Ik zag de CIO vol zelfvertrouwen het podium op stappen, helemaal ontspannen en klaar om zijn verhaal te vertellen. Hij opende met een vermakelijke kleine anekdote over zijn gevechten met uitgehongerde leveranciers. Het publiek glimlachte beleefd, de BlackBerry’s keurig weggestopt, iedereen bij de les. En toen pakte de spreker zo’n klikdingetje, bond zichzelf stevig aan de mast van een adembenemend slechte dichtgekalkte en schier eindeloze reeks PowerPoint slides, en zonk als een baksteen. Nog geen zestig seconden verder werden de eerste BlackBerry’s tevoorschijn getrokken en 13 slides later deed de laatste toeschouwer het licht uit.
Terwijl ik zat te kijken naar dit klassieke voorbeeld van ‘death-by-Powerpoint’, bedacht ik wat ik had kunnen doen. Ik stelde me voor hoe ik het podium op zou stormen, dat stomme klikding uit zijn handen zou grissen en die arme dolende presentator weer zou veranderen in een mens met een goed verhaal. Wat ontzettend zonde, dacht ik, dat die topmanagersverslaving zo moeilijk te doorbreken is.
Iedere keer dat ik een spreker uitnodig, stel ik vol goede moed voor dat we de slides ditmaal achterwege laten. De reacties die ik krijg geven me het gevoel dat ik ze voorstel de presentatie naakt te doen.
“PowerPoint is veranderd in een soort rolstoel voor mensen die hun verhaal niet goed genoeg kennen,” zegt Loraine Antrim, een van de oprichters en coaches van Core Idea Communications. “Ik vertel mensen dat iedere slide de ogen wat te doen geeft terwijl de oren afhaken. Zelfs de sprekers luisteren niet meer naar zichzelf!”
Als voormalig leraar in openbaar spreken en retorica is Antrim de afgelopen twaalf jaar werkzaam als coach voor topmanagers. Er is bijna niemand die vrijwillig in één keer afstand doet van PowerPoint. “Het is onderdeel geworden van de bedrijfscultuur, en dus vraagt het veel moed daar zomaar afstand van te nemen,” zegt ze. Topmanagers zijn verslaafd geraakt aan de manier waarop het programma informatie structureert, en het scheelt ze voorbereidingstijd (vooral als de marketingafdeling de slides al voor ze heeft klaargezet).
En toch, net als zoveel andere aspecten van goede communicatie, is het mogelijk deze ongelukkige gewoonte te veranderen. Het is zelfs niet zo moeilijk zelf in te grijpen door een paar gerichte veranderingen aan te brengen in de manier waarop je je voorbereidt. Een boek dat kan helpen je benadering te veranderen is “PresentatieZen; De kracht van eenvoud bij het ontwerpen en geven van presentaties” van Garr Reynolds. Het staat vol wijze adviezen over de voorbereiding, het ontwerp en de presentatie van boodschappen die blijven hangen. “Goede presentaties gaan over spreken, delen en verbinden,” schrijft Reynolds. Hier zijn enkele adviezen die me vooral aanspraken:
•   Schets of plan je presentatie op papier, ver bij je computer vandaan.
•   Zorg dat je je thema’s combineert met treffende beelden. Dat is wat mensen zullen onthouden.
•   Weg met die bullets! Alleen als je er bij hoge uitzondering gebruik van maakt, loop je de kans dat ze daadwerkelijk blijven hangen.
•   Zorg dat je je verhaallijn en de bijbehorende details kunt dromen, zodat de slides het behang bij jouw verhaal vormen in plaats van andersom.
Als het echt zo moeilijk is om helemaal afscheid te nemen van die PowerPoint-verslaving, zorg er dan in elk geval voor dat die paar slides waar je geen afscheid van durft te nemen de moeite van het bekijken waard zijn.

Reageer