvoorbeeld de volgende opties:

• Ga op zoek naar collega’s bij andere organisaties om te zien of zij daar al met PPM werken.
  
• Zoek op internet naar meer informatie, bijvoorbeeld bij analisten als Gartner (pdf), Forrester en (naast Computerworld.nl) websites als CIO.com.
  
• Bekijk de websites van leveranciers van PPM-diensten (zie de analisten voor hun beeld van de marktleiders, en bekijk vooral ook het aanbod van je huidige leveranciers)
  
• Lees vooral ook 3 Mythes rond Project Portfolio Management.

Stap 3: Kwantificeer je verhaal.
Hogere managers overtuig je met harde cijfers en controleerbare feiten. Denk aan het volgende:

• Zorg voor volledig uitgewerkte projectplannen waarin tot in detail staat beschreven welke mensen en middelen benodigd zijn om alle taken tot een goed einde te brengen.
  
• Breng alle werkelijk bestede uren in kaart voor alle projectteamleden en elke taak en activiteit.
  
• Lever een overzicht aan van de geplande en werkelijk bestede tijd die ieder persoon in de organisatie kwijt was aan elk project waar hij of zij bij was betrokken, om aan te tonen welke personen overbelast zijn.
  
• Maak lijsten met alle gevallen waarin tussen projecten met middelen is geschoven, alle gevallen waarin excessief is overgewerkt, alle projecten die veel inspanning hebben gekost maar weinig opleveren, en zo voorts.
  
• Evalueer eerdere projecten om te zien hoe systematische PPM daarin een positieve rol had kunnen spelen (lees ook Greers Project “Post Mortem” Review Questions).

Stap 4: Schrijf, presenteer en verdedig je plan.
Vergeet niet te zorgen voor bijval en ondersteuning vanuit andere afdelingen.

Conclusie

Effectief project portfolio management kan het leven van een projectmanager een stuk eenvoudiger maken, en ook professioneel gezien loont het de moeite. Maar belangrijker nog: het helpt een organisatie de lopende projecten in lijn te brengen met de strategische doelstellingen, en zorgt dat daarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van beperkte middelen. Houd er wel rekening mee dat PPM nooit effectief kan zijn zonder solide en goed gedocumenteerde projectplannen, correcte inschattingen van de vereiste mensen en middelen, en accurate gegevens over de daadwerkelijk bestede uren en gebruikte middelen. Projectmanagers die over dergelijke gedetailleerde projectgegevens beschikken, zijn uitstekend uitgerust om de rest van de organisatie te overtuigen van het nut van PPM, en om het hoger management te helpen besluiten hoe PPM het beste in de organisatie kan worden ingebed. En als PPM eenmaal is ingevoerd, zijn het die zelfde gedetailleerde data die ervoor zorgen dat het PPM-team de juiste beslissingen kan nemen.

Michael Greer is een ervaren project management consultant met verschillende boeken en awards op zijn naam. Op zijn website vindt u onder meer uitgebreide praktische informatie en tips op het gebied van projectmanagent.

Reageer