Nieuws

Waarom Excel niet volstaat bij planning

7x Aanbevolen

Gepubliceerd:29-12-2009 om 08:30 Auteur:Kristian van Tuil

Planningsoftware is sinds de crisis enorm in populariteit gestegen. Het is namelijk een van dé manieren om de efficiency van projecten te verhogen, met name als die organisatie projectgestuurd werkt.

Organisaties met meerdere afdelingen kennen al snel tientallen projecten die door een hiërarchische organisatiestructuur voor management en directie lastig te controleren zijn. Laat staan dat het duidelijk is hoe processen precies verlopen. Elk bedrijf, of het nu groot of klein is, doet er goed aan om te bekijken of het huidige systeem niet efficiënter kan, zegt Ronald Willems, mede-eigenaar van Intus Project Solutions uit Bosch en Duin (Utrecht). Zijn bedrijf is in Nederland de leverancier van Planisware, een van oorsprong Frans product, dat structuur aanbrengt in projectmanagement en leidinggevenden meer grip geeft op lopende projecten. Net als vergelijkbare producten zorgt een Planisware voor efficiëntere indeling van beschikbare resources. Ook kan met een dergelijk product sneller bekeken worden welke projecten bijdragen aan de strategische doelen van een organisatie.

Een veelvoorkomend probleem bij projectmanagement is dat het overzicht binnen organisaties ontbreekt. Software die overzicht kan bieden belandt vaak tussen wal en schip. “Wat we zien in veel projectgestuurde organisaties, is dat er veel verschillende projectententen zijn, oftewel verschillende afdelingen die iets met projecten doen. Alle afdelingen hebben wel behoefte om te structureren, uniformeren en meer grip te krijgen op projecten, maar zijn vaak te klein om zelf een oplossing te implementeren”, aldus Willems. Je zou verwachten dat het hoger management voor een oplossing zorgt, maar dat blijkt niet het geval. “Op hogere niveaus is vaak geen probleemhouder die grip houdt op projecten. Directies houden zich niet bezig met projectmanagement, waardoor je merkt dat veel organisaties hun projectmanagement nog niet geprofessionaliseerd hebben.” Organisaties denken wel dat ze hun zaakjes goed voor elkaar hebben, maar dat hoeft in de praktijk absoluut niet zo te zijn. “Er is vaak geen probleemeigenaar die controleert of de projectmanagers ook netjes plannen en dat bijhouden.”

Plannen is vooruitzien. Goede planningssoftware helpt een bedrijf te anticiperen op ontwikkelingen in de toekomst. “Van belang is dat binnen een projectgedreven organisatie alle projecten in de software staan. Alle projectmanagers moeten daar ook plannen. Wanneer ze mensen nodig hebben, kunnen ze mensen aanroepen of aanvragen, ook als dit moment maanden in de toekomst ligt. Teammanagers kunnen zien welke aanvragen er zijn en beslissen wie Jantje en Pietje toegewezen krijgt. Je kunt overzicht houden en zien wie wat doet. Het management daarboven kan zien welke vaardigheden de organisatie gebruikt en welke projecten te zwaar drukken op afdelingen.”

Veel bedrijven werken nog in Excel, mogelijk aangevuld door Access en MS Project. Het zijn oplossingen die prima functioneren voor de persoonlijke administratie, maar ze zijn geen betrouwbaar informatiesysteem voor de organisatie. Redenen verder te kijken dan de standaardoplossingen van Microsoft Office als Excel zijn:

• Excel is nooit bedoeld als gezamenlijke toepassing
Problemen ontstaan als medewerkers tegelijkertijd bestanden benaderen (datacorruptie, geblokkeerde bestanden, slechte performance). Office is tot de komst van Office Web Apps bedoeld als desktoptoepassing, daarom moet je de toepassingen ook als zodanig gebruiken.

• Gebrek aan eenduidigheid
Gebruikers die zelf systemen binnen Excel ontwikkelen, doen dit met de beste bedoelingen, maar de kans is groot dat de informatie niet op eenduidige wijze wordt verwerkt of berekend. Daarnaast kan informatie gemakkelijk overlappen of ontbreken.

• Transparantie ontbreekt
Doordat een medewerker een zelf een systeem ontwikkelt en daar uitsluitend zelf mee werkt, is de kans groot dat fouten in formules niet worden opgemerkt. Hierdoor ontstaat het risico dat foutieve informatie wordt gerapporteerd.

• Moeilijk uit te breiden
Voor de administratie van een enkele medewerker doet een Excelsheet prima dienst. Maar het is niet eenvoudig een eenmaal opgebouwde Excelsheet uit te breiden met nieuwe invoervelden en autoristaties.

“Vanuit het perspectief van een projectmanager is het prettig om met Excel te werken. Je houdt je eigen wereld scherp in de gaten en je hoeft niet zo transparant te zijn naar je medemanagers of leidinggevenden. Moet je rapporteren, dan kun je het nog zo poetsen dat alles er leuk opstaat”, vertelt Willems. Hij vervolgt: "Organisaties zijn hier een stuk minder blij mee. Zij willen juist heldere rapportages. Je kunt enorme winst maken door projectmanagement beter inzichtelijk te maken.”

Willems: “Bij gebruik van Excel is veel onduidelijker wie waar mee bezig is en hoe onderdelen precies gefund worden. Ook is lastig te meten of projecten wel bijdragen aan de doelen van de organisatie. Voor projectmanagers is dit geen interessante vraag, zij hebben hun budget, willen de muur zo dicht mogelijk houden en zorgen dat zij zichzelf daarbinnen redden. Programmamanagers en directie hebben meer verantwoordelijkheden en willen wel dat inzicht krijgen.”